Boekhoudprogramma voor je webshop kiezen

Wanneer heb je automatische verwerking nodig? Als startende webwinkelier kun je verkoopfacturen en banktransacties handmatig bijhouden in Excel of een basispakket. Dat werkt niet meer goed zodra je meer orders krijgt of betalingen via een betaalprovider (PSP) zoals Mollie verwerkt.

Een PSP betaalt regelmatig meerdere betalingen tegelijk uit en houdt de transactiekosten alvast in. Zonder automatische koppeling sluiten je webshopfacturen daardoor niet aan op het nettobedrag dat je op je bankrekening ontvangt.

Wanneer zijn retouren, btw en voorraad te complex? Je ontgroeit een eenvoudig systeem in deze situaties:

• Retouren en creditfacturen vragen handwerk: bij terugbetalingen via je PSP moet je zowel de omzet als de btw corrigeren in de juiste aangifteperiode. Alleen de banktransactie boeken is niet voldoende.
• Je overschrijdt de KOR-grens: gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan vervalt de btw-vrijstelling direct vanaf de transactie waarmee je de grens van €20.000 per kalenderjaar overschrijdt.
• Je verkoopt meer aan EU-consumenten: zodra je meer dan €10.000 verkoopt aan consumenten in andere EU-landen, val je onder de Unie-OSS-regeling, het Europese éénloketsysteem voor btw. Een standaard btw-module is dan niet meer voldoende voor de vereiste kwartaaloverzichten per land.
• Je wilt ook voorraad bijhouden: wil je voorraadwijzigingen bijhouden zonder handmatige tellingen? Dan heb je software met voorraadadministratie of een externe voorraadkoppeling nodig.

Wie krijgt toegang tot welke gegevens? Bij een webshop werken vaak meerdere mensen in de systemen. De webshopbeheerder verwerkt orders, logistieke medewerkers beheren retouren en een boekhouder controleert de balans. Controleer daarom welke gebruikersrechten en licenties het pakket biedt.

Welke gebruikers zijn inbegrepen?

• Moneybird Compleet: het abonnement heeft geen limiet op het aantal gebruikers.
• e-Boekhouden.nl: je kunt gratis extra gebruikers toevoegen.
• Rompslomp Professional: het pakket bevat standaard 2 extra gebruikers.
• Exact Online Boekhouden Plus: het pakket bevat standaard 2 gebruikers. Iedere extra gebruiker kost €23 per maand.
• InformerOnline MKB Plus: iedere extra gebruiker kost €10 per maand.
• SnelStart inBalans: het pakket bevat standaard 1 gebruiker. Extra gebruikers moet je tegen het geldende tarief bijboeken.

Controleer vooraf of je per rol specifieke rechten kunt instellen. Zo kunnen externe magazijnmedewerkers of administratieve krachten niet zomaar bij privacygevoelige gegevens of bankrekeningen.

Vallen je webshops onder hetzelfde bedrijf? Heb je meerdere webshops binnen dezelfde bv of eenmanszaak? Dan volstaat één administratie. Je scheidt de verkoopkanalen met aparte grootboekrekeningen, de categorieën in je boekhouding, of met labels.

Heb je een holding met een werkmaatschappij of meerdere bv's? Dan vereist de Belastingdienst een strikt gescheiden boekhouding per juridische entiteit, zoals elke afzonderlijke bv.

Wat kosten extra administraties? Pakketten gaan verschillend om met meerdere administraties:

• Exact Online Boekhouden Plus: standaard zijn 2 administraties inbegrepen. Een extra administratie kost €20 per maand.
• InformerOnline MKB Plus: een extra administratie kost €10 per maand.
• SnelStart: een extra online administratie kost €3,50 per maand.
• e-Boekhouden.nl: je voert één administratie per abonnement.
• Jortt: je hebt een apart abonnement per gekoppelde onderneming nodig. Dat kost €39,95 per maand per administratie.
• Moneybird Compleet: je hebt een apart abonnement per gekoppelde onderneming nodig.

