- #belasting
- #administratie
- #bewaarplicht
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
- Onderzoek en redactie
- Boekhouder.nl Research Team
- Inhoudelijk beoordeeld door
Gabi Vriesekoop
De basis van je administratie moet je 7 jaar bewaren. Voor gegevens over gebouwen, grond en de rechten daarop geldt 10 jaar. Gebruik je de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem voor btw? Dan moet je de gegevens over leveringen en diensten die daaronder vallen ook 10 jaar bewaren.
De bewaartermijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Zolang een gegeven actueel is, hoort het gewoon bij je administratie.
Bewaar je gegevens in hun oorspronkelijke vorm: digitaal of op papier. Bij een digitale administratie moet de Belastingdienst je programma's en bestanden bij een controle kunnen gebruiken.
Administratie bewaren in het kort
- Basis van je administratie
- 7 jaar bewaren
- Gebouwen en grond
- 10 jaar bewaren
- Bonnen scannen
- Mag, als de scan juist en volledig is en de echtheidskenmerken bewaard blijven
Op deze pagina8 onderdelen
Bewaar meer dan alleen je facturen
Je bewaarplicht gaat niet alleen over facturen. Ook je overzicht van alle boekingen en je administratie van klanten en leveranciers horen bij de basis van je administratie.
Bewaar ook je administratie van voorraden, inkopen en verkopen. Heb je personeel? Dan hoort je loonadministratie daar ook bij.
Gegevens die belangrijk zijn voor de belastingheffing van anderen horen ook bij je basisgegevens. Neem die dus mee bij het bewaren van je administratie.
Houd je administratie op orde
Ontvang belastingreminders en updates over regels die je financiën raken.
Algemene belastingupdates voor de groep die je kiest.
Deze pagina is gebaseerd op informatie van de Belastingdienst en andere officiële bronnen en geeft algemene informatie. De pagina is geen persoonlijk belastingadvies.
Bewaartermijnen voor je zakelijke administratie
Kijk welke soort gegevens je wilt bewaren.
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Basis van je administratie | 7 jaar |
| Gegevens over gebouwen, grond en de rechten daarop | 10 jaar |
| Gegevens over leveringen en diensten onder de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem voor btw | 10 jaar |
| Andere gegevens | 7 jaar, of korter als je dat afspreekt met de Belastingdienst |
Bron: Belastingdienst. Laatst gecontroleerd: 10 augustus 2026.
De termijn begint als gegevens niet meer actueel zijn
Zijn gegevens nog actueel voor je bedrijf? Dan blijven ze bij je administratie horen. De bewaartermijn begint pas wanneer ze niet meer actueel zijn.
Bewaar je digitale administratie controleerbaar
Loop deze stappen na voor je digitale bestanden en je papieren bonnen.
- 1
Controleer de vorm waarin je je gegevens bewaart
De oorspronkelijke gegevens behouden
Ga na welke gegevens digitaal zijn en welke op papier staan. Bewaar ze in hun oorspronkelijke vorm: digitaal of op papier.
- 2
Controleer je scans
Volledige en juiste kopieën bewaren
Wil je papieren facturen en bonnen digitaal bewaren? Controleer dan of elke scan het origineel juist en volledig weergeeft. Bewaar ook de echtheidskenmerken: kenmerken waaraan je de echtheid van het document kunt herkennen.
- 3
Controleer of je bestanden bruikbaar blijven
Je administratie kunnen laten controleren
Bewaar je je administratie in een boekhoudprogramma of online? Controleer of de Belastingdienst je programma's en bestanden bij een controle kan gebruiken.
De regel
Je moet je digitale administratie zo bewaren dat de Belastingdienst die bij een controle kan gebruiken.
Bewaartermijnen voor personeelsgegevens
Maak bij het bewaren onderscheid tussen je loonadministratie en andere personeelsgegevens.
| Soort gegevens | Regel voor bewaren |
|---|---|
| Loonadministratie | Je moet deze 7 jaar bewaren. |
| Kopie van het identiteitsbewijs van je werknemers | Je moet deze kopie opnemen in je loonadministratie. |
| Personeelsgegevens die je niet voor de belasting nodig hebt en waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt | Je mag deze over het algemeen tot 2 jaar na het einde van het dienstverband bewaren. |
Bron: Belastingdienst en Autoriteit Persoonsgegevens. Laatst gecontroleerd: 10 augustus 2026.
