Boekhoudprogramma voor zzp’ers vergelijken

Als zzp’er ben je wettelijk verplicht een betrouwbare en controleerbare administratie bij te houden. Volgens de Kamer van Koophandel mag je hiervoor Excel of een boekhoudpakket gebruiken. Krijg je meer inkoopbonnen, verkoopfacturen en banktransacties? Dan kost handmatig bijhouden in spreadsheets al snel meer tijd en maak je makkelijker fouten.

Wanneer moet je een groter pakket nemen? Let bij een zzp-instappakket op de grenzen voor het aantal boekingen, transacties en documenten:

• e-Boekhouden.nl ZZP Pakket: maximaal 240 boekingen per boekjaar. Daarna moet je overstappen naar Standaard.
• MoneyMonk Starter: maximaal 20 banktransacties per maand en €50.000 omzet per jaar.
• MoneyMonk Pro: maximaal 50 transacties per maand en €100.000 omzet per jaar. Bij overschrijding van de grenzen van Starter of Pro krijg je automatisch een groter pakket.
• Rompslomp Basic: maximaal 10 facturen en 10 uitgaven per maand. Daarna moet je overstappen naar Professional.
• InformerOnline ZZP Basis: maximaal 30 banktransacties per maand.

Groeit je administratie? Controleer dan zelf of je pakket nog past of dat je een groter pakket nodig hebt om blokkades te voorkomen.

Als zzp’er werk je meestal alleen in het programma. Wil je samenwerken met een boekhouder of personeel toegang geven? Dan verschillen de voorwaarden sterk per aanbieder.

Toegang voor de boekhouder of accountant Bij de meeste aanbieders is een meekijkaccount voor je adviseur gratis inbegrepen. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• e-Boekhouden.nl.
• InformerOnline: 1 ondernemer + 1 accountant.
• Gekko.
• Myfinance.

Bij Jortt ZZP zijn standaard 2 gebruikers inbegrepen.

Extra medewerkers toevoegen Wil je een assistent of partner toegang geven? Controleer dan vooraf de voorwaarden:

• Rompslomp Professional: 2 extra gebruikers zijn inbegrepen. Een losse extra gebruiker kost €3 per maand.
• MoneyMonk: de informatie van de aanbieder spreekt elkaar tegen. De ene pagina noemt gratis extra gebruikers, een andere hulppagina noemt €15 per maand exclusief btw per extra gebruiker. Vraag dit na voordat je extra accounts aanmaakt.
• InformerOnline ZZP Basis en Plus: je krijgt 1 gebruikersaccount plus toegang voor je accountant. Voor extra gewone gebruikers heb je een groter pakket nodig.

Heb je naast je eenmanszaak een tweede handelsnaam met een aparte administratie? Of beheer je meerdere ondernemingen? Boekhoudsoftware voor zzp’ers gaat vrijwel altijd uit van één administratie per abonnement.

Wat betaal je voor extra administraties?

• Een apart abonnement: bij onder meer Jortt, e-Boekhouden.nl en MoneyMonk heb je voor elke administratie een eigen abonnement nodig. Je ontvangt per onderneming een aparte factuur.
• Een toeslag: bij Rompslomp Professional is één boekhouding inbegrepen. Een extra administratie kost €10 per maand.
• Bedrijfsprofielen koppelen: bij Gekko Premium kun je meerdere bedrijfsprofielen koppelen. Dat betekent niet automatisch dat je onbeperkt losse administraties voor één vast tarief krijgt.

Beheer je meerdere ondernemingen? Controleer dan vooraf of je per onderneming het volledige pakkettarief betaalt of een lager tarief voor een extra administratie.

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan je btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting (IB). ‘IB-ondersteuning’ betekent niet altijd dat de software je aangifte ook verstuurt.

Btw-aangifte: direct indienen of handmatig overnemen Pakketten zoals e-Boekhouden.nl, InformerOnline, Jortt en Rompslomp berekenen je btw. Ze kunnen de aangifte ook direct digitaal naar de Belastingdienst sturen.

Bij Gekko berekent de software de btw-cijfers. Je moet de bedragen zelf invoeren op de website van de Belastingdienst. Ook als je via software aangifte doet, moet je op tijd betalen.

Inkomstenbelasting: alleen cijfers of een volledige aangifte? Je aangifte inkomstenbelasting bestaat uit een privédeel en een zakelijk deel. Wat de software daarbij doet, verschilt:

• Alleen zakelijke cijfers: e-Boekhouden.nl, Jortt, MoneyMonk, Rompslomp en Myfinance leveren een balans, een winst-en-verliesrekening en eventuele instructies. De winst-en-verliesrekening toont je opbrengsten, kosten en resultaat. Je moet de zakelijke winst- en balanscijfers zelf overnemen in de online aangifte van de Belastingdienst.
• Een volledige IB-module: DigiBoox heeft een aparte doe-het-zelfhulp die zakelijke en privégegevens samenvoegt in één aangifte. Verzenden kost €130 per aangifte, of €210 samen met een fiscale partner.
• Een koppeling met fiscale software: pakketten zoals InformerOnline bieden een RGS-koppeling. Daarmee geef je boekhoudcijfers via standaardcodes door aan externe belastingsoftware, zoals Nextens. Een particuliere IB-aangifte is hiermee niet standaard inbegrepen.

Automatisch gegevens uitwisselen bespaart tijd. Maar dit werkt niet bij elke bank of aanbieder hetzelfde.

