Factoring of incasso: facturen verkopen of invorderen?

Welke facturen kun je verkopen?

Factoringbedrijven kopen alleen goedgekeurde facturen aan zakelijke klanten waarvan de betalingstermijn nog niet is verstreken. Het werk moet volledig afgerond zijn. Zowel Svea Factoring als Voldaan eist dat de betalingstermijn nog loopt en de klant akkoord is met de levering.

Is de betalingstermijn verstreken of weigert je klant te betalen vanwege een inhoudelijk geschil? Dan weigert het factoringbedrijf de factuur. Je bent dan aangewezen op debiteurenbeheer, het opvolgen van openstaande facturen, of een incassotraject om alsnog je geld te ontvangen.

Welke bewijsstukken heb je nodig?

Bij debiteurensoftware zoals Payt of uitbestede incasso via Debitan start het traject juist wanneer de betalingstermijn is verstreken. Zonder sluitend bewijs van levering slaagt zowel factoring als incasso niet.

Factoringbedrijven controleren vooraf de kredietwaardigheid van je klant: kan die de factuur betalen? Een incassobureau kan alleen achteraf proberen het geld te innen.

Zorg daarom voor een compleet dossier met:

• De oorspronkelijke offerte.
• Bewijzen van de levering.
• Verstuurde herinneringen.

Uitbetaling binnen 24 tot 48 uur

Heb je direct geld nodig voor salarissen, inkoop of belastingen? Factoring past daarbij door de snelle uitbetaling. Partijen als FreelanceFactoring betalen goedgekeurde facturen binnen 24 uur uit. Svea Factoring en Factris betalen doorgaans binnen 1 tot 2 werkdagen.

Houd er rekening mee dat de eerste aansluiting tijd kost. De controle van je klant, het ondertekenen van de overeenkomst en het akkoord van je klant vragen bij de start vaak 48 uur tot een werkweek.

Bij incasso wacht je op je klant

Bij incasso ontvang je pas geld zodra je klant betaalt. Ook met automatische herinneringen via Payt of CollectOnline kost een minnelijk herinnerings- en incassotraject al snel twee tot vier weken. Dat is het traject zonder tussenkomst van een rechter.

Kies debiteurensoftware als je inkomsten en uitgaven stabiel genoeg zijn om op de betaling te wachten. Kies factuurovername als een openstaande factuur direct geld moet opleveren om je bedrijf zonder vertraging te laten doorgaan.

Zelf de regie houden met software

Met debiteurensoftware zoals Payt, CollectOnline of Notify communiceer je altijd vanuit je eigen naam en huisstijl. Je bepaalt de toon van de herinneringen. Je kiest ook zelf wanneer je eventueel verdere stappen zet.

Dit beschermt gevoelige zakelijke relaties. Belt een gewaardeerde klant om een betalingsregeling te treffen? Dan kun je het automatische proces direct pauzeren.

Wanneer neemt een andere partij het contact over?

Bij factoring draag je het beheer over aan de financier. FreelanceFactoring en Svea Factoring nemen contact op met de administratie van je klant. Ze controleren de factuur en de betaalinstructie.

Schakel je een incassopartner zoals Debitan in? Dan nemen externe specialisten het klantcontact over nadat de betalingstermijn is verstreken.

Breng belangrijke klanten altijd vooraf op de hoogte van factoring of incasso. Zo voorkom je dat een gewijzigd rekeningnummer wantrouwen wekt.

Werkkapitaal direct vrijmaken

Factoring zet openstaande facturen meteen om in beschikbaar geld. Factris geeft een voorschot van maximaal 90% van het factuurbedrag. Het restant volgt nadat je klant heeft betaald. Andere factoringbedrijven maken het volledige factuurbedrag over, min hun vergoeding.

Zo ontvang je sneller geld en kun je je inkomsten beter voorspellen. Dat geldt ongeacht de betalingstermijn van je klant:

• 30 dagen.
• 60 dagen.
• 90 dagen.

Bij incasso bepaalt de betaling het resultaat

Met incassosoftware los je geen direct geldtekort op. Door facturen strakker op te volgen, verkort de software wel de gemiddelde betalingstermijn. Maar het geld staat pas op je rekening als je klant heeft betaald.

Heb je genoeg geld beschikbaar voor je bedrijf en betalen je klanten uiteindelijk altijd? Dan volstaat debiteurenbeheer. Moet je lange betalingstermijnen overbruggen om te groeien? Dan past factoring meer bij die behoefte.

Wie draagt het risico bij faillissement?

Bij factoring zonder verhaal, ook non-recourse genoemd, neemt het factoringbedrijf het faillissementsrisico van je klant over. Svea Factoring dekt dit risico in het contract af. Het tarief stijgt niet als een klant later failliet gaat.

Wat als je klant de factuur betwist?

Factoring dekt nooit het risico van een betwiste factuur. Heeft je klant klachten over het geleverde werk of ontstaat er een geschil? Dan ben je verplicht de factuur terug te kopen.