Gevolgen van onvolledig of te kort bewaren
Let op deze gevolgen als je administratie onvolledig is of als je die niet lang genoeg bewaart.
| Onderwerp | Gevolg voor je belasting |
|---|---|
| Omzet, winst en belasting | De Belastingdienst stelt zelf je omzet en winst vast en berekent de belasting die je moet betalen. |
| Je bent het niet eens met de berekening | Je moet zelf bewijzen dat de berekening onjuist is. |
Bron: Belastingdienst. Laatst gecontroleerd: 10 augustus 2026.
Veelgestelde vragen
Ja, je moet je administratie ook bewaren nadat je bent gestopt. De Belastingdienst kan dan nog een eindcontrole doen.
Dat mag alleen als je een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn te controleren is. In dat geval mag je de bestanden afdrukken, de digitale bestanden verwijderen en de gegevens alleen op papier bewaren.
Nee. Salarisgegevens moet je 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst. Zolang die wettelijke bewaarplicht loopt, hoef je ze niet te verwijderen, ook niet als je oud-werknemer daarom vraagt.
Meestal binnen 5 jaar na het einde van het belastingjaar. Die termijn heet de navorderingstermijn. Dat is iets anders dan je bewaarplicht: hoe lang je je administratie moet bewaren, staat hierboven.
Zo controleren we deze pagina
De regels op deze pagina komen uit officiële bronnen. Bij elke bewering hoort een bron met datum. We controleren de pagina regelmatig opnieuw.
Aantal bronnen
26
Laatst inhoudelijk gecontroleerd
10 augustus 2026
Controlefrequentie
Maandelijks
Waarden die maandelijks worden gevolgd
16
Deze pagina is gebaseerd op 26 bronnen, laatst gecontroleerd op 10 augustus 2026.
Gebruikte bronnen
De overige 23 bronnen⌄
- CL-01Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar? | Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-03Wat moet u bewaren? | Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-04Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften | Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-06KG:214:2026:1 Duur bewaarplicht verkeersgegevens telecomproviders - Belastingdienstkennisgroepen.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-07Identiteitsbewijs bij werk of uitkering - Autoriteit Persoonsgegevenswww.autoriteitpersoonsgegevens.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-08Personeelsgegevens - Autoriteit Persoonsgegevenswww.autoriteitpersoonsgegevens.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-09Wat moet ik als werkgever doen om te voldoen aan de identificatieplicht? - Rijksoverheidwww.rijksoverheid.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-11Burgerservicenummer (BSN) opnemen in uw administratie - Ondernemerspleinondernemersplein.kvk.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-12Burgerlijk Wetboek Boek 2wetten.overheid.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-13Algemene wet inzake rijksbelastingenwetten.overheid.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-14Administratie en boekhouden voor ondernemers - KVKwww.kvk.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-15Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht - Ondernemerspleinondernemersplein.kvk.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-16Bewaren van persoonsgegevens | Autoriteit Persoonsgegevenswww.autoriteitpersoonsgegevens.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-17Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar? | Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-18Bijzondere situaties van boetes bij de btw | Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-19Btw-aangifte corrigeren - Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-20Eigenrisicodrager WGA, wat betekent dit - UWVwww.uwv.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-21Beschikking: geldigheid en toetsen voorwaarden | Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-22Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen | Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-23Navorderingsaanslag algemeen - Belastingdienstwww.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-24Algemene wet inzake rijksbelastingen Artikel 69wetten.overheid.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-25Ik wil dat een organisatie mijn gegevens verwijdert. Wat kan ik doen? | Autoriteit Persoonsgegevenswww.autoriteitpersoonsgegevens.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
- CL-26KG:214:2024:1 Een inzageverzoek op grond van artikel 15 AVG en artikel 67 AWR | Kennisgroepen Belastingdienstkennisgroepen.belastingdienst.nlgecontroleerd op 10 augustus 2026
Wil je deze regels bewaren?
Voeg deze bewaarregels toe aan je routekaart.
Gratis · Geen verplichting · Je kunt alles later verwijderen
Meer over Administratie bewaren
- belastingBelastingcontroleGeef de Belastingdienst alle informatie die voor de controle van belang kan zijn. Maak ook je administratie beschikbaar. Je bent verplicht om aan de controle mee te werken.Lees meer
- belastingFactuureisenControleer welke gegevens op je factuur horen. Je vindt hier ook de regels voor verzending, buitenlandse klanten en het bewaren van facturen.Lees meer
- belastingStoppen met ondernemenStop je definitief met je onderneming? Dan moet je een aantal zaken regelen met de Belastingdienst. Hieronder lees je wat je regelt voor je uitschrijving, je btw, je inkomstenbelasting en je administratie.Lees meer