Boekhoudprogramma kiezen voor samenwerking met je boekhouder

Je bent wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden. De wet verplicht je niet om specifieke software te gebruiken. Veel starters beginnen in Excel. Zodra je met een vaste boekhouder of accountant samenwerkt, loop je snel tegen grenzen aan. Spreadsheets handmatig heen en weer sturen leidt tot fouten, ontbrekende documenten en dubbel werk.

Wanneer moet je pakket meer kunnen?

Je huidige software kan te beperkt worden door limieten of ontbrekende functies:

• Transactielimieten: Moneybird Groei en MoneyMonk Pro hanteren een limiet van 50 banktransacties per maand. Bij MoneyMonk Pro geldt bovendien een omzetgrens tot €100.000 per jaar. Kom je boven deze grenzen, dan moet je upgraden.
• De KOR-grens: Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), met een omzet tot maximaal €20.000 per kalenderjaar? Dan ben je vrijgesteld van btw. Ga je over deze grens, dan vervalt de vrijstelling direct voor de levering waarmee je de grens overschrijdt. Je moet vanaf die levering regulier btw administreren en aangeven. Een instappakket zonder btw-aangiftefunctie voldoet dan niet meer.
• Samenwerking: Wil je adviseur direct meekijken, correcties uitvoeren of periodes blokkeren? Dan zijn exportbestanden niet meer genoeg. Je hebt software nodig die aparte accounts ondersteunt.

Een algemeen inlogaccount delen met collega's of je boekhouder brengt risico's mee voor de veiligheid en aansprakelijkheid. Voeren meerdere mensen facturen in of wijzigen ze transacties? Dan moet je kunnen terugzien wie wat heeft gedaan.

Welke rechten kun je per aanbieder instellen?

Niet elk pakket biedt dezelfde mogelijkheden om rollen te scheiden:

• Jortt (Plus): Biedt vijf vaste rollen: beheerder, lid, meekijker, bon uploader en boekhouder. De meekijker kan alleen gegevens inzien en niets wijzigen. Een audittrail, of wijzigingshistorie, toont de oude en nieuwe waarden bij wijzigingen. Alleen de beheerder kan een auditfile downloaden. De boekhoudersrol kan dit niet zelfstandig.
• Moneybird (Groei): Biedt gratis toegang voor accountants. Je kunt medewerkers de toegang tot specifieke onderdelen ontzeggen. Moneybird heeft geen algemene rol voor alleen lezen. Wie toegang heeft tot een onderdeel, kan daarin ook wijzigingen doen.
• InformerOnline (MKB Basis): Bevat twee gebruikers en een gratis boekhoudersinlog. Je stelt rechten voor medewerkers per administratie of onderdeel in. De adviseur krijgt standaard volledige beheerrechten.
• AFAS SB: Biedt uitgebreide mogelijkheden voor toegangsrechten. De accountant kent rollen en rechten toe. Het pakket bevat ook een audittrail van journaalposten: de boekingen in je administratie.
• SnelStart (inKaart): Maakt onderscheid tussen beheerders en standaardgebruikers met beperkte rechten. De gedetailleerde instellingen regel je via het computerprogramma SnelStart 12.
• MoneyMonk (Pro): Scheidt functies op hoofdlijnen: gebruikersbeheer, uren en boekhouding. Wie toegang heeft tot de boekhouding, kan deze zowel inzien als bewerken.

Heb je een holding met werkmaatschappijen of beheer je meerdere werkmaatschappijen? Dan verschilt het per pakket hoe je de administraties inricht en wat je betaalt. Een onbeperkt aantal gebruikers betekent vrijwel nooit een onbeperkt aantal administraties.

Welke pakketten bundelen meerdere administraties?

• AFAS SB: Bevat standaard 5 administraties in het basisabonnement. Je kunt uitbreiden tot maximaal 10 administraties.
• InformerOnline (MKB Basis): Bevat standaard 2 verschillende administraties. Wil je meer bedrijven toevoegen, dan moet je upgraden naar MKB Plus.

Welke pakketten rekenen per administratie af?

• e-Boekhouden.nl en Moneybird: Hanteren één administratie per abonnement. Voor een holding met een dochter-bv moet je dus twee aparte abonnementen afsluiten.
• Jortt (Plus): Biedt een onbeperkt aantal gebruikers, maar rekent per administratie af.
• SnelStart en Rompslomp: Werken met een hoofdaccount. Je betaalt bij voor elke extra online administratie. Geef je bij Rompslomp een gebruiker toegang tot twee administraties? Dan telt die dubbel mee voor je toegestane aantal extra gebruikers.

