Bekijk ook:
🙋♂️ Wil je meer weten over het opzetten van een goede online boekhouding? Lees dan deze gids: Starten met boekhouden →
Wat zijn de eisen voor een factuur door jou als zzp'er? De Belastingdienst heeft een aantal factuureisen opgesteld, waar iedere factuur die je verstuurt aan moet voldoen. Het is dé manier om met de facturen te zorgen voor een deugdelijke administratie die de fiscus makkelijk kan controleren.
Eisen aan de opbouw van een factuur
Facturen die door zzp’ers worden verzonden aan klanten dienen aan bepaalde voorwaarden te voldoen. Zo moet ook de opbouw van de factuur aan een aantal eisen voldoen. Een standaard factuur bestaat meestal uit een factuurkop, de factuurregels en een factuurvoet:
- Factuurkop: In de factuurkop is alle (contact)informatie te vinden van zowel het bedrijf van de zzp’er als van de klant. Het logo van de onderneming wordt in dit gedeelte geplaatst. Tevens kan de klant aan de hand van de factuurkop nagaan in hoeverre de zzp’er staat ingeschreven in de KvK en beschikt over een geldig btw-nummer.
- Factuurregels: In dit gedeelte van een factuur wordt alle informatie omtrent de geleverde goederen en/of diensten. Ook het aantal en de prijzen worden vermeld in de factuurregels.
- Factuurvoet: Belangrijk in de factuurvoet zijn de netto bedragen, zowel inclusief als exclusief btw maar ook zaken zoals de betalingscondities of een vervaldatum.
Eisen factuur zzp'ers
We zetten de zzp factuur eisen voor je op een rij, zoals je ook de eisen voor jouw boekhouding door kunt nemen. Belangrijke voorwaarden, waarmee je in dit geval zorgt voor verkoopfacturen die netjes aan de richtlijnen voldoen. Zorg op de factuur in ieder geval voor:
- De naam: van jou en de afnemer
- Beide volledige adressen
- Het btw- en KvK-nummer
- De datum en het factuurnummer
- De geleverde diensten en goederen
- De hoeveelheid en leveringsdatum
- Het berekende bedrag, btw-tarief en btw-bedrag
Naam: van u en de afnemer
Zorg allereerst voor jouw volledige naam, net als die van jouw opdrachtgever. Je dient in dit geval de juridische naam te vermelden. Het mag gaan om een handelsnaam, maar alleen als die samen met het adres en de woonplaats bij de Kamer van Koophandel zo is geregistreerd. Vermeld zelf je bedrijfsnaam, zodat goed duidelijk is wie de factuur verstuurt.
Gaat het om een groter bedrijf? Vermeld dan de naam van het onderdeel dat de prestatie levert, bijvoorbeeld een afdeling waar je direct mee samenwerkt.
Beide volledige adressen
Op de factuur moet volgens de eisen zowel jouw adres als dat van de afnemer staan. Je dient jouw volledige adres te vermelden, zoals je die hebt geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.
Vermeld ook het adres van de klant. Het kan gaan om een particuliere klant met een woonadres of een bedrijf met een vestigingsadres. Vermeld het adres waar het bedrijf daadwerkelijk zit. Een postbusnummer is niet voldoende om aan deze eis voor de factuur te voldoen.
Btw- en KvK-nummer
Om aan de factuur eisen te voldoen dien je zowel jouw eigen btw-nummer als het KvK-nummer van jouw bedrijf te vermelden. Dit zijn gegevens die in formele zin laten zien wie de factuur verstuurt, zodat zowel de Belastingdienst als jouw klant daar goed van op de hoogte zijn.
Tip: verstuur je een factuur aan een bedrijf met een eigen btw-nummer in een ander EU-land? Als je op de factuur het btw-nummer van de klant vermeldt mag je de btw naar dat bedrijf verleggen. Jij hoeft geen btw in rekening te brengen, waardoor je die ook niet hoeft af te dragen over de factuur.
Datum en factuurnummer
Op de factuur vermeld je de datum waarop je de factuur aanmaakt en uitreikt aan de klant. Het is over het algemeen de datum van aanmaken, mits je de factuur meteen naar de klant verstuurt. Maak je de factuur aan om die morgen pas te verzenden? Ga dan uit van de datum van morgen.
Naast de datum dien je ook het factuurnummer op de factuur te vermelden. Dat factuurnummer kan de klant gebruiken om het bedrag over te maken en te vermelden waar de betaling voor is. Jou helpt het om een duidelijke verkoopadministratie bij te houden. Het is belangrijk dat de facturen een opeenvolgend nummer krijgen, zodat duidelijk is welke factuur je eerst maakte en welke daarna, et cetera.
Tip: je mag zelf de nummering van facturen kiezen. Veel zzp'ers gebruiken het jaartal (20XX) en combineren dat met drie cijfers. De eerste factuur in 2019 is dan 2019001, daarna volgt 2019002, et cetera. Volgens die methode ga je het jaar daarop door met 2020001, 2020002, enzovoort. Je kunt op die manier tot 999 facturen per jaar sturen met een uniek nummer, waarvan de nummers bovendien opeenvolgend zijn en voldoen aan de eisen door de Belastingdienst.
