Boekhoudprogramma voor het mkb: grip op rollen en groei

Wanneer heb je meer functies nodig? Als zelfstandige heb je vaak genoeg aan een eenvoudig factuur- en bankoverzicht. Neem je personeel aan, verdeel je taken of zet je een holdingstructuur op? Dan loop je tegen de grenzen van je software aan.

Je ontgroeit je pakket op drie duidelijke momenten:

• Meerdere collega's moeten tegelijk inloggen met verschillende rechten.
• Je beheert meerdere bedrijven.
• Je accountant heeft meer nodig dan een pdf van je winst-en-verliesrekening.

Welke verplichtingen horen bij groei? Je fiscale en juridische verplichtingen bepalen mede wat je pakket moet kunnen:

• Rechtsvorm en belasting: bij een eenmanszaak geef je de winst aan via de inkomstenbelasting. Een bv betaalt vennootschapsbelasting (vpb) over de winst, met een standaard aangiftetermijn vóór 1 juni. Eenvoudige boekhoudprogramma's ondersteunen geen vpb-aangifte. Je software moet minimaal aansluiten op de fiscale software van je adviseur.
• KOR-grens: de kleineondernemersregeling (KOR) geldt alleen tot maximaal €20.000 omzet per kalenderjaar. Komt je omzet daarboven? Dan word je regulier btw-plichtig en moet je periodiek btw-aangifte doen.
• Deponeren bij KVK: voor een bv moet je de jaarrekening binnen acht dagen na vaststelling deponeren bij KVK. Een balans uitdraaien is niet genoeg. Je hebt een formeel opgestelde en goedgekeurde jaarrekening nodig.
• Facturatie-eisen: lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur via het factuurnetwerk Peppol verplicht. Een pdf per e-mail voldoet niet. Voor gewone transacties tussen bedrijven binnen Nederland is e-facturatie via Peppol op dit moment nog niet algemeen verplicht.

Welke rechten geef je medewerkers? Geef je medewerkers toegang tot je administratie? Dan wil je niet dat iedereen salarisgegevens, bankrekeningen of bedrijfsresultaten kan bekijken. Een extra inlogaccount is niet hetzelfde als toegang met eigen rechten.

• Jortt Plus heeft vijf standaardrollen: beheerder, lid, meekijker, bon uploader en boekhouder. Gebruikers zijn onbeperkt inbegrepen.
• Moneybird Compleet biedt ook onbeperkt gebruikers. Je verdeelt de toegang per functie, zoals facturen, inkomende documenten of bankzaken.
• InformerOnline MKB Plus laat je onderdelen afschermen waarvoor medewerkers geen rechten hebben.
• SnelStart inKaart laat je rechten per gebruiker instellen. Je kunt alleen niet per afzonderlijk dagboek bepalen wat iemand ziet.
• Exact Online Boekhouden Plus biedt instelbare rollen en rechten. Je betaalt per extra gebruiker.

Audittrail: wie heeft wat gewijzigd? Een auditfile is een exportbestand. Een audittrail is een intern overzicht dat vastlegt wie welk veld heeft aangepast en op welk tijdstip. Het toont ook de oude en nieuwe waarde.

Jortt beschrijft een audittrail die wijzigingen inclusief oude en nieuwe waarden toont. King Software legt een audittrail vast per mutatie: een wijziging in de administratie.

Bij AFAS SB en Exact Online Boekhouden Plus is uit de beschikbare documentatie niet duidelijk of gebruikers zo'n wijzigingshistorie per veld en mutatie kunnen bekijken. Controleer dit vooraf als je strenge interne controle nodig hebt.

Betekent meerdere administraties ook consolidatie? Veel ondernemers met een holding of meerdere werkmaatschappijen verwachten dat een pakket met meerdere administraties de cijfers automatisch samenvoegt. Dat samenvoegen heet consolidatie. Meerdere administraties bieden die mogelijkheid zelden vanzelf.

• Moneybird Compleet en Jortt Plus laten je meerdere bedrijven beheren onder één login. Elke bv heeft een eigen abonnement en facturatie. Ingebouwde groepsconsolidatie ontbreekt.
• AFAS SB bevat standaard vijf administraties. Je kunt dit uitbreiden tot maximaal tien.
• Twinfield Compleet Boekhouden bevat vijf administraties.
• Exact Online Boekhouden Plus start met twee administraties.

