Tankpas vergelijken voor brandstofkosten en btw-administratie

Landelijk tanken zonder omrijden

Voor veel ondernemers is het belangrijk om bij elk tankstation terecht te kunnen. MKB Brandstof, MoveMove en Travelcard bieden dekking bij vrijwel alle of alle openbare tankstations in Nederland. Daardoor hoef je nooit om te rijden voor een specifieke pomp.

Bij TanQyou tank je bij ruim 500 aangesloten tanklocaties. Dat kan voldoende zijn als er geschikte stations op je vaste routes liggen. Reis je vaak door het hele land? Controleer dan vooraf de locaties.

Hoe werkt tanken in het buitenland?

Ga je regelmatig de grens over? MoveMove biedt bijvoorbeeld tanken in Europa aan voor een toeslag van €0,75 per maand.

Let op hoe je de btw terugvraagt. Via de verzamelfactuur kun je buitenlandse btw niet terugvragen bij de Nederlandse Belastingdienst. Die teruggave moet je apart regelen.

Geen losse brandstofbonnen meer bewaren

Met een tankpas krijg je een maandelijkse verzamelfactuur: een factuur met je brandstofaankopen bij elkaar. Bij brandstofaankopen boven de €100 eist de Belastingdienst dat duidelijk is dat jouw onderneming de betaling heeft gedaan. Met een zakelijke pas voldoe je hier direct aan en raak je geen bonnetjes meer kwijt.

MKB Brandstof, MoveMove, TanQyou en Travelcard leveren alle vier een officiële verzamelfactuur. Daarop staat de btw duidelijk apart vermeld. Zo kun je de voorbelasting, de btw die je over je aankopen betaalt, eenvoudig en foutloos terugvragen bij je btw-aangifte.

Is een tankpas ook een rittenregistratie?

Een tankpas registreert betalingen, maar houdt niet alle ritgegevens bij die de Belastingdienst nodig heeft. Een kilometerstand die je bij het tanken invoert, bewijst niet welke ritten zakelijk of privé waren. Om bijtelling te voorkomen moet je aantonen dat je maximaal 500 kilometer privé rijdt.

Wil je ritten automatisch bijhouden? Daarvoor zijn er deze mogelijkheden:

• TanQyou biedt een optionele dongel voor €9,95 per maand.
• MoveMove heeft koppelingen met externe rittenregistratiesystemen.

Controleer altijd of het exportbestand voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Passen toewijzen aan kenteken of medewerker

Rijd je met meerdere auto's of medewerkers? Dan is overzicht belangrijk. Bij MoveMove beheer je passen, voertuigen en gebruikers in een online omgeving. Je kunt betalingen toewijzen aan een specifiek kenteken of een medewerker.

Ook bij MKB Brandstof koppel je passen in de online omgeving direct aan voertuigen of collega's. Bij TanQyou kun je eveneens meerdere passen beheren in de zakelijke omgeving. Je krijgt daarbij inzicht per kenteken.

Wat gebeurt er bij een voertuigwissel?

Let op wat er gebeurt als je een auto niet meer gebruikt. Bij Travelcard kun je betalingen filteren op kenteken. Je kunt een bestaande pas niet laten omzetten naar een nieuw kenteken. Daarvoor moet je een nieuwe pas aanvragen.

Bij MoveMove kun je passen met één klik online activeren, blokkeren of vervangen. Dat voorkomt onnodige wachttijden en administratief werk bij personeelswissels of nieuwe auto's.

Welke kosten betaal je per dienst?

Naast de vaste kosten per pas betaal je kosten die afhangen van je gebruik. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Voor parkeeracties betaal je vaak apart:

• MoveMove en TanQyou rekenen €0,25 per parkeeractie.
• Travelcard rekent €0,32 per parkeeractie.
• MKB Brandstof rekent binnen het abonnement geen starttarief voor parkeren. Je betaalt wel de parkeerkosten zelf.

Travelcard rekent ook kosten voor extra diensten:

• Voor de wasstraat, motorolie of ruitenwisservloeistof betaal je €0,50 per eenheid aan servicekosten.
• Voor de verwerking van thuislaadtransacties betaal je €0,01 per kWh.

Welke opstartkosten en prijsafspraken gelden?

Kijk ook naar de opstartkosten en borg:

• Travelcard rekent eenmalig €9,95 voor het aanmaken van je account en het verzenden van de pas.
• Bij MKB Brandstof betaal je aan het begin van het contract een borg van €200.

Controleer bij Travelcard ook de voorwaarden voor brandstofprijzen en betalen:

• Afhankelijk van je contract kan een landelijke dagprijs gelden in plaats van de pompprijs.
• Een betaaltermijn van 7 of 37 dagen kan een opslag van 2% of 3% over je aankopen met zich meebrengen.

Facturen automatisch inboeken via Peppol en UBL

Brandstoffacturen handmatig overtypen kost onnodig veel tijd. MKB Brandstof is aangesloten op Peppol, een internationaal netwerk voor het veilig versturen van digitale facturen. Via dit netwerk komt de verzamelfactuur direct en veilig in je boekhoudprogramma terecht.

MoveMove ondersteunt factuurverwerking via UBL-bestanden: digitale factuurbestanden die je boekhoudprogramma kan inlezen. Dit werkt met vrijwel alle gangbare pakketten, zoals Exact Online, Informer, AFAS, SnelStart, e-Boekhouden, SAP, Yuki en Twinfield. Je activeert de ontvangst eenvoudig in je eigen boekhoudpakket.

Welke koppelingen en exportbestanden zijn er?

Travelcard biedt directe koppelingen met specifieke softwarepakketten, zoals AFAS, SAP en AccountView. Vraag vooraf bij de aanbieder welke instellingen nodig zijn voor je administratiepakket.

TanQyou heeft geen automatische factuurkoppeling. Je downloadt facturen uit de online omgeving. Je rittenregistratie exporteer je als Excel-bestand voor je boekhouder of belastingaangifte.

Welke looptijd en opzegtermijn gelden?

De voorwaarden verschillen per aanbieder:

• TanQyou biedt de tankpas zonder vast contract aan.
• Bij MoveMove heb je geen minimale looptijd. De opzegtermijn is 1 maand.
• Bij MKB Brandstof loopt de opzegtermijn tot het einde van de lopende kalendermaand. Je betaalt de maandbijdrage voor die hele maand.
• Travelcard heeft een contract voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van één maand.

Hoe bewaar je je gegevens na opzegging?

Je moet zakelijke facturen en administratie volgens de wet 7 jaar bewaren. Digitale facturen moet je in het originele digitale formaat bewaren. Een print is niet voldoende.

Zeg je een tankpas op? Dan vervalt meestal ook je toegang tot de online klantomgeving. Download daarom vóór de definitieve beëindiging alle oude verzamelfacturen en betalingsoverzichten naar je eigen archief.