1. Wie wij zijn
Boekhouder.nl is een handelsnaam van FinanceLabs BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76299252. FinanceLabs BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.
Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen via privacy@boekhouder.nl.
2. Welke gegevens we verwerken
Welke gegevens we verwerken, hangt af van de diensten die je gebruikt. Het kan gaan om:
- Contactgegevens: bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van een bericht of aanvraag.
- Bedrijfsgegevens en voorkeuren: bijvoorbeeld je rechtsvorm, branche, budget, gewenste functies en andere informatie die je zelf verstrekt.
- Gegevens uit de AI-keuzehulp: je vragen, geselecteerde filters, relevante gesprekscontext, antwoorden en interacties met de resultaten.
- Account- en opslaggegevens: gegevens voor toegang tot je account en de voorkeuren of overzichten die je opslaat.
- Technische en gebruiksgegevens: bijvoorbeeld IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina’s, klikgegevens, sessiegegevens en foutmeldingen.
- Toestemmingen en keuzes: bijvoorbeeld je nieuwsbriefaanmelding, cookievoorkeuren of afmelding.
Zakelijke gegevens vallen ook onder deze verklaring wanneer ze naar jou als persoon te herleiden zijn, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak.
We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou en bij het gebruik van onze diensten. Ook kunnen gegevens afkomstig zijn van zakelijke partners, aanvraagformulieren van derden of openbare zakelijke bronnen. Als we persoonsgegevens uit een andere bron ontvangen, informeren we je over die bron en het gebruik van de gegevens zoals de AVG voorschrijft.
3. Waarvoor we gegevens gebruiken
We gebruiken persoonsgegevens voor onderstaande doelen. Daarbij geldt steeds een passende wettelijke grondslag.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| De door jou gevraagde keuzehulp, accountfunctie of opslagdienst leveren en een aangevraagd overzicht versturen. | Uitvoering van onze overeenkomst met jou, voor zover de verwerking daarvoor noodzakelijk is. |
| Vragen beantwoorden, contact onderhouden en feedback of klachten behandelen. | Ons gerechtvaardigde belang om onze dienstverlening te verzorgen en te verbeteren. |
| Een door jou aangevraagde match of contactaanvraag met een boekhouder of administratiekantoor uitvoeren. | Uitvoering van de gevraagde dienst. |
| De website beveiligen, misbruik voorkomen en technische problemen onderzoeken. | Ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening. |
| Gebruik en kwaliteit van onze website en keuzehulpen onderzoeken en verbeteren. | Gerechtvaardigd belang, voor zover de verwerking noodzakelijk is en jouw privacybelangen niet zwaarder wegen. Voor toestemmingplichtige tracking vragen we toestemming. |
| Nieuwsbrieven of andere marketingberichten sturen waarvoor je je hebt aangemeld. | Toestemming. |
| Wettelijke verplichtingen nakomen, waaronder het behandelen van privacyverzoeken. | Wettelijke verplichting. |
Ben je contactpersoon van een bedrijf waarmee wij zaken doen? Dan verwerken we noodzakelijke zakelijke contactgegevens op grond van ons gerechtvaardigde belang om die zakelijke relatie te onderhouden.
Bij een gerechtvaardigd belang wegen we ons doel en de noodzaak van de verwerking af tegen jouw rechten en privacybelangen. Je kunt daartegen bezwaar maken. Waar we toestemming vragen, kun je die later weer intrekken. Alleen het bezoeken van de website of lezen van deze verklaring geldt niet als toestemming.
Je hoeft geen optionele gegevens te verstrekken. Zonder gegevens die nodig zijn voor een gekozen functie kunnen we die functie niet uitvoeren. Zo hebben we een e-mailadres nodig om een overzicht te mailen.
4. AI-keuzehulpen en persoonlijke resultaten
Boekhouder.nl gebruikt AI om vragen te begrijpen, informatie toegankelijk te maken en mogelijkheden te vergelijken. De keuzehulpen behandelen verschillende onderwerpen, waaronder boekhoudsoftware, zakelijke rekeningen, financiering, belastingen en workflows.
De AI verwerkt je invoer en relevante gesprekscontext samen met beschikbare product- en onderzoeksgegevens. Je antwoorden en filters kunnen bepalen welke resultaten je ziet en in welke volgorde. Wanneer hiermee persoonlijke voorkeuren worden beoordeeld, kan sprake zijn van profilering.
De keuzehulp ondersteunt je eigen afweging. Zij beslist niet over het toekennen van krediet, het openen van een bankrekening of je toelating tot diensten van een aanbieder.
Voor AI-functionaliteit kunnen we externe AI- en infrastructuurdiensten inschakelen. Zij verwerken de gegevens die nodig zijn om de betreffende functie uit te voeren. Het gebruik van een keuzehulp is geen algemene toestemming om je persoonsgegevens voor modeltraining of andere aanvullende doelen te gebruiken. Voor aanvullend gebruik moeten een passend doel en een geldige grondslag bestaan en informeren we je vooraf; waar nodig vragen we afzonderlijke toestemming.
Deel alleen informatie die nodig is voor je vraag. Vermeld geen BSN, DigiD-gegevens, wachtwoorden, volledige betaalkaartgegevens of onnodige persoonsgegevens van anderen.
5. Overzichten, e-mail en contactaanvragen
Vraag je om een overzicht of routekaart per e-mail? Dan gebruiken we je e-mailadres voor die verzending. Daarmee meld je je niet automatisch aan voor marketingberichten.
