Overstappen van Excel naar een boekhoudprogramma

Mag je blijven boekhouden in Excel? Een boekhoudprogramma is wettelijk niet verplicht. Ook volgens de KVK mag je een goede, controleerbare administratie in Excel bijhouden. In de praktijk stappen ondernemers over door meer administratief werk, de kans op fouten en belastingcontroles.

Hoe voorkom je fouten en te late aangiftes? In Excel leidt een typefout of een kapotte formule snel tot een verkeerde aangifte. Software rekent bedragen automatisch door naar de btw-aangifte en waarschuwt bij ontbrekende facturen.

Komen je kwartaalaangifte en betaling niet op tijd binnen, dan riskeer je boetes van de Belastingdienst. Denk aan Q3 vóór 31 oktober of Q4 vóór 31 januari. Ontdek je achteraf een fout, dan gelden deze regels:

• Correcties tot €1.000 mag je meenemen in de eerstvolgende aangifte.
• Bij grotere correcties moet je binnen acht weken na ontdekking een suppletie indienen: een officiële correctie van je btw-aangifte.

Boekhoudsoftware signaleert zulke verschillen direct in je administratie.

Wanneer heb je e-facturatie nodig? Factureer je aan de Rijksoverheid? Dan volstaat een Excel-factuur die je als pdf mailt niet. Centrale overheden eisen elektronische facturatie via Peppol, een netwerk voor het uitwisselen van e-facturen.

Wat gebeurt er bij overschrijding van de KOR-grens? Ook bij de kleineondernemersregeling (KOR) biedt software houvast. Komt je jaaromzet boven €20.000, dan vervalt de vrijstelling direct vanaf de transactie waarmee je de grens overschrijdt. Vanaf die transactie moet je btw berekenen.

Wie mag welke gegevens zien? In Excel ziet iedereen met toegang tot het bestand alle regels, saldi en formules. Gaat een medewerker verkoopfacturen versturen of bonnen invoeren? Dan wil je voorkomen dat die ook privégegevens of je volledige resultaten ziet.

Wat kost een extra gebruiker? De mogelijkheden en kosten verschillen per boekhoudpakket:

• e-Boekhouden.nl: je kunt binnen het pakket kosteloos extra gebruikers aanmaken.
• SnelStart: inKaart bevat één gebruiker. Een extra gebruiker kost €4,25 per maand exclusief btw.
• Kleisteen: een extra gebruiker met een eigen inlog kost €4,00 per maand exclusief btw.
• MoneyMonk: de gebruikershandleiding noemt €15,00 per extra gebruiker per maand. Toegang voor je accountant is altijd gratis.
• Jortt: Jortt Plus biedt onbeperkte gebruikers.

Controleer vooraf of een medewerker alleen verkoopfacturen mag aanmaken of ook banktransacties mag goedkeuren.

Moet je administraties gescheiden houden? Werk je met een holdingstructuur, meerdere bv's of nevenactiviteiten? Dan eist de Belastingdienst dat je de administraties strikt gescheiden houdt. In Excel maak je eenvoudig een extra tabblad of bestand aan. In boekhoudsoftware betaal je doorgaans apart voor een extra administratie.

Wat kost een extra administratie? De kosten en inrichting verschillen per leverancier:

• SnelStart: elke extra online administratie kost €3,50 per maand exclusief btw bovenop inKaart.
• Rompslomp: binnen Professional kost een extra administratie €10,00 per maand.
• Jortt: je betaalt per administratie. Jortt Plus kost €39,95 per maand per afzonderlijke onderneming.
• e-Boekhouden.nl: voor elke afzonderlijke onderneming heb je een eigen betaald abonnement nodig.

Wat regel je bij de jaarafsluiting? Voor een eenmanszaak volstaat het opnemen van je winst uit onderneming in de inkomstenbelasting. Bij een bv moet je wettelijk een jaarrekening deponeren bij de KVK. Ook moet je vóór 1 juni van het volgende kalenderjaar aangifte vennootschapsbelasting (VPB) doen.

Boekhoudpakketten leveren de balans en winst-en-verliescijfers. Ze verzorgen zelden zelfstandig de volledige deponering of VPB-aangifte. Daarvoor is meestal een adviseur of een export naar fiscale software nodig.

Welke cijfers zie je direct? In Excel onderhoud je zelf draaitabellen en formules voor je balans en resultatenrekening. Boekhoudpakketten gebruiken een vast grootboekrekeningschema: een indeling van je boekingen in categorieën. Ze verwerken boekingen direct in een actuele balans en winst-en-verliesrekening. Zo zie je steeds welke klanten nog moeten betalen en welke leveranciers je nog moet betalen.

Welke aangiftes dient de software in? Een rapportage is niet hetzelfde als een ingediende aangifte. Let op de verschillen:

• Btw-aangifte: SnelStart, e-Boekhouden.nl, Rompslomp en InformerOnline berekenen de btw-bedragen en sturen de aangifte direct digitaal naar de Belastingdienst. Bij pakketten zoals Gekko neem je de berekende cijfers zelf over in het portaal van de Belastingdienst.
• Inkomstenbelasting (IB): geen enkel pakket dient zelfstandig je particuliere aangifte inkomstenbelasting in. Je gebruikt de fiscale jaarcijfers om je winst uit onderneming in Mijn Belastingdienst in te vullen, of je adviseur doet dit.
• ICP-opgaven en suppleties: controleer of je software leveringen binnen de EU kan rapporteren via een ICP-opgave. Controleer ook of je correcties op btw-aangiftes direct kunt versturen via Digipoort, het digitale kanaal van de overheid.

