Software voor zakelijke uitgaven en declaraties vergelijken

Nieuwe kaarten uitgeven of bestaande passen koppelen?

Je kunt alle bestaande creditcards vervangen door betaalkaarten van het platform. Of je blijft je huidige zakelijke passen gebruiken.

Aanbieders zoals Circula, Mobilexpense en Rydoo geven zelf fysieke en virtuele betaalkaarten uit. Daarmee stel je vooraf centraal budgetten en uitgavenlimieten in per medewerker of team. Transacties verschijnen direct als declaratie in het systeem.

Hoe koppel je bestaande creditcards?

Wil je je bestaande bank- of ICS-creditcards behouden? Let dan op het type koppeling. Een automatische transactiefeed stuurt transacties automatisch door. Dat is iets anders dan elke maand handmatig afschriften uploaden.

• Exact SRXP biedt een bewezen automatische feed voor ICS-creditcardtransacties. Het systeem koppelt de bonnen daarna automatisch aan de transacties.
• Bij Mobilexpense kunnen externe bankfeeds tot 48 uur vertraging hebben.
• Bij Klippa SpendControl moet je voor externe creditcards meestal handmatig het afschrift uploaden.

Wie heeft de vergunning voor kaartuitgifte?

Kies je nieuwe kaarten via een softwareplatform? Controleer in het register van De Nederlandsche Bank (DNB) welke betaalinstelling de vergunning heeft. De softwareleverancier besteedt de kaartuitgifte en het betalingsverkeer doorgaans uit aan een partner die onder toezicht staat.

Hoe leg je uitgavenregels vooraf vast?

Een declaratie achteraf afkeuren kost tijd en zorgt voor frustratie. Met instelbare beleidsregels leg je vooraf grenzen vast in het platform. Denk aan een maximumbedrag per maaltijd of een verplichte opmerking bij bepaalde soorten uitgaven.

Hoe verwerk je fiscale uitzonderingen?

Niet elke zakelijke uitgave geeft recht op btw-aftrek. De Belastingdienst staat bijvoorbeeld geen btw-aftrek toe op eten en drinken in horecagelegenheden voor eindgebruikers.

Zorg dat je software de btw op deze horecauitgaven automatisch als niet-aftrekbaar markeert. Dat geldt ook als een manager de declaratie heeft goedgekeurd. Een goedgekeurde declaratie maakt btw niet automatisch aftrekbaar.

Hoe verwerk je WKR en kilometervergoedingen?

De werkkostenregeling (WKR) regelt vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Binnen de vrije ruimte kun je die onbelast geven. In 2026 gelden deze percentages:

• 2,00% vrije ruimte over de fiscale loonsom tot €400.000.
• 1,18% vrije ruimte over het meerdere.
• 80% eindheffing voor jou als werkgever over het bedrag boven de vrije ruimte.

Je platform moet gerichte vrijstellingen, waarvoor aparte belastingvrije regels gelden, kunnen scheiden van belastbare vergoedingen.

Controleer ook de kilometervergoeding. De onbelaste vergoeding is in mei 2026 vastgesteld op €0,25 per kilometer. Controleer of het systeem geen verouderde standaardbedragen gebruikt.

Wie keurt goed en wie controleert?

Voor een betrouwbare interne controle houd je de goedkeuring door teamleiders gescheiden van de controle door je financiële team.

Rydoo biedt in het Pro-pakket een tweede goedkeuringslijn. Bij Klippa SpendControl stel je goedkeuringsroutes en drempelbedragen in. Met instelbare bedrijfsregels leg je vast hoe managers en je financiële team samenwerken.

Kun je alle wijzigingen terugvinden?

Bij een accountantscontrole of belastinginspectie is een digitaal vinkje niet genoeg. Je moet kunnen aantonen wie wat op welk moment heeft goedgekeurd of aangepast.

Klippa biedt een audittrail die je kunt exporteren als CSV- of XLSX-bestand. Rydoo biedt in uitgebreidere pakketten 'Smart Audit'. Die functie legt bij gewijzigde bedragen of categorieën ook de oude en nieuwe waarden vast, met het tijdstip van de wijziging.

Exact SRXP keurt goed op basis van bedrijfsbeleid. Wil je gebruikersacties en wijzigingen tot in detail exporteren? Controleer dan of Exact SRXP dit ondersteunt.

Hoelang moet je bonnen bewaren?