Bij Voldaan staat uitdrukkelijk in de overeenkomst dat je betwiste vorderingen moet terugkopen. Je krijgt de kosten niet terug.

Bij incasso blijft het risico bij jou

Bij incassodiensten of incassosoftware blijft het volledige risico van wanbetaling altijd bij je onderneming. Blijkt je klant na een intensief traject failliet of niet in staat om te betalen? Dan houd je een vordering over die je niet kunt innen.

Een incassobureau mag bovendien geen beslag leggen. Daarvoor zijn altijd een gerechtelijke uitspraak en een gerechtsdeurwaarder nodig.

Wat betaal je per factuur?

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Bij factoring betaal je geen vast maandelijks softwarepakket, maar een percentage per overgedragen factuur:

• FreelanceFactoring: doorgaans 1,5% tot 5% per factuur, afhankelijk van het risico op wanbetaling.
• Svea Factoring: tussen 2% en 4% per factuur.

Voldaan berekent de vergoeding over het bruto factuurbedrag. Het percentage hangt af van de betalingstermijn:

• 4% bij 30 dagen.
• 5% bij 60 dagen.
• 6% bij 90 dagen.

Over deze vergoeding betaal je btw.

Welke kosten komen bij software en incasso kijken?

Bij debiteurensoftware hangen variabele kosten af van je gebruik. Payt rekent bijvoorbeeld €0,35 per iDEAL-transactie. Je betaalt ook extra voor SmartCollect-opvolgingen buiten je bundel.

Andere platforms werken met prijzen per volume, zoals bundels tot 100 of 200 facturen.

Bij uitbestede incasso kun je administratiekosten of succesvergoedingen betalen als een minnelijk traject niet slaagt. Controleer vooraf altijd de voorwaarden voor dossiers die zonder resultaat sluiten.

Welke rente en incassoregels gelden?

Sinds 1 juli 2026 bedraagt de wettelijke rente voor handelstransacties 10,4%. Je kunt deze rente in rekening brengen bij zakelijke klanten die te laat betalen.

Let ook op de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Sinds 1 oktober 2026 hoeven natuurlijke personen geen incassokosten en rente te vergoeden aan incassobureaus die niet in het officiële incassoregister staan. Onder natuurlijke personen vallen ook eenmanszaken en vennoten van een vof.

Controleer daarom altijd de Wki-registratie van de partij die je inschakelt.

Hoe blijven openstaande bedragen actueel?

Debiteurensoftware zoals Payt, Debitan en CollectOnline sluit via directe API-koppelingen aan op boekhoudpakketten. Dit zijn verbindingen waarmee programma's gegevens uitwisselen. Voorbeelden van deze boekhoudpakketten zijn Exact Online, AFAS, Twinfield, Yuki en SnelStart.

Zodra een klant betaalt, moet de software het saldo direct bijwerken. Zo voorkom je onterechte herinneringen. Test vooraf hoe de software omgaat met deelbetalingen en creditnota's.

Hoe verwerk je factoring en btw?

Bij factoring upload je facturen via een online portaal of een boekhoudkoppeling. Daarna veranderen de betaalgegevens op de factuur naar de bankrekening van het factoringbedrijf.

Controleer ook de fiscale verwerking. Volgens de factoorregeling van de Belastingdienst neemt het factoringbedrijf jouw plaats in voor een eventuele btw-teruggave als een overgedragen vordering oninbaar blijkt.

Richt je administratie hierop in. Zo voorkom je dat zowel jij als het factoringbedrijf dezelfde btw-teruggave aanvraagt.

Verkochte facturen blijven bij het factoringbedrijf

Bij partijen als Svea Factoring of FreelanceFactoring kun je op elk gewenst moment stoppen. De overeenkomst is vaak voor onbepaalde tijd en direct opzegbaar.

Verkochte facturen komen daardoor niet terug in je eigen beheer. Ze blijven eigendom van het factoringbedrijf. Dat handelt ze af totdat je klant heeft betaald.

Welke opzegtermijnen gelden bij software?

De opzegtermijnen verschillen aanzienlijk:

• Payt: een flexibele opzegtermijn van 1 maand.
• Debitan: een opzegtermijn van 3 maanden.
• Notify: een eerste contractperiode van 12 maanden, met een opzegtermijn van 1 maand.

Controleer vóór je overstapt hoe je de betaalgeschiedenis, vastgelegde communicatie en openstaande dossiers kunt exporteren. Zo kun je facturen blijven opvolgen zonder informatie te missen.

Heeft je bank al rechten op je vorderingen?

Door de Wet opheffing verpandingsverboden zijn contractuele verboden op het overdragen van zakelijke geldvorderingen nietig: ze zijn niet geldig. Dat maakt overstappen naar factoring makkelijker.

Controleer wel of je huisbank al een pandrecht op je openstaande vorderingen heeft. Dat betekent dat deze vorderingen als zekerheid voor de bank dienen. Een bestaand pandrecht vervalt niet automatisch door deze wet.