Controleer welke gegevens op je factuur horen. Je vindt hier ook de regels voor verzending, buitenlandse klanten en het bewaren van facturen.
Gabi VriesekoopControleer zowel de verzendtermijn als de datum voor verwerking van de btw.
| Controle | Regel |
|---|---|
| Uiterste verzending | Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de leveringsmaand. |
| Btw-tijdvak bij het factuurstelsel | De factuurdatum bepaalt het aangiftetijdvak. Bij te late facturering geldt het tijdvak waarin je uiterlijk had moeten factureren. |
Bron: Belastingdienst. Laatst gecontroleerd: 10 augustus 2026.
Controleer de voorwaarden voordat je minder gegevens vermeldt.
| Situatie | Regel |
|---|---|
| Factuur voor een klein bedrag | Een vereenvoudigde factuur mag bij maximaal € 100 inclusief btw. |
| Wijziging van een eerdere factuur | Een vereenvoudigde factuur mag. Verwijs naar de oorspronkelijke factuur. |
| Intracommunautaire levering of grensoverschrijdende verlegging | De vereenvoudiging voor kleine factuurbedragen geldt niet. |
Bron: Belastingdienst. Laatst gecontroleerd: 10 augustus 2026.
Voor particuliere klanten gelden uitzonderingen op de gewone factuurplicht.
| Situatie | Factuurplicht |
|---|---|
| Gewone verkoop van goederen of diensten aan particulieren | Meestal hoef je geen factuur uit te reiken. |
| Groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of tandtechnische werken en onderdelen | Je moet factureren als ten minste 80% van je afnemers ondernemer is. |
| Nieuw of bijna nieuw vervoermiddel naar een klant in een ander EU-land | Je moet een factuur uitreiken. |
| Intracommunautaire afstandsverkopen onder de Unieregeling, met registratie in Nederland | De Nederlandse factuurregels gelden. Je hoeft voor deze verkopen geen factuur uit te reiken. |
Bron: Belastingdienst. Laatst gecontroleerd: 10 augustus 2026.
Controleer welke bewaartermijn bij je facturen hoort.
| Soort facturen | Bewaartermijn |
|---|---|
| Gewone ontvangen en verstuurde facturen | 7 jaar |
| Facturen over onroerende zaken | 10 jaar |
| Leveringen en diensten onder de Unieregeling of Invoerregeling | 10 jaar |
Bron: Belastingdienst. Laatst gecontroleerd: 10 augustus 2026.
Maak onderscheid tussen binnenlandse facturen en de toekomstige Europese regels.
| Situatie | Regel |
|---|---|
| Binnenlandse transacties met bedrijven en particulieren | Elektronisch factureren is vrijwillig en vereist akkoord van de klant. |
| Leveringen van goederen of diensten aan de Rijksoverheid | Elektronisch factureren is verplicht. |
| Grensoverschrijdende zakelijke transacties vanaf 1 juli 2030 | Verplicht elektronisch factureren en digitale rapportage volgens de Europese afspraken. |
Bron: Europese Commissie. Laatst gecontroleerd: 10 augustus 2026.
Kies je situatie en controleer welke factuurregels daarbij horen.
| Situatie | Wat je moet doen | Toelichting |
|---|---|---|
Ik factureer een Nederlandse zakelijke klantWaarom geldt dit?Voor een gewone zakelijke factuur gelden verplichte factuurgegevens. | Gewone factuur | Toelichting Controleer de namen, adressen, nummers, datums, levering en btw-opbouw met de checklist. Details → |
Ik moet de btw verleggenWaarom geldt dit?Bij verlegging gelden deze aangepaste factuurvermeldingen. | Btw verlegd | Toelichting Reken geen btw en vermeld 'btw verlegd', het btw-id van je klant en de vergoeding per btw-tarief. Details → |
Ik lever goederen aan een EU-ondernemerWaarom geldt dit?Een intracommunautaire levering vraagt om vervoersbewijs, een geldig buitenlands btw-id en verwerking in de opgaaf ICP. | EU-levering | Toelichting Controleer het buitenlandse btw-id, het vervoer naar het andere EU-land en de verwerking in je opgaaf ICP. Details → |
Ik lever aan de RijksoverheidWaarom geldt dit?Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid is verplicht. | Elektronische factuur | Toelichting Stuur een elektronische factuur voor je goederen of diensten. Details → |
Ik verkoop aan een particulierWaarom geldt dit?Bij verkoop van goederen of diensten aan particulieren geldt meestal geen factuurplicht. | Meestal vrijgesteld | Toelichting Controleer of je onder een uitzondering op de vrijstelling van factureren valt. Details → |
Ik ontvang een verdachte factuurWaarom geldt dit?Deze controles helpen je om factuurfraude en spookfacturen te herkennen. | Controleer betaling | Toelichting Vergelijk de bestelling, het factuur- of ordernummer, de afzender en het bankrekeningnummer met je eigen administratie. Details → |
Ontvang belastingreminders en updates over regels die je financiën raken.
Algemene belastingupdates voor de groep die je kiest.
Doorloop deze vijf stappen van klantcontrole tot bewaren.
Status van deze stap bij jou
Controleer het btw-id via de website van de Europese Commissie. Daar kun je nummers van ondernemers in Nederland en andere EU-landen controleren.
Vink de controles af die je op je factuur hebt uitgevoerd.
0 van 10 afgevinkt
Vermeld de juridische naam en het feitelijke adres van jezelf en je klant. Een handelsnaam mag ook als die met het adres en de woonplaats bij de KVK is geregistreerd. Alleen een postbusnummer is niet voldoende.
Gebruik je btw-identificatienummer, ook wel btw-id genoemd. Dat nummer gebruik je voor klanten en leveranciers. Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen voor contact met de Belastingdienst.
Ja, je mag verschillende reeksen gebruiken. De nummers moeten opeenvolgend zijn en elk factuurnummer moet uniek blijven.
Vermeld de uitreikdatum, je naam en adres, de geleverde goederen of diensten en de btw of gegevens om die te berekenen. Bij een wijziging vermeld je ook een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Nee, voor binnenlandse transacties met bedrijven en particulieren is elektronisch factureren vrijwillig. Je klant moet ermee akkoord gaan.
Ontbrekende verplichte factuurgegevens kunnen tot automatische weigering leiden. Controleer of je factuur alle gegevens bevat die de Rijksoverheid eist.
Vermeld een wettelijke verwijzing die duidelijk maakt dat het om een intracommunautaire levering gaat. Je kunt daarvoor 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112' gebruiken.
Stuur een factuur zonder btw en vermeld 'btw verlegd'. Zet zowel je eigen btw-id als dat van je klant op de factuur. Vraag het btw-id van je klant op en controleer het.
De Belastingdienst kan dan zelf je omzet, winst en verschuldigde belasting vaststellen. Ben je het daarmee niet eens, dan moet je zelf bewijzen dat de berekening onjuist is. Dat heet omkering van de bewijslast.
De regels op deze pagina komen uit officiële bronnen. Elke bewering is gekoppeld aan een bron met datum. We controleren de pagina periodiek opnieuw.
Deze pagina is gebaseerd op 56 bronnen, laatst gecontroleerd op 10 augustus 2026.