Wanneer je een overzicht opslaat, kunnen de daarin opgenomen voorkeuren en resultaten worden bewaard om het later te gebruiken. Kies je ervoor om informatie te delen, houd er dan rekening mee dat de ontvanger de gedeelde inhoud kan bekijken en verder verspreiden.
Bij een contactaanvraag leggen we bij het formulier uit voor welk doel je gegevens worden gebruikt en aan welke partij of categorie partijen ze worden verstrekt. We beperken de doorgifte tot wat voor die aanvraag nodig is.
6. Dienstverleners en andere ontvangers
Voor onze dienstverlening kunnen we persoonsgegevens laten verwerken door aanbieders van hosting, opslag, accountbeheer, e-mail, klantenondersteuning, beveiliging, AI, analyse en het meten van commerciële verwijzingen.
Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, maken we afspraken over onder meer het doel, de beveiliging en de toegestane verwerking. Een partij die gegevens voor eigen doeleinden verwerkt, heeft daarvoor een eigen verantwoordelijkheid en moet je daarover informeren.
Als je vraagt om contact met een boekhouder of administratiekantoor, kunnen we de daarvoor noodzakelijke gegevens aan die partij of een betrokken matchingspartner verstrekken. Voor hun eigen verwerking geldt ook hun privacyverklaring.
Boekhouder.nl kan vergoedingen ontvangen voor advertenties, commerciële verwijzingen of aangevraagde contacten. Zo’n vergoeding vormt op zichzelf geen grondslag voor het delen van persoonsgegevens. Voor de gegevensverwerking blijven de beschreven doelen, grondslagen en jouw toepasselijke keuzes gelden.
We kunnen gegevens daarnaast verstrekken wanneer dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor het onderbouwen, uitoefenen of verdedigen van een juridische aanspraak.
7. Verwerking buiten de EER
Dienstverleners kunnen gegevens verwerken binnen of buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Verwerking buiten de EER mag alleen plaatsvinden met een geldige regeling voor die doorgifte, naast een grondslag voor de verwerking zelf.
Dat kan bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen wanneer die nodig zijn. We beoordelen welke regeling op de betreffende verwerking van toepassing is.
Je kunt via privacy@boekhouder.nl informatie opvragen over de relevante ontvangers, bestemmingen en gebruikte waarborgen, en waar van toepassing een kopie van die waarborgen ontvangen.
8. Hoe lang we gegevens bewaren
We beperken de bewaring tot wat nodig is voor het doel waarvoor gegevens zijn verzameld. De bewaartermijn wordt bepaald door de functie die je gebruikt, de duur van de dienstverlening, eventuele vervolgvragen en toepasselijke wettelijke verplichtingen.
Daarbij hanteren we de volgende uitgangspunten:
- Gesprekken en overzichten: de benodigde gesprekscontext, eventuele opslag op jouw verzoek en het afhandelen van aangevraagde ondersteuning bepalen hoe lang bewaring nodig is.
- Accounts: de duur van de accountrelatie en de noodzakelijke afhandeling na beëindiging bepalen de bewaring. Niet alle accountgegevens hoeven daarna behouden te blijven.
- Contact en aanvragen: we kijken naar de afhandeling van de vraag, het verzoek of de klacht en de noodzaak van verdere opvolging.
- Nieuwsbrieven: we gebruiken je gegevens hiervoor tot je je afmeldt. Daarna beperken we eventuele bewaring tot wat nodig is om je afmelding te respecteren en toestemming aan te tonen.
- Technische en beveiligingsgegevens: de noodzaak om storingen, misbruik of incidenten te onderzoeken en op te lossen bepaalt de bewaring.
- Wettelijke administratie en geschillen: daarvoor gelden de toepasselijke wettelijke termijnen en de duur van de noodzakelijke afhandeling.
Na afloop verwijderen we de gegevens of anonimiseren we ze zodat ze niet meer naar jou te herleiden zijn. Gegevens die alleen zijn gepseudonimiseerd blijven persoonsgegevens. Eventuele resterende back-ups vallen eveneens onder de beperking van bewaring.
Informatie bij een specifieke functie kan deze algemene uitgangspunten aanvullen met de bijbehorende termijn of verwijdercriteria.
10. Jouw rechten
Onder de voorwaarden van de AVG kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van je persoonsgegevens. Bij verwerking op grond van gerechtvaardigd belang kun je vanwege jouw situatie bezwaar maken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken; dan stoppen we daarmee.
Toestemming kun je op ieder moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
Stuur je verzoek naar privacy@boekhouder.nl. We reageren binnen één maand. Als de wet een verlenging toestaat, informeren we je binnen die maand over de reden; de verlenging bedraagt maximaal twee maanden. Bij redelijke twijfel over je identiteit vragen we alleen informatie die nodig is om deze te controleren.
Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer uitleg over je rechten vind je bij de Europese privacytoezichthouders.
11. Beveiliging
We treffen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking. Daarmee beschermen we persoonsgegevens tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Toegang tot persoonsgegevens beperken we tot personen en partijen die deze voor hun taak nodig hebben.
Vermoed je een beveiligingsprobleem met persoonsgegevens? Meld dit via privacy@boekhouder.nl.
12. Wijzigingen en contact
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Over relevante wijzigingen informeren we je tijdig en we vragen opnieuw toestemming wanneer dat nodig is. Verder gebruik van de website geldt op zichzelf niet als toestemming voor nieuwe verwerkingen.
Heb je vragen over deze verklaring of over het gebruik van jouw persoonsgegevens? Neem contact op met FinanceLabs BV via privacy@boekhouder.nl.