Welke bankkoppeling werkt met jouw bank? De ondersteuning en kosten verschillen per koppeling. PSD2 is een regeling waarmee je toestemming kunt geven om bankgegevens te delen.

• MoneyMonk: de PSD2-bankkoppeling is gratis voor ondersteunde Nederlandse banken, zoals Rabobank, ING, ABN AMRO en Knab.
• Jortt: de PSD2-koppelingen met ING en ABN AMRO zijn gratis. Knab en Rabobank gebruiken een traditionele koppeling waarvoor de bank kosten kan rekenen.
• Ponto: InformerOnline, DigiBoox en Myfinance gebruiken deze tussenpartij voor bepaalde banken, zoals ABN AMRO bij Informer. Ponto kost vaak extra, bijvoorbeeld €4 per maand. Informer rekent daarnaast zelf €1 per gekoppelde rekening per maand.

Een bankkoppeling leest transacties in en stelt voor welke betaling bij welke boeking hoort. De software verwerkt betalingen niet altijd zonder jouw bevestiging. Bij Rompslomp moet je voorgestelde koppelingen bijvoorbeeld zelf controleren en bevestigen.

Kun je betaallinks op facturen zetten? Onder meer DigiBoox, MoneyMonk, Myfinance, Rompslomp en Gekko ondersteunen een koppeling met Mollie voor online betaallinks op verkoopfacturen.

Wanneer heb je e-facturatie nodig? Een e-factuur bevat gegevens in een vaste digitale indeling die software kan verwerken. Een gewone pdf per e-mail is voor e-facturatie aan overheidsinstanties niet geldig. De Rijksoverheid vereist een e-factuur, bijvoorbeeld via Peppol, een netwerk voor het uitwisselen van e-facturen.

De Europese Unie heeft regels voor 2030 vastgesteld. Er geldt nu nog geen algemene Peppol-verplichting voor alle zzp-transacties.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Controleer naast de vaste maand- of jaarprijs ook de bijkomende kosten.

Wat kost bonnen scannen? OCR, ook wel Scan & Herken, leest gefotografeerde bonnen automatisch uit. Dat is lang niet altijd onbeperkt gratis:

• e-Boekhouden.nl: je betaalt voor scancredits, bijvoorbeeld 50 credits voor €12,50 (€0,25 per scan).
• InformerOnline ZZP Plus: 50 scans per maand zijn inbegrepen. Daarna betaal je €0,15 per scan.
• Rompslomp Professional: 30 credits zijn inbegrepen. Extra bundels kosten €0,165 per credit.
• Jortt: Scan & Herken zit niet in het ZZP-basisabonnement. Het is pas beschikbaar vanaf het Plus-pakket van €39,95 per maand.

Wat kost de bankkoppeling extra?

• e-Boekhouden.nl: €0,99 per maand voor de koppeling met Knab.
• InformerOnline: €1 per gekoppelde rekening per maand, plus eventueel €4 per maand voor Ponto.
• Myfinance: Ponto rekent €4 per maand.

Wat kost je inkomstenbelasting indienen? Bij DigiBoox betaal je apart voor het verzenden van je aangifte via de aangiftehulp:

• €130 per aangifte.
• €210 samen met een fiscale partner.

Ook als je van boekhoudpakket wisselt of stopt, moet je je administratie bewaren. De wettelijke bewaartermijnen zijn:

• Minimaal 7 jaar voor je administratie.
• 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken en one-stop-shop-regelingen, waarmee je btw voor meerdere EU-landen via één loket aangeeft.

Digitaal bewaren in originele vorm De Belastingdienst eist dat je digitale gegevens in hun originele digitale vorm bewaart. Documenten uitprinten en daarna de bestanden wissen mag wettelijk niet als vaste werkwijze. Alleen een balansoverzicht of jaarrekening als pdf bewaren is dus onvoldoende.

Wat moet je exporteren voordat je opzegt?

• Auditfile: controleer of je een auditfile kunt exporteren, een standaardbestand met boekhoudgegevens voor je boekhouder of een controle. Onder meer e-Boekhouden.nl, InformerOnline, MoneyMonk, Jortt en Rompslomp ondersteunen dit. De documentatie van DigiBoox, Gekko en Myfinance bevestigt niet of je een formele auditfile in XML-formaat kunt exporteren.
• Documenten en bijlagen: naast de cijfers moet je alle losse facturen, contracten en bonnen downloaden en veilig bewaren.

Controleer vóór het opzeggen of je alle oude boekingen en documenten op je eigen apparaat hebt opgeslagen.

Zelf boekhouden betekent niet dat je alles alleen hoeft te doen. Veel zzp’ers sturen zelf facturen en scannen zelf bonnen. Ze laten een adviseur hun btw-aangifte of jaarlijkse winstberekening voor de inkomstenbelasting controleren.

Kan je adviseur gratis meekijken? Kies bij voorkeur software waarin een boekhouder of accountant gratis kan meekijken of correcties kan doen. Dit is standaard mogelijk bij onder andere:

• e-Boekhouden.nl.
• InformerOnline.
• Gekko.
• Rompslomp.
• MoneyMonk.
• Myfinance.

Wanneer schakel je een boekhouder in? Ben je ondernemer voor de btw? Dan ziet de Belastingdienst je niet automatisch ook als ondernemer voor de inkomstenbelasting.

Twijfel je over aftrekposten? Bijvoorbeeld of je aannemelijk kunt maken dat je aan het urencriterium voldoet: minimaal 1.225 uur per kalenderjaar? Schakel dan op tijd een boekhouder in om je cijfers te controleren.