Breng vooraf in kaart hoeveel juridische entiteiten je beheert. Zo voorkom je dat de abonnementskosten voor meerdere entiteiten ongemerkt oplopen.

Welke btw-aangiftes kun je rechtstreeks indienen? Als webwinkelier heb je overzicht nodig over je btw. Veel pakketten kunnen de gewone Nederlandse btw-aangifte en ICP-opgaaf rechtstreeks naar de Belastingdienst sturen. De ICP-opgaaf is een overzicht van je leveringen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen. Onder meer e-Boekhouden.nl, Silvasoft, Rompslomp, InformerOnline en Exact Online bieden deze verzending.

Let op de grenzen van de software:

• Unie-OSS-rapportages: de kwartaalaangifte voor verkopen aan consumenten in andere EU-landen loopt via het éénloketsysteem van de Belastingdienst. Pakketten zoals Jortt maken een OSS-rapport waarmee je de cijfers handmatig indient. Ze dienen dit niet automatisch in zoals een standaard btw-aangifte.
• Indicatieve btw-overzichten: software zoals WeFact biedt alleen een btw-overzicht als indicatie. Het levert geen volwaardige auditfile, een exportbestand voor je boekhouder, voor de jaarrekening.

Welke jaarstukken horen bij je rechtsvorm? Een balans en winst-en-verliesrekening helpen bij het afsluiten van je boekjaar. Ze vormen niet automatisch een jaarrekening die je bij KVK hebt ingediend.

Met een eenmanszaak betaal je inkomstenbelasting over je winst. Je hoeft geen jaarrekening bij KVK te deponeren.

Met een bv moet je aangifte vennootschapsbelasting doen en de jaarrekening digitaal bij KVK deponeren. Boekhoudsoftware voor webshops regelt deze deponering doorgaans niet zelfstandig. Daarvoor heb je aanvullende fiscale software of hulp van een accountant nodig.

Hoe importeer je webshoporders? Een orderkoppeling zet bestellingen automatisch om in verkoopfacturen of journaalposten: boekingen in je administratie.

• WooCommerce: onder meer e-Boekhouden.nl en Silvasoft bieden directe of gratis koppelingen. Bij SnelStart inBalans betaal je voor de koppeling vanaf €15 per maand, plus €250 eenmalige inrichtingskosten.
• Shopify: de meeste aanbieders werken met externe koppelpartners, zoals Webwinkelfacturen. Dit geldt onder meer voor InformerOnline, Rompslomp, Moneybird en Jortt.

Hoe koppel je Mollie-betalingen aan facturen? Een betaallink op een factuur is niet hetzelfde als automatisch afletteren: betalingen aan openstaande facturen koppelen. Voor een correcte boekhouding moet de software verzameluitbetalingen uitsplitsen. Het gaat om bruto-omzet, transactiekosten, terugbetalingen en eventuele chargebacks: terugboekingen na een betwiste betaling.

• Moneybird: verwerkt terugbetalingen en chargebacks automatisch, mits externe webshopfacturen het specifieke Mollie-transactie-ID bevatten.
• Exact Online: gebruikt hiervoor een specifieke Mollie-aflettermodule.
• Jortt Plus: koppelt Mollie-ontvangsten en -kosten aan de juiste boekingen, mits het betaalkenmerk uit de Shopify-checkout meekomt.

Hoe komen banktransacties binnen? Controleer hoe het pakket je banktransacties ontvangt. Directe bankkoppelingen via PSD2 zijn gangbaar. Bij koppelingen via tussenpartijen zoals Ponto gelden vaak extra tarieven.

Heb je Peppol nodig? Verschillende pakketten ondersteunen Peppol, een netwerk voor elektronische facturen. Voor gewone webshopverkopen aan consumenten (B2C) is Peppol op dit moment niet vereist.

Wat betaal je buiten het basisabonnement? Naast je vaste softwareabonnement krijg je bij een webshop te maken met specifieke variabele kosten. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Let daarbij op de volgende kostenposten.

