Wat kost een boekhoudprogramma echt?

Welke limieten gelden voor je administratie? Een goedkoop of gratis instappakket heeft vaak grenzen aan het gebruik. Je ontgroeit het pakket zodra je administratie niet meer binnen de voorwaarden past:

• Aantal boekingen: e-Boekhouden.nl ZZP Pakket heeft een maximum van 240 boekingen per boekjaar. Daarboven moet je overstappen naar het duurdere Standaard-pakket.
• Omzet en banktransacties: MoneyMonk Basis staat maximaal 20 banktransacties per maand én maximaal €20.000 omzet per jaar toe. Overschrijd je een grens, dan ga je automatisch naar een hoger pakket: Pro of Ultra.
• Facturen en uitgaven: Rompslomp Basic heeft een limiet van 10 facturen en 10 uitgaven per maand. Pas bij Professional vervallen deze grenzen.
• Bankbetalingen: met InformerOnline ZZP Basis verwerk je maximaal 30 bankbetalingen per maand.

Wat moet je controleren? Controleer vooraf je maandelijkse aantallen transacties en je jaaromzet. Kies niet alleen op basis van je huidige gebruik als je binnen enkele maanden de limieten overschrijdt.

Wat kosten extra gebruikers? Bij veel pakketten betaal je maandelijks extra voor teamleden. Voor externe adviseurs gelden vaak andere voorwaarden.

• SnelStart inKaart: naast de inbegrepen gebruiker betaal je €4,25 per maand per extra gebruiker.
• MoneyMonk: je betaalt €15 per extra gebruiker per maand.
• e-Boekhouden.nl: extra gewone gebruikers kosten niets.
• Rompslomp: Basic bevat standaard één extra gebruiker en Professional twee extra gebruikers.

Kun je rechten per medewerker instellen? Niet elk instappakket laat je precies instellen wat iedere medewerker mag bekijken of wijzigen.

Wat moet je controleren? Bepaal hoeveel collega's tegelijk facturen moeten invoeren of inzien. Moeten meerdere teamleden inloggen? Tel dan de kosten per extra gebruiker op bij de vaste softwarekosten.

Kun je administraties in een abonnement combineren? Heb je een holding, meerdere werkmaatschappijen of aparte handelsnamen? Dan kun je de administraties niet zomaar gratis combineren.

• Apart abonnement: bij e-Boekhouden.nl en MoneyMonk heeft elke administratie een eigen, volwaardig abonnement nodig.
• Toeslag per administratie: bij SnelStart kun je online administraties toevoegen voor €3,50 per administratie per maand, exclusief btw.
• Administraties inbegrepen: Twinfield Extra Boekhouden biedt ruimte voor vijf administraties. Dat kan gunstig zijn bij meerdere bedrijven, maar is overbodig voor een enkele eenmanszaak.

Wat moet je controleren? Heb je een holding met dochtermaatschappijen? Controleer dan per leverancier of je een toeslag per extra administratie betaalt, eventueel volgens een staffel, of voor iedere bv een nieuw basisabonnement nodig hebt.

Wat regelt de software voor je btw-aangifte? Rapportages voor je bedrijfsvoering zijn niet hetzelfde als officiële belastingaangiften.

Vrijwel alle vergeleken pakketten berekenen de btw-bedragen en ondersteunen directe digitale verzending naar de Belastingdienst. Dat geldt bijvoorbeeld voor e-Boekhouden.nl, DigiBoox, SnelStart inKaart, InformerOnline en Rompslomp. Bij MoneyMonk kan dit als je een actieve bankkoppeling hebt.

Wat regelt de software voor je inkomstenbelasting? Boekhoudsoftware maakt een balans en winst-en-verliesrekening, maar dient zelden zelfstandig de aangifte inkomstenbelasting (IB) in.

• MoneyMonk en Rompslomp: je neemt de cijfers handmatig over in de belastingaangifte.
• InformerOnline: je kunt cijfers via RGS, een standaard voor het uitwisselen van boekhoudgegevens, exporteren naar de externe aangiftesoftware Nextens.
• DigiBoox: je kunt kiezen voor een verzendservice voor de IB tegen een aparte betaling van €130.

Wat regelt de software voor een bv? Een standaard boekhoudpakket stelt geen officiële jaarrekening vast en verzorgt geen aangifte vennootschapsbelasting (VPB) voor een bv.

Wat moet je zelf regelen? Verwacht niet dat je software automatisch de jaarafsluiting en vennootschapsbelasting regelt. Gebruik de software voor je actuele cijfers en btw. Schakel voor de jaarrekening en belastingaangifte over je winst zo nodig een boekhouder of accountant in.

Wat betaal je voor bankkoppelingen? Voor automatische gegevensuitwisseling heb je vaak externe diensten nodig. Daar kunnen extra kosten bij horen.

• SnelStart: een PSD2-koppeling, waarmee de software bankgegevens ophaalt, is gratis inbegrepen.
• e-Boekhouden.nl: voor een Knab-koppeling betaal je €0,99 per maand extra.
• InformerOnline: een directe bankkoppeling kost €1 per gekoppelde rekening per maand. Voor ABN AMRO via tussenpartij Ponto betaal je €4 per maand.
• Myfinance: Myfinance rekent zelf niets extra voor bankkoppelingen. Ponto noemde eerder een tarief van €4 per maand; controleer of dit tarief nog geldt.
• Rompslomp: Basic en Professional bevatten standaard één bankkoppeling. Elke extra rekening kost €3 per maand.