Hoe verwerk je onderlinge boekingen? Boek je veel tussen je holding en werk-bv's? Controleer dan hoe het pakket deze onderlinge boekingen verwerkt. Rekening-courant houdt daarbij de onderlinge vorderingen en schulden bij.

• King Finance Pro ondersteunt consolidatie, rekening-courantverhoudingen en de btw-aangifte voor een fiscale eenheid: bedrijven die samen btw-aangifte doen.
• Exact Online biedt rekening-courantboekingen pas in het duurdere Professional-pakket, niet in Boekhouden Plus.

Moet je de cijfers van meerdere bv's samenvoegen voor de wettelijke jaarrekening? Vraag je accountant welke consolidatiesoftware die gebruikt als je boekhoudpakket dit niet zelf ondersteunt.

Welke rapporten helpen je bedrijf sturen? Elk volwaardig mkb-pakket levert een balans, winst-en-verliesrekening, debiteurenlijst en grootboekoverzicht.

Dashboards, openstaande posten en winst-en-verliesoverzichten per kostenplaats helpen je bij dagelijkse beslissingen. Met een kostenplaats groepeer je kosten, bijvoorbeeld per onderdeel van je bedrijf. Twinfield Compleet Boekhouden biedt daarnaast uitgebreide mogelijkheden om eigen rapportages in te richten.

Zijn die rapporten ook een officiële jaarrekening? De balans en resultatenrekening uit je software zijn niet automatisch de stukken die je bij KVK moet deponeren. Voor een bv moet je de jaarrekening formeel laten opstellen. De aandeelhouders moeten deze vaststellen.

Daarna moet je de jaarrekening digitaal deponeren binnen acht dagen na vaststelling, en uiterlijk binnen twaalf maanden na het boekjaar.

Hoe sluit je aan op de vpb-aangifte? SnelStart, InformerOnline en Exact Online ondersteunen exports via het Referentie Grootboekschema (RGS) of koppelingen met fiscale pakketten, zoals Nextens. RGS is een standaardindeling voor grootboekrekeningen. Je accountant gebruikt deze gegevens om de aangifte vennootschapsbelasting op te stellen.

Hoe werken bankkoppelingen en wat kosten ze? Automatische bankkoppelingen besparen uren werk. De techniek en kosten verschillen per bank en aanbieder.

De meeste platforms ondersteunen directe koppelingen met ABN AMRO, ING, Rabobank en Knab. Sommige banken rekenen zelf kosten voor een zakelijke koppeling. Bepaalde softwareleveranciers gebruiken een tussenpartij zoals Ponto voor banken buiten hun directe netwerk.

• InformerOnline: je betaalt €1 per rekening per maand aan Informer, plus €4 per maand voor de Ponto-koppeling.
• Moneybird: Ponto-koppelingen voor het inlezen van transacties zijn inbegrepen. Betalen vanuit het pakket kost €1 per rekening per maand, plus €0,03 per betaling.
• e-Boekhouden.nl: een Knab-koppeling kost €0,99 per maand.

Wat betekent aflevering via Peppol? Factureren via Peppol garandeert een beveiligde aflevering aan overheden en bedrijven. Die aflevering bewijst alleen dat het bericht technisch is aangekomen. Het betekent niet automatisch dat je klant de inhoud heeft goedgekeurd.

Sommige pakketten hebben Peppol standaard ingebouwd. King Software en Twinfield gebruiken hiervoor externe diensten, zoals eConnect. Bij e-Boekhouden.nl stond Peppol in de beschikbare documentatie nog als 'in ontwikkeling'. Controleer de huidige beschikbaarheid.

Kun je betaallinks meesturen? Directe betaallinks, bijvoorbeeld via Mollie, verkorten de tijd voordat klanten betalen. AFAS SB, SnelStart en e-Boekhouden.nl bieden zulke links. Binnen Twinfield Boekhouden kun je geen betaallink meesturen bij verkoopfacturen.

Wat kost een extra gebruiker? Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Als je bedrijf groeit, komen er al snel kosten boven op het basistarief.