Diensten en goederen
Om aan de zzp factuur eisen te voldoen vermeld je netjes wat je hebt geleverd. Het kan gaan om diensten, goederen of een combinatie van de beiden. Het is op de factuur belangrijk om heel duidelijk aan te geven waar het om gaat.
Je kunt als zzp'er aangeven welke diensten je hebt geleverd en hoeveel uur je daar aan werkte. Gaat het om producten of goederen die je levert? Geef dan ook aan hoeveel je er levert en wat de prijs per stuk is. Op basis daarvan kun je net als met een uurtarief en het aantal uren aangeven wat de totale kosten voor een specifieke dienst of groep producten zijn. De verschillende onderdelen van de factuur tel je vervolgens op tot het totaalbedrag dat je in rekening brengt.
Hoeveelheid en leveringsdatum
Geef op de factuur aan welke hoeveelheid je levert. Of omschrijf de omvang van diensten die je aanbiedt, zodat voor zowel de klant als de Belastingdienst duidelijk is waar het om gaat. Het is belangrijk om de geleverde goederen of diensten te koppelen aan de leveringsdatum. Daaruit blijkt onder andere of je de factuur netjes stuurt na afloop van een recente periode waarin je de diensten of goederen hebt geleverd.
Berekende bedrag, btw-tarief en btw-bedrag
Vervolgens dien het berekende bedrag, het btw-tarief en het btw-bedrag te vermelden. Die drie elementen maken het samen mogelijk om de kosten en de btw die je in rekening brengt netjes op een rij te zetten.
Stel dat je voor €100 diensten levert, exclusief btw. Op de factuur vermeld je dan de dienst die je levert, het bedrag van €100, het btw-tarief dat je berekent (bijvoorbeeld 21%) en het bedrag aan btw, in dit geval €21.
Je telt de bedragen exclusief btw bij elkaar op, als subtotaal. Dat doe je ook met de btw-bedragen, voor een subtotaal voor de btw. Vervolgens kun je de subtotalen bij elkaar optellen, waarmee je komt tot het totale bedrag inclusief de btw dat je bij de klant in rekening brengt.
Zzp factuur eisen door de Belastingdienst
Met deze elementen voldoe je netjes aan de zzp factuur eisen zoals de Belastingdienst die stelt. Belangrijke eisen, die gelden als je de boekhouding zelf doet en als je die uitbesteedt aan een boekhouder. Je zorgt er op die manier voor dat de fiscus de verkoopadministratie kan controleren.
De betalingstermijn van een zzp factuur
In een factuur dient duidelijk te staat wat de betalingstermijn is, alhoewel dit niet wettelijk verplicht is. Dit houdt in de periode die de factuurontvanger heeft om de betaling af te ronden. Ook aan de betalingstermijn van een zzp factuur worden eisen gesteld. De betalingstermijn moet vermeld worden onderaan de factuur, in de factuurvoet. Niet op elke factuur wordt de betalingstermijn aangegeven. De keuze is geheel afhankelijk van de zzp’er, de onderneming en de specifieke situatie. Over het algemeen hebben de meeste zzp facturen een standaard betalingstermijn van 14 tot 30 dagen. De wettelijke maximum betalingstermijn voor zzp’ers is 60 dagen. In geval er geen betalingstermijn vermeld staat op de factuur kan de ontvanger rekenen op een termijn van 30 dagen. Volgens onderzoek geven de cijfers aan dat een factuurontvanger er gemiddeld ongeveer 42 dagen over doet om de factuur te betalen.
Veelgestelde vragen:
Wat zijn de mogelijkheden om als zzp’er zelf de facturen op te stellen?
Zzp’ers kunnen eenvoudig gebruik maken van programma’s zoals Excel en Word om facturen op te stellen, maar aan te raden is om een online facturatieprogramma of een boekhoudpakket te gebruiken voor een optimale automatisering van het facturatieproces.
Wat zijn de voordelen van goed opgestelde facturen volgens de eisen?
Als een zzp factuur aan de juiste eisen voldoet wordt deze meestal sneller betaald door de klant. De factuur is dan ook duidelijk genoeg voor de klant. Hoe overzichtelijker de factuur, des te minder de vertraging om te betalen.
Wat is de beste keuze? Een papieren of een digitaal factuur sturen?
In principe mag elke zzp’er helemaal zelf bepalen welke keuze er wordt gemaakt voor de facturatie. Er moet slechts rekening worden gehouden dat zowel een papieren als een digitale factuur aan de eisen van de Belastingdienst moeten voldoen.
Wat is het verschil tussen het sturen van een factuur aan een ondernemer en aan een particulier?
Een factuur naar een ondernemer moet voorzien zijn van het btw nummer van het bedrijf. Gaat de factuur uit naar een particuliere klant? Dan is het vermelden van het btw nummer niet verplicht.
Heb je vragen over de eisen aan zzp-facturen of zoek je hulp bij het opzetten van de boekhouding of administratie? Vraag het een erkend adviseur, die graag voor je aan de slag gaan of je praktische tips kunnen geven.
