Declaratiesoftware voor medewerkers en finance

Vaste licenties of betalen per actieve gebruiker?

Niet elke medewerker declareert maandelijks. Bij veel software betaal je toch een vast maandbedrag voor elke geregistreerde medewerker. Rydoo Pro werkt bijvoorbeeld met licenties per geregistreerde gebruiker vanaf 5 medewerkers.

Declareert slechts een deel van je personeel af en toe? Dan zijn tarieven op basis van activiteit voordeliger. Rydoo Business rekent vanaf 30 actieve gebruikers. Exact SRXP hanteert met het Corporate-pakket een tarief per declaratieformulier.

Hoeveel licenties moet je minimaal afnemen?

Controleer voordat je een contract tekent hoeveel gebruikers een leverancier minimaal eist:

• Mobilexpense Declaree: minimaal 20 gebruikers.
• Circula: minimaal 10 licenties.

Heb je een kleiner team en wil je niet betalen voor ongebruikte licenties? Dan vallen zulke pakketten af. Vraag daarom altijd na of het minimum past bij de huidige omvang van je team.

Hoe werkt mobiel scannen?

Medewerkers willen onderweg direct een foto maken van een lunchbon of parkeerkaartje. Moderne declaratiesoftware gebruikt OCR: automatische tekstherkenning. Daarmee leest de software het bedrag, de datum en de btw van het bonnetje af.

Aanbieders zoals Klippa SpendControl, Circula en Exact SRXP lezen bonnen direct in via de app. Zo hoeven medewerkers aan het einde van de maand geen bedragen over te typen in spreadsheets.

Hoe voldoe je aan de bewaarplicht?

Volgens de regels van de Belastingdienst moet je zakelijke facturen en bonnen 7 jaar bewaren. Een digitale scan mag het papieren origineel vervangen. De scan moet dan wel een juiste en volledige weergave van het origineel zijn.

De software moet dus niet alleen de gegevens uitlezen, maar ook de volledige afbeelding scherp en controleerbaar opslaan. Controleer bij de leverancier of bijlagen als PDF of afbeelding bij de boeking bewaard blijven.

Wie keurt goed en wie controleert?

Houd goedkeuring en financiële controle duidelijk gescheiden. De direct leidinggevende beoordeelt in de software of de uitgave inhoudelijk akkoord is. Daarna controleert je financiële team of de declaratie aan de fiscale regels voldoet.

De aanbieders richten dit verschillend in:

• Bij Circula keurt de manager de declaratie goed en voert de accountant de controle uit.
• Mobilexpense Declaree stuurt rapporten stapsgewijs langs de manager en de eindgoedkeuring.
• Rydoo Pro voegt een tweede goedkeuringslijn toe.

Welke fiscale controles blijven nodig?

Automatische goedkeuring of tekstherkenning via OCR betekent niet dat de btw automatisch aftrekbaar is. Btw op eten en drinken in een horecagelegenheid mag je als werkgever doorgaans niet aftrekken als voorbelasting: btw op zakelijke aankopen.

Je financiële team moet ook controleren hoe de vergoeding onder de werkkostenregeling (WKR) valt. Deze regeling bepaalt hoe je vergoedingen aan medewerkers fiscaal behandelt. De vergoeding kan onder een gerichte vrijstelling vallen of in de vrije ruimte terechtkomen. Gerichte vrijstellingen gelden voor specifieke vergoedingen; de vrije ruimte is het bedrag dat je onbelast aan vergoedingen kunt besteden.

Zorg dat je vooraf per afdeling kunt instellen wie welke rol heeft en wie declaraties mag goedkeuren.

Hoe berekent de software reisafstanden?

Rijden je medewerkers zakelijke kilometers met een privéauto? Dan wil je discussies over afstanden voorkomen. Aanbieders zoals Exact SRXP, Mobilexpense en Klippa SpendControl berekenen afstanden automatisch via een ingebouwde Google Maps-koppeling.

Je medewerker vult alleen het vertrek- en aankomstadres in. Het systeem berekent de exacte reisafstand en vermenigvuldigt die met het ingestelde kilometertarief.

