Zakelijke rekening openen: stappen, documenten en vergelijken

Is een zakelijke rekening wettelijk verplicht?

Een zakelijke bankrekening is wettelijk alleen verplicht voor ondernemers met een besloten vennootschap (bv).

Bij andere rechtsvormen bepalen de voorwaarden van je bank of je een privérekening zakelijk mag gebruiken. ABN AMRO verbiedt bijvoorbeeld uitdrukkelijk in de voorwaarden om een privérekening zakelijk te gebruiken.

Welke documenten en gegevens moet je aanleveren?

Voor het openen van een zakelijke rekening heb je het volgende nodig:

• Een KVK-nummer.
• Een geldig identiteitsbewijs.
• Antwoorden over het doel en gebruik van de rekening.

Heb je een eenmanszaak? Dan lever je doorgaans je eigen identiteitsgegevens en ondernemingsgegevens aan. Bij een bv kunnen ook statuten, aandeelhoudersgegevens en UBO-bewijzen nodig zijn.

Is er geen uiteindelijke eigenaar met meer dan 25% belang aan te wijzen? Dan gelden hoger leidinggevenden, zoals vennoten of bestuurders, als UBO.

Hoe lang duurt het aanvraagproces?

Financiële instellingen zijn wettelijk verplicht om je identiteit vast te stellen. Soms moeten ze deze gegevens ook bijwerken terwijl je klant bent.

De verwerkingstijd verschilt per aanbieder:

• Rabobank: een beslissing binnen één werkdag.
• Finom: een beoordelingsperiode van 24 tot 72 uur.
• Triodos Bank: doorgaans enkele weken, met een officiële richttermijn tot 8 weken.

Kun je zelf bedragen bij klanten incasseren?

Met een nieuwe zakelijke betaalrekening kun je niet automatisch bedragen bij klanten afschrijven. Daarvoor moet je een apart incassocontract met geldige machtigingen afsluiten.

ABN AMRO biedt hiervoor een SEPA-incassocontract: een contract voor incasso's binnen het Europese betaalgebied. bunq en Informer Money ondersteunen geen automatische incasso bij je eigen klanten.

Welke limieten gelden voor overboekingen?

Voor uitgaande overboekingen gelden vaak limieten, bijvoorbeeld:

• Moneybird: een standaard daglimiet van €2.500.
• GoDutch: standaard directe verwerking via SEPA Instant tot €100.000.

Hoe stel je rechten in voor je team?

Als rekeninghouder kun je in de bankomgeving rechten per gebruiker instellen. Je kunt bijvoorbeeld een volmacht geven of iemand alleen betalingen laten klaarzetten.

Bij Rabobank kun je per gebruiker instellen dat voor betalingen boven een bepaald bedrag een tweede handtekening verplicht is.

Bij zakelijke rekeningen met meerdere directeuren biedt bunq optioneel vier-ogen-goedkeuring. Daarbij moet een tweede gemachtigde externe overboekingen goedkeuren.

Hoe verbind je de rekening met je administratie?

Grootbanken zoals ABN AMRO bieden directe automatische bankkoppelingen met onder meer Exact Online en e-Boekhouden.nl.

De Moneybird Betaalrekening is uitsluitend gekoppeld aan de eigen boekhoudomgeving van Moneybird. Je kunt deze rekening niet aan externe boekhoudpakketten koppelen.

Kun je contant geld storten?

Aanbieders zoals bunq, Finom, GoDutch, Moneybird, Qonto en Triodos Bank ondersteunen geen contante stortingen via eigen geldautomaten of Geldmaat.

Waarop let je bij pinnen in het buitenland?

Bij pinnen in het buitenland adviseert bunq om Dynamic Currency Conversion af te wijzen. Dat is het direct omrekenen naar je eigen valuta. Zo vermijd je slechtere wisselkoersen en extra opslagen.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke bescherming biedt een bankvergunning?

Saldi bij banken met een Nederlandse bankvergunning, zoals ABN AMRO, bunq en Triodos Bank, vallen onder de Nederlandse Depositogarantie. Die beschermt je saldo tot €100.000 per rekeninghouder.

Het tegoed op de Moneybird Betaalrekening staat bij partner Adyen N.V. Via de bankvergunning van Adyen N.V. beschermt het Nederlandse depositogarantiestelsel dit tegoed tot €100.000.

Hoe bewaren elektronischgeldinstellingen je geld?

Bij elektronischgeldinstellingen zoals Finom geldt geen depositogarantie. Zij bewaren klantgelden apart via een stichting derdengelden bij BNP Paribas. Zo'n stichting houdt het geld van klanten gescheiden.

Wat moet je zelf doen bij overstappen?

De Overstapservice tussen banken loopt 13 maanden. Instanties zoals de Belastingdienst vereisen dat je je nieuwe rekeningnummer alsnog zelf rechtstreeks doorgeeft.

Kun je extra zakelijke rekeningen openen?

Bij ABN AMRO en Rabobank kun je naast je betaalpakket extra zakelijke rekeningen openen. Daarmee kun je geldstromen van nevenvestigingen of btw scheiden.

Bij bunq Business kun je binnen je zakelijke account meerdere rekeningen met een eigen IBAN aanmaken.