Wat kosten externe koppelingen? Externe partijen, zoals Webwinkelfacturen, beheren regelmatig webshop- en PSP-koppelingen. Ze rekenen eigen abonnementskosten op basis van het aantal transacties. SnelStart rekent voor de WooCommerce-koppeling vanaf €15 per maand en €250 eenmalige inrichtingskosten.

Wat kosten voorraad- en handelsmodules? Voorraadbeheer in je boekhoudpakket zit vaak niet in het basisabonnement:

• InformerOnline: de Handelsmodule kost €15 per maand extra.
• Silvasoft: Product- & voorraadbeheer kost €7,95 per maand.
• Visma eAccounting: de module Voorraad kost €12 per maand.

Wat kosten bankkoppelingen? Sommige pakketten rekenen een vergoeding per gekoppelde rekening:

• InformerOnline: €1 per rekening per maand. Voor koppelingen via Ponto geldt €4 per maand.
• Silvasoft: €4 per gekoppelde bankrekening per maand via Ponto.
• Rompslomp: €3 per extra bankkoppeling buiten het pakket.
• Visma eAccounting: €2,25 voor extra bankverbindingen.
• e-Boekhouden.nl: €0,99 per maand voor Knab.

Welke factuurlimieten gelden? Exact Online Boekhouden Plus heeft een maximum van 100 verkoopfacturen per maand. Ga je daaroverheen, dan heeft dat gevolgen voor je licentie.

Wat kosten extra administraties en gebruikers?

• InformerOnline: €10 per extra administratie en €10 per extra gebruiker.
• Exact Online: €20 per extra administratie en €23 per extra gebruiker.

Wanneer bewaar je gegevens 7 of 10 jaar? Je bent wettelijk verplicht je bedrijfsadministratie minimaal 7 jaar te bewaren. Voor transacties onder de Unie-OSS- of IOSS-regeling voor leveringen binnen de EU geldt een bewaartermijn van 10 jaar na het jaar van levering.

Welke bestanden neem je mee bij een overstap? Een auditfile, zoals een XAF- of XML-bestand, bevat boekingen en saldo-informatie. Dit bestand vormt op zichzelf niet je volledige administratie. Bij een overstap naar een ander boekhoudpakket moet je de volgende bronbestanden veiligstellen:

• Originele verkoopfacturen en creditnota's in pdf of een ander digitaal formaat.
• Overzichten die laten zien hoe je betalingen aan facturen hebt gekoppeld, plus uitbetalingsoverzichten van je PSP. Denk aan Mollie-specificaties, inclusief transactie-ID's.
• Inkoopfacturen, bonnetjes en bankafschriften.

Exporteer deze oude gegevens voordat je je boekhoudabonnement opzegt. Bewaar ze lokaal of in een beveiligd archief.

Wie doet welke werkzaamheden? Je kunt de werkzaamheden voor je webshop verdelen. Je zorgt zelf voor de dagelijkse invoer via automatische webshop- en bankkoppelingen. Je boekhouder of accountant houdt toezicht op de fiscale verwerking, complexe retouren en de jaarafsluiting.

Hoe krijgt je adviseur toegang? De meeste systemen ondersteunen directe samenwerking met een externe adviseur zonder dat dit ten koste gaat van je eigen licenties:

• Gratis toegang: bij onder meer e-Boekhouden.nl, Silvasoft en SnelStart kan je accountant gratis meekijken en meewerken in je online administratie.
• Eigen licentie: bij Exact Online koppelt je accountant de eigen licentie aan je administratie.
• Exportbestanden: software zoals Moneybird, InformerOnline en Visma eAccounting ondersteunt auditfiles en gestructureerde exports. Een voorbeeld is de RGS-brug, een bestand om boekhoudgegevens uit te wisselen. Daarmee kan je adviseur gegevens direct inlezen in professionele rapportage- en aangiftesoftware.

Spreek vooraf af wie de tussenrekeningen van je PSP controleert: de rekeningen waarop betalingen tijdelijk staan. Leg ook vast wie de btw-aangiftes en eventuele OSS-aangiftes verstuurt.