Kun je betaallinks op facturen zetten? Veel pakketten ondersteunen een koppeling met Mollie voor online betaallinks op facturen. Dit kan onder andere bij DigiBoox, SnelStart en InformerOnline.

Wanneer heb je Peppol nodig? Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen. De Europese Unie heeft de ViDA-richtlijn aangenomen op 11 maart 2025. Lever je aan de Rijksoverheid? Dan geldt e-factureren via Peppol nu al op basis van de inkoopvoorwaarden.

Bij Rompslomp gebruik je credits om via Peppol te verzenden en te ontvangen. Die kosten €0,165 per credit.

Wat moet je controleren? Bepaal hoeveel zakelijke IBAN-rekeningen je hebt en hoe de software daarmee verbinding maakt. Controleer of je overheidsklanten facturen via Peppol eisen en welke kosten per bericht gelden.

Wat kosten scans en extra gebruik? Kijk verder dan de basisprijs van het abonnement. Voor extra functies betaal je vaak per scan, koppeling of administratie.

Scan & Herken (OCR) leest automatisch gegevens uit documenten. De kosten verschillen per pakket:

• e-Boekhouden.nl: je koopt vooraf credits, bijvoorbeeld 50 credits voor €12,50. Dat is €0,25 per stuk.
• InformerOnline ZZP Plus: je krijgt 50 scans per maand. Daarboven betaal je €0,15 per scan.
• Rompslomp Professional: 30 credits zijn inbegrepen. Extra credits kosten €0,165 per stuk.
• Myfinance: volgens de officiële tarievenpagina betaal je apart voor Scan & Herken en UBL, een bestandsformaat voor elektronische facturen.

Extra bankrekeningen en administraties kunnen je maandbedrag flink verhogen. Bij Rompslomp betaal je bijvoorbeeld €3 per extra bankrekening per maand.

Wat betaal je na een actieperiode? Veel pakketten adverteren met instaptarieven die na verloop van tijd verdubbelen.

• e-Boekhouden.nl ZZP Pakket: de eerste 12 maanden betaal je €4,98 per maand, daarna €9,95.
• MoneyMonk Pro: de eerste 3 maanden betaal je €15, daarna €32,50 per maand.

Ook kan het activeren van een proefperiode stilzwijgend leiden tot een betaald abonnement.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat moet je na een overstap bewaren? Ook na een overstap moet je aan de wettelijke administratieplichten voldoen.

• Bedrijfsadministratie: je moet deze wettelijk 7 jaar bewaren.
• Onroerende zaken en rechten daarop: je moet deze gegevens minimaal 10 jaar bewaren.

Dit geldt ook nadat je je softwareabonnement hebt beëindigd.

Welke gegevens kun je exporteren? Een overstap gaat makkelijker als je software een standaard auditfile kan exporteren: een exportbestand voor je boekhouder, zoals een XAF- of RGS-bestand. Onder meer e-Boekhouden.nl, SnelStart, MoneyMonk, InformerOnline en Rompslomp ondersteunen dit.

Bij Myfinance staat geen formele auditfile-exportfunctie in de documentatie over rapportages. Bij DigiBoox is import van een auditfile beschreven, maar export is niet bevestigd. Controleer dit vooraf.

Wat gebeurt er na opzegging? Na beëindiging van je account verlies je doorgaans de directe toegang tot je administratie. Download daarom vooraf deze gegevens en bewaar ze buiten het programma:

• Grootboekkaarten: overzichten van boekingen per rekening.
• Debiteuren- en crediteurenoverzichten: bedragen die je nog ontvangt of moet betalen.
• Facturen en originele pdf-documenten.

Wat moet je controleren? Exporteer vóór opzegging alle boekjaren, inclusief auditfile en bijbehorende facturen. Controleer of de nieuwe software openstaande posten en beginbalansen kan importeren.

Kan je adviseur gratis meekijken? De taakverdeling tussen jou en je adviseur bepaalt welk abonnement en welke dienstverlening je nodig hebt. Veel pakketten bieden gratis toegang voor een externe boekhouder.

• e-Boekhouden.nl: je adviseur kan kosteloos meekijken met een gratis accountantslicentie.
• SnelStart: je kunt je accountant gratis rechten geven in je online administratie, zonder extra gebruikerslicentie.
• MoneyMonk en Myfinance: je kunt je boekhouder of accountant gratis toevoegen.
• InformerOnline: er is een gratis accountancy-optie voor controleren en adviseren.

Is het werk van je accountant ook gratis? Gratis softwaretoegang betekent niet dat je accountant gratis werkt. Je accountant rekent de uren voor controle, jaarrekeningen en belastingadvies apart af.

Wat kost software met een boekhoudservice? Wil je je administratie en belastingaangiften uitbesteden? Let dan op de voorwaarden van de gecombineerde dienst.

• DigiBoox Boekhoudservice: €66 per maand, met een jaarabonnement en maandelijkse facturatie. Deze dienst is uitsluitend voor eenmanszaken.
• Myfinance Persoonlijke boekhouder ZZP: €69,95 per maand. Het verplichte Compleet-softwarepakket van €10 per maand zit niet in die prijs.

Wat moet je afspreken? Vraag je accountant welk softwarepakket de voorkeur heeft en of die een partnerlicentie heeft. Spreek vooraf duidelijk af wie de btw-aangifte, jaarafsluiting en deponeringen bij de KVK regelt.