Boekhoudsoftware handelt niet automatisch alle fiscale aangiftes en jaarrekeningen af. Een winstberekening, btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting (IB) en aangifte vennootschapsbelasting (vpb) zijn juridisch verschillende zaken. Ook een jaarrekening deponeren bij KVK is een aparte handeling.

Wanneer moet je btw aangeven en betalen?

De meeste pakketten kunnen de btw-aangifte rechtstreeks digitaal naar de Belastingdienst sturen. Dat geldt onder meer voor Moneybird, InformerOnline, Jortt, e-Boekhouden.nl en SnelStart inKaart.

Let op de wettelijke uiterste datums voor zowel indienen als betalen:

• Derde kwartaal 2026: uiterlijk 31 oktober 2026.
• Vierde kwartaal 2026: uiterlijk 31 januari 2027.
• Jaaraangifte 2026: uiterlijk 31 maart 2027.

Een aangifte versturen via de software betekent niet dat je ook hebt betaald. Spreek met je accountant af wie de verzending controleert en wie de betaling goedkeurt.

Wie regelt inkomstenbelasting, vpb en de jaarrekening?

• Eenmanszaak: Je betaalt belasting via de inkomstenbelasting. MoneyMonk en Jortt maken een IB-overzicht, maar versturen de aangifte niet rechtstreeks. Je neemt de cijfers over in het portaal van de Belastingdienst of je boekhouder verwerkt ze.
• Besloten vennootschap (bv): Je bent wettelijk verplicht een jaarrekening te deponeren bij KVK en vpb-aangifte te doen. Boekhoudpakketten bieden wel balans- en winst-en-verliesrapportages. Maar ondernemerslicenties, zoals SnelStart inKaart of AFAS SB, hebben geen ingebouwde functie voor vpb-aangifte of deponering bij KVK. InformerOnline en SnelStart bieden hiervoor een RGS-koppeling naar de gespecialiseerde fiscale software van je accountant. RGS staat voor Referentie Grootboekschema, een standaardindeling voor boekhoudgegevens.

Automatische bankkoppelingen en standaarden voor elektronische facturen helpen je administratie soepel te laten verlopen.

Koppel je de bank direct of via Ponto?

Directe koppelingen met Rabobank, ING, ABN AMRO en Knab zijn bij de meeste pakketten gebruikelijk. Ze werken via PSD2, de regels voor toegang tot betaalgegevens. Let wel op deze verschillen en kosten:

• InformerOnline: Gebruikt voor ABN AMRO een tussenkoppeling via Ponto.
• Extra kosten: Banken kunnen aanvullende kosten rekenen. Sommige softwareleveranciers rekenen daarnaast een eigen toeslag per rekening.
• Rompslomp: Je moet geïmporteerde transacties handmatig bevestigen. Het programma koppelt ze niet altijd volledig automatisch aan boekingen.

Welke pakketten ondersteunen Peppol?

Overheden verplichten elektronische facturatie al langer via beveiligde netwerken zoals Peppol. De EU heeft de richtlijn ViDA aangenomen. Die voert per 2030 digitale rapportageverplichtingen in voor grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven.

De ondersteuning verschilt per pakket:

• Moneybird, InformerOnline, Jortt en SnelStart: Ondersteunen direct facturatie via Peppol.
• Rompslomp: Rekent credits voor verzending via Peppol.
• AFAS SB: Heeft Peppol gepland voor 2027. Controleer of deze planning nog geldt.
• e-Boekhouden.nl: Heeft Peppol momenteel nog in ontwikkeling.

Het basistarief per maand geeft zelden een compleet beeld van je softwarekosten. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat kosten extra gebruikers en meekijkers?

Bij vrijwel alle pakketten geef je boekhouders gratis toegang via een speciaal adviseursaccount. Voor extra medewerkers die factureren of uren registreren, verschillen de kosten:

• MoneyMonk: €15 per extra gebruiker per maand.
• AFAS SB: €5 per extra gebruiker per maand boven de 2 inbegrepen gebruikers.
• SnelStart (inKaart): €4,25 per extra gebruiker per maand.
• Rompslomp: €3 per extra gebruiker per maand.
• Jortt (Plus) en e-Boekhouden.nl: Een onbeperkt aantal gebruikers zonder meerprijs.

Wat kosten extra administraties?

• SnelStart: €3,50 per extra online administratie per maand.
• Rompslomp: €10 per extra administratie per maand.
• AFAS SB: €15 per extra administratie per maand boven de 5 inbegrepen administraties.
• Moneybird en e-Boekhouden.nl: Geen staffelkorting voor extra administraties. Je betaalt een volledig tweede abonnement.