In Nederland moet je facturen en bonnen minimaal 7 jaar bewaren. Voor documenten over onroerende zaken en specifieke One Stop Shop-regelingen, waarmee je btw via één loket aangeeft, geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

OCR is automatische tekstherkenning waarmee software gegevens uit een scan leest. Een scan via OCR mag de papieren bon alleen vervangen als die het origineel juist en volledig weergeeft. De software moet het originele afbeeldingsbestand dus controleerbaar opslaan. Alleen de uitgelezen cijfers bewaren is niet genoeg.

Wanneer heb je een volledige factuur nodig?

Volgens de Belastingdienst zijn declaraties zonder volledige factuurgegevens alleen als aftrekpost toegestaan bij bedragen tot maximaal €100 inclusief btw.

Zorg dat medewerkers bij bedragen boven €100 een officiële factuur op naam uploaden. Laat de OCR-functie controleren op factuurnummers, leveranciersgegevens en juiste btw-tarieven. Zo voorkom je correcties achteraf.

Wat betaal je per gebruiker en kaart?

Naast vaste softwarekosten betaal je vaak per actieve of geregistreerde gebruiker. Let op de minimale afname:

• Circula: minimaal 10 licenties.
• Mobilexpense: minimaal 20 gebruikers.
• Rydoo: minimaal 5 gebruikers.

Geef je betaalkaarten uit? Dan betaal je vaak extra:

• Klippa SpendControl rekent €5 per kaart per maand, met een minimale afname van 10 kaarten.
• Bij Mobilexpense starten kaarten vanaf €4 per gebruiker per maand.

Wat betaal je voor vreemde valuta?

Gebruik je betaalkaarten buiten de eurozone? Let dan op de wisselkoersopslag. Circula rekent bijvoorbeeld 2% opslag voor betalingen in vreemde valuta, boven op de Visa-wisselkoers.

Welke modules en inrichting kosten extra?

Functies voor je financiële team zitten regelmatig niet in het basispakket:

• Klippa rekent +€50 per maand voor digitale goedkeuringsroutes en vanaf +€50 per maand voor boekhoudkoppelingen.
• Bij Exact SRXP zijn eenmalige kosten voor de inrichting niet inbegrepen in de maandtarieven.
• Rydoo biedt koppelingen voor banktransacties pas in maatwerkcontracten, vanaf 30 of 50 actieve gebruikers.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Direct boeken in het grootboek

Software voor declaraties levert pas tijdswinst op als goedgekeurde uitgaven automatisch in je administratie of ERP-pakket (uitgebreide bedrijfssoftware) terechtkomen.

Let goed op de technische manier van koppelen. Een realtime koppeling via een API (een directe koppeling tussen systemen) verwerkt boekingen meteen met de juiste btw-codes, kostenplaatsen en pdf-bijlagen. Een handmatige export via een XML- of CSV-bestand vraagt extra controles.

Exact Online, AFAS en Twinfield

Exact SRXP koppelt direct met Exact Online en ondersteunt ook koppelingen met AFAS en Twinfield. Circula en Mobilexpense Declaree hebben een API-koppeling met Exact Online om onkostenrapporten automatisch door te zetten.

Rydoo ondersteunt online boekhoudpakketten vanaf het Pro-pakket. Klippa SpendControl biedt tweezijdige API-koppelingen: het systeem wisselt stamgegevens zoals kostenplaatsen automatisch uit met je administratie.

Welke gegevens moet je meenemen?

Stap je over naar andere software voor zakelijke uitgaven? Dan kun je actieve goedkeuringsroutes niet zomaar overzetten. Je moet lopende declaraties eerst afronden en boeken.

Let vooral op je archief. De Belastingdienst eist een bewaartermijn van 7 jaar. Daarom moet je vóór beëindiging alle bonnen, facturen en bijbehorende audittrails exporteren. Neem ook de verwijzingen naar de boekingen mee.

Wanneer moet je opzeggen?

Contracten voor deze software hebben doorgaans een eerste looptijd van 12 maanden. De opzegtermijnen verschillen aanzienlijk per aanbieder:

• Circula: minimaal 1 maand vóór afloop van het jaarcontract.
• Mobilexpense: 60 dagen, schriftelijk opzeggen.
• Rydoo: minimaal 2 maanden, schriftelijk opzeggen.
• Klippa: standaard 90 dagen volgens de voorwaarden.
• Exact SRXP: 1 tot 3 maanden, afhankelijk van het contract.

Wat verandert er bij nieuwe betaalkaarten?

Stap je over naar een platform met nieuwe betaalkaarten? Houd rekening met een nieuwe klantcontrole voor je bedrijf, ook wel Know Your Customer (KYC) genoemd.

Je moet lopende automatische incasso's en software-abonnementen op oude kaarten handmatig omzetten naar de nieuwe kaarten.