Hoe werkt een automatische bankkoppeling? Een automatische bankkoppeling via PSD2, de regels voor toegang tot betaalgegevens, bespaart handmatige invoer in Excel. De software leest dagelijks transacties in van banken zoals ING, Rabobank, ABN AMRO en Knab.

Een bankkoppeling verwerkt betalingen niet altijd automatisch definitief. Systemen doen voorstellen op basis van het factuurnummer of IBAN. Bij onder andere Rompslomp moet je die voorstellen zelf controleren en definitief goedkeuren.

Kun je betaallinks op facturen zetten? Vrijwel alle pakketten ondersteunen een koppeling met Mollie voor iDEAL-betaallinks op facturen. Daarmee kun je sneller betaald krijgen.

Welke pakketten ondersteunen Peppol? De mogelijkheden voor elektronische facturatie via Peppol verschillen:

• SnelStart, InformerOnline en Rompslomp: ondersteunen verzending en/of ontvangst via Peppol.
• e-Boekhouden.nl: Peppol is op dit moment nog in ontwikkeling.
• Exact Reeleezee: ondersteunt vooralsnog geen algemene Peppol-koppeling.

Welke extra kosten kun je verwachten? Naast het vaste abonnement rekenen veel leveranciers kosten op basis van je gebruik. Dat geldt ook voor functies die je bij een overstap vanuit Excel nodig hebt. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat kost bonnen scannen? Met Scan & Herken leest de software gegevens van je bonnen. Sommige pakketten bieden deze functie aan met vaste limieten:

• InformerOnline ZZP Plus: 50 scans per maand gratis, daarna €0,15 per scan.
• Rompslomp Professional: 30 credits per maand, met extra bundels vanaf €0,165 per credit.
• Kleisteen: €0,09 per bon.
• e-Boekhouden.nl: scancredits koop je apart.

Wat kost een bankkoppeling? Een bankkoppeling is niet altijd gratis inbegrepen:

• InformerOnline: €1,00 per gekoppelde rekening per maand. Voor specifieke banken, zoals ABN AMRO, komt daar €4,00 via Ponto bij.
• Kleisteen: €1,75 per IBAN per maand.
• Rompslomp: €3,00 per maand per extra bankkoppeling.
• e-Boekhouden.nl: €0,99 per maand voor een Knab-koppeling.

Welke gebruikslimieten en uitbreidingskosten gelden? Let ook op de grenzen van je abonnement:

• MoneyMonk Pro: maximaal 50 banktransacties per maand en €100.000 omzet per jaar.
• Extra administraties en gebruikers: uitbreiding buiten één gebruiker of één administratie kost vaak tussen €3,50 en €15,00 extra per maand.

Start je opnieuw of importeer je eerdere boekingen? Bij de overstap vanuit Excel heb je twee opties:

• Starten met een beginbalans: je sluit je Excel-boekhouding af aan het einde van een kwartaal of boekjaar. In de nieuwe software voer je alleen de beginbalans in, met de bedragen die klanten nog moeten betalen en die je leveranciers nog moet betalen. Partijen zoals Jortt, Moneybird en Kleisteen schrijven deze methode standaard voor. Zij weigeren of blokkeren de directe import van eerdere boekingen uit andere systemen.
• Eerdere boekingen importeren: bij SnelStart (inKaart) en e-Boekhouden.nl kun je eerdere journaalposten en grootboekmutaties, de afzonderlijke financiële boekingen, meenemen. Dit kan via een Excel/CSV-import van grootboekrekeningen en boekingen. Bij SnelStart valt gegevens importeren uitdrukkelijk buiten de reguliere helpdeskondersteuning.

Welke gegevens moet je bewaren? De wettelijke fiscale bewaarplicht blijft gelden, hoe je ook overstapt:

• Basisgegevens moet je zeven jaar digitaal bewaren.
• Gegevens over onroerende zaken moet je tien jaar digitaal bewaren.

Alleen een beginbalans importeren verandert niets aan die bewaarplicht. Bewaar je oorspronkelijke Excel-bestanden, bankafschriften en facturen digitaal in een apart archief.

Kan je boekhouder direct meekijken? Na de overstap naar software kan je boekhouder direct meekijken. Je hoeft dan geen bestanden meer rond te mailen. Bij vrijwel alle pakketten is een meekijk- of beheerdersaccount voor een externe accountant gratis. Dat geldt onder andere voor SnelStart, e-Boekhouden.nl, InformerOnline, MoneyMonk en Kleisteen.

Kan je accountant een auditfile gebruiken? Gebruikt je accountant eigen software voor jaarrekeningen? Dan is een auditfile belangrijk: een exportbestand waarmee je accountant je boekhouding kan inlezen. Een XML Auditfile Financieel (XAF) bevat alle boekingen en rekeningen volgens de standaarden van de Belastingdienst.

Pakketten zoals e-Boekhouden.nl, SnelStart, Jortt (XAF 4.0.3), Kleisteen, Rompslomp en Exact Reeleezee ondersteunen deze export direct. Leveranciers die alleen spreadsheet- of pdf-exporten leveren, voldoen niet aan deze standaard voor gegevensuitwisseling.