Wat kosten bankkoppelingen?

• InformerOnline: €1 per maand per gekoppelde bankrekening. Loopt de koppeling via Ponto, zoals bij ABN AMRO? Dan betaal je daarnaast €4 per maand voor Ponto.
• e-Boekhouden.nl: €0,99 per maand voor de koppeling met Knab.
• Rompslomp: €3 per maand voor elke extra bankkoppeling buiten het pakket.

Sluit je zelf het abonnement af?

Let op wie het abonnement afsluit. AFAS SB, InformerOnline en SnelStart hanteren andere tarieven en voorwaarden voor modules als je de licentie via je accountantskantoor afneemt in plaats van rechtstreeks.

Stap je over naar een ander boekhoudprogramma of een andere accountant? Dan heb je een volledige financiële export nodig. Losse pdf's van de balans zijn niet genoeg: je adviseur heeft een gestructureerde auditfile nodig.

Welke pakketten bieden een auditfile-export?

De financiële XML-auditfile, vaak met de bestandsextensie .xaf, is de Nederlandse standaard voor het overzetten van journaalposten en grootboeksaldi: de totalen per boekhoudrekening.

• AFAS SB: Biedt een uitgebreide auditfile-export, inclusief oude en geïmporteerde boekjaren om cijfers te vergelijken. Ook zijn gedetailleerde Excel-exports beschikbaar.
• Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden.nl en Rompslomp: Je kunt de XML-auditfile direct zelf downloaden.
• Jortt (Plus): Exporteert auditfile-versie XAF 4.0.3. Documenten en bonnen zet je apart over via Dropbox. Alleen een gebruiker met de rol Beheerder kan de auditfile downloaden. De boekhoudersrol heeft die bevoegdheid niet.
• Myfinance en WeFact: Bieden in de bekeken pakketinstellingen geen volledige financiële XML-auditfile-export. Ze zijn daarmee niet geschikt voor een overstap via een auditfile.

Wie is verantwoordelijk voor het bewaren?

Volgens de Belastingdienst blijf je als ondernemer eindverantwoordelijk voor het bewaren van je bedrijfsgegevens. Dat geldt ook als een externe boekhouder of softwareleverancier je administratie beheert.

• 7 jaar: De wettelijke bewaartermijn voor basisgegevens, zoals je grootboek en je klanten-, leveranciers-, inkoop- en verkoopadministratie.
• 10 jaar: De bewaartermijn voor gegevens over onroerende zaken en de One Stop Shop-regeling (OSS), een regeling voor btw-aangifte via een centraal loket.

Zeg je bij een overstap je softwareabonnement op? Exporteer dan niet alleen de auditfile. Bewaar ook alle bijbehorende facturen, bankafschriften en contracten.

Goede samenwerking vraagt om duidelijke afspraken over wie wat doet in de online administratie.

Hoe overleg je binnen de software?

Voorkom losse e-mails door vragen direct aan boekingen te koppelen:

• Moneybird (Groei): Biedt notities bij documenten en taken die je direct aan je accountant kunt toewijzen. Een activiteitenlogboek houdt de handelingen per gebruiker bij.
• Jortt (Plus): Biedt interne notities bij boekingen, facturen en relaties. Deze functie is alleen beschikbaar in het Plus-pakket.
• e-Boekhouden.nl: Biedt interne berichten en controleopdrachten die je binnen de administratie kunt toewijzen.
• Rompslomp: Biedt interne notities op facturen die de klant niet kan zien.

Hoe voorkom je wijzigingen in afgesloten periodes?

Heeft je boekhouder een kwartaal gecontroleerd en is de btw-aangifte ingediend? Dan moet je eerdere boekingen blokkeren. In de accountantsomgeving van SnelStart kan je boekhouder periodes met een toelichting blokkeren. Zo wijzig je niet per ongeluk een afgesloten periode.

Welke afspraken maak je vooraf?

• Invoeren en controleren: Spreek af wie inkoopbonnen en verkoopfacturen invoert en wie ze controleert. Bepaal ook of je de automatische verwerking via scan-en-herken uitbesteedt.
• Aangiftes indienen: Controleer of je accountant de btw-aangifte indient of dat je dit zelf doet na goedkeuring.
• Abonnement beheren: Bepaal of je zelf eigenaar bent van het softwareabonnement of een kantoorlicentie via je accountant gebruikt. Met een eigen abonnement houd je toegang als je van adviseur wisselt.