Welke kilometertarieven kun je instellen?

Sinds 1 januari 2026 mag je als werkgever op basis van een vooruitlopend beleidsbesluit €0,25 per kilometer onbelast vergoeden. Controleer of de software dit actuele tarief ondersteunt en niet standaard rekent met het oudere bedrag van €0,23.

Bij Klippa SpendControl kun je afwijkende vergoedingen per afdeling of categorie instellen. Mobilexpense Declaree biedt variabele kilometervergoedingen als aparte uitbreiding.

Betaal je per gebruiker of per formulier?

Naast de vaste softwarelicentie brengen veel pakketten variabele kosten in rekening. Sommige leveranciers rekenen per ingediend declaratieformulier. Exact SRXP Corporate hanteert bijvoorbeeld een tarief per formulier per maand.

Bij andere aanbieders betaal je voor elke gebruiker die in een maand een declaratie indient, goedkeurt of controleert. Stem je licentiemodel daarom af op het aantal actieve declaraties, niet op je totale personeelsbestand.

Welke extra kosten en contractvoorwaarden gelden?

Let op functies die je nodig hebt, maar die niet in het basistarief zitten. Bij Klippa SpendControl Effective betaal je bovenop de gebruikersprijs voor:

• Digitale goedkeuringsstappen: €50 per maand.
• Boekhoudkoppelingen: vanaf €50 per maand.

Exact SRXP vermeldt expliciet dat eenmalige implementatiekosten niet in de getoonde tarieven zitten. Dit zijn kosten voor het invoeren en inrichten van de software.

Houd ook rekening met contractduren van 12 maanden en opzegtermijnen van 30 tot 90 dagen. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Direct boeken of handmatig exporteren?

Een goed declaratiesysteem voorkomt dat je financiële team goedgekeurde declaraties moet overtypen. Er is wel een belangrijk verschil tussen een directe API-koppeling en een periodieke export. Een API-koppeling laat systemen rechtstreeks gegevens uitwisselen. Bij een export zet je gegevens over via een bestand.

Mobilexpense Declaree biedt een API-koppeling met Exact Online. Die boekt goedgekeurde declaraties direct digitaal in, inclusief het declaratieoverzicht als PDF. Circula gebruikt een REST API, een type API-koppeling. Daarmee zet je financiële team rapporten met enkele klikken door naar Exact Online.

Past de koppeling bij je administratie?

Controleer voor aanschaf of de declaratiesoftware aansluit op je rekeningschema: de indeling van je boekhouding. Exact SRXP ondersteunt exports op basis van grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Daarmee verdeel je kosten over boekhoudcategorieën en bijvoorbeeld afdelingen.

Koppel je de software aan Exact Online of een ander boekhoudpakket? Controleer dan of de koppeling in je abonnement zit of dat je er maandelijks apart voor betaalt. Test in een demo hoe de software foutmeldingen en afwijzingen doorgeeft.

Kun je alle bonnen en rapporten exporteren?

Stap je over van Excel of een ander declaratiesysteem? Dan blijft de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar gelden. Als je het abonnement beëindigt, moet je alle oude bonnen en rapporten volledig kunnen exporteren.

Vraag je oude aanbieder in welk bestandsformaat je de gegevens ontvangt. Een CSV-export, een gegevensbestand met alleen bedragen, is onvoldoende voor de Belastingdienst. Je hebt de originele, leesbare PDF- en beeldbestanden nodig, inclusief de datumstempels.

Wat regel je voor het oude contract stopt?

Zorg dat alle ingediende declaraties zijn goedgekeurd, uitbetaald en geboekt voordat je het oude contract stopzet. Bij Circula en Rydoo duurt een proefperiode maximaal 14 dagen. Die periode is bedoeld om de inrichting en de goedkeuringsstappen te testen.

Controleer de opzegtermijn van je huidige contract:

• Klippa SpendControl hanteert contracten van 1 tot 5 jaar met een standaard opzegtermijn van 90 dagen.
• Bij Mobilexpense Declaree moet je 60 dagen voor het einde van het jaarcontract schriftelijk opzeggen.