Bij Jortt Plus en Moneybird Compleet zijn gebruikers onbeperkt inbegrepen. Andere pakketten rekenen per extra medewerker:

• AFAS SB: €5 per maand.
• SnelStart inKaart: €4,25 per maand.
• Informer MKB Plus: €10 per maand.
• King Finance Pro: €15,25 per maand.
• Exact Online Boekhouden Plus: €23 per maand.
• Yuki: €7,75 per maand.
• Twinfield: een meekijklicentie kost €19 per maand.

Wat kost een extra administratie? Heb je meerdere bv's? Let dan op de kosten per extra administratie:

• SnelStart: €3,50 per maand voor een extra online administratie.
• King Finance Pro: €5 per maand.
• Informer MKB Plus: €10 per maand.
• AFAS SB: €15 per maand boven de vijf inbegrepen bedrijven.
• Exact Online Boekhouden Plus: €20 per maand.
• Jortt, Moneybird en e-Boekhouden.nl: een volledig extra abonnement per administratie.

Welke limieten en koppelingskosten gelden? Controleer ook hoeveel documenten of facturen het pakket bevat:

• Exact Online Boekhouden Plus bevat 100 verkoopfacturen per maand.
• Yuki Medium heeft een grens van 125 documenten per maand. Inkoopfacturen, verkoopfacturen en declaraties tellen daarbij samen.

Houd daarnaast rekening met externe kosten voor bankkoppelingen zoals Ponto en Peppol-verzenddiensten zoals eConnect.

Hoelang moet je je administratie bewaren? Je moet je basisadministratie wettelijk minimaal zeven jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt tien jaar. Dat geldt ook voor transacties binnen One Stop Shop-regelingen, waarmee je btw via een centraal loket aangeeft.

De bewaarplicht gaat over je volledige administratie. Alleen een balansoverzicht in pdf is niet genoeg. Je moet ook alle boekingen van klanten, leveranciers en het grootboek bewaren, inclusief de bijbehorende facturen.

Kun je auditfiles exporteren én importeren? Bij een overstap kun je transacties veiligstellen of overdragen aan je accountant met een gestandaardiseerde auditfile in XML-formaat, zoals XAF.

Veel pakketten ondersteunen export naar een XAF-auditfile:

• AFAS SB: versies 3.2 en 4.0.
• Moneybird.
• Jortt: XAF 4.0.3.
• SnelStart.
• e-Boekhouden.nl.
• Exact Online.

Let op het verschil tussen exporteren en importeren. Exact Online kan transacties exporteren als XAF-auditfile, maar ondersteunt geen import van auditfiles bij een nieuwe administratie.

Controleer vóór opzegging of je eerdere boekingen kunt importeren in je nieuwe pakket. Kan dat niet, controleer dan of je de oude administratie met een archief- of leeslicentie moet aanhouden om aan de bewaarplicht te voldoen.

Hoe krijgt je accountant toegang? Goede samenwerking voorkomt dubbel werk. Controleer hoe je accountant toegang krijgt en of dat extra kost.

• e-Boekhouden.nl biedt een gratis accountantslicentie.
• Moneybird biedt een kosteloze professionele accountantsomgeving.
• SnelStart laat je de accountant gratis rechten geven in een online administratie.
• Exact Online laat de accountant rechtstreeks koppelen vanuit een eigen licentie. Dit kost geen gebruikersplek van je ondernemersabonnement.
• King Finance Pro: het is niet vastgesteld dat een gratis accountantslicentie standaard beschikbaar is. Controleer vooraf of je een extra gebruikerslicentie nodig hebt.
• Yuki: je betaalt als ondernemer voor een bundel, zoals Medium. Het accountantskantoor factureert daarnaast verwerking en administratiekosten via kantoorlicenties. De softwareprijs is dus niet je totale accountantskost.

Wie doet wat en wie blijft verantwoordelijk? Spreek duidelijk af wie welke taken uitvoert. Verwerk je zelf banktransacties en facturen, waarna je accountant periodiek controleert? Of verzorgt je accountant ook de btw-aangifte?

Een accountant of softwarepakket neemt je wettelijke verantwoordelijkheid niet over. Het bestuur van je onderneming blijft altijd formeel verantwoordelijk voor correcte belastingaangiftes en het tijdig en correct deponeren van de jaarrekening.