Een betalingsherinnering sturen: de juiste aanpak en regels

Wacht de afgesproken betaaltermijn af

Stuur pas een herinnering als de vervaldatum van de factuur is verstreken. Controleer vooraf altijd je bankrekening: misschien is het geld net binnengekomen.

Voor zakelijke klanten geldt standaard een betaaltermijn van 30 dagen als je vooraf niets hebt afgesproken.

Grote bedrijven die zzp'ers of mkb-bedrijven inhuren, moeten de factuur volgens de wet binnen 30 dagen betalen.

Eerst nabellen of direct mailen

Is een klant voor het eerst enkele dagen te laat met betalen? Dan volstaat een vriendelijke e-mail of een kort telefoontje. Vaak is de factuur vergeten of heeft de administratie die over het hoofd gezien.

Blijft betaling na dat eerste contact uit? Stuur dan een formele herinnering. Geef daarin een duidelijke nieuwe betaaltermijn, bijvoorbeeld 7 of 14 dagen.

Houd het zakelijk en vriendelijk

De eerste herinnering is bedoeld om te informeren, niet om te beschuldigen. Een neutrale en behulpzame toon zorgt dat je klant snel betaalt en de zakelijke relatie goed blijft.

Geef je klant altijd ruimte om een eventuele fout te melden. Misschien is je klant het niet eens met de factuur. Ook kan de betaling je herinnering net hebben gekruist.

Maak betalen zo makkelijk mogelijk

Vermeld duidelijk in je bericht:

• Het factuurnummer.
• De oorspronkelijke vervaldatum.
• Het openstaande bedrag.

Voeg de oorspronkelijke factuur als bijlage toe of stuur een directe link mee.

Een betaallink maakt betalen veel makkelijker. Veel programma's voor openstaande facturen en facturatie ondersteunen automatische betaallinks via iDEAL. Daarmee kan je klant met één klik betalen.

De verplichte 14-dagenbrief voor consumenten

Lever je aan consumenten? Dan mag je niet direct incassokosten of verhogingen rekenen. Je moet volgens de wet eerst een kosteloze aanmaning sturen: de 14-dagenbrief.

In deze brief moet je de consument minimaal 14 dagen geven om te betalen. Die termijn begint op de dag nadat je klant de brief heeft ontvangen, niet op de verzenddatum.

Noem in de brief ook het exacte bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten: de kosten voor het innen van de schuld zonder rechtszaak. Het gaat om het bedrag dat je rekent als betaling uitblijft. Het wettelijke minimumbedrag is €40.

Welke incassokosten gelden voor zakelijke klanten?

Bij zakelijke klanten mag je na de betaaltermijn direct een wettelijke vergoeding voor incassokosten vragen. Die vergoeding is minimaal €40. Er geldt geen verplichte 14-dagentermijn.

Welke wettelijke rente geldt?

Ook geldt er wettelijke rente. Gebruik het percentage dat bij je klanttype hoort:

• Voor niet-handelstransacties, zoals bij consumenten, is de wettelijke rente 4%.
• Voor zakelijke vorderingen is de wettelijke handelsrente 10,4%.

Haal deze percentages niet door elkaar.

Aanmaning of dossier overdragen

Blijft betaling na herinneringen uit? Stuur dan een formele laatste aanmaning. Kondig daarin aan dat je de vordering, het bedrag dat je klant nog moet betalen, uit handen geeft. Software zoals Payt biedt de mogelijkheid om officiële laatste herinneringen te versturen.

Levert ook dat niets op? Dan kun je de vordering overdragen aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. Sommige softwarepakketten, zoals Debitan, hebben een eigen team dat klanten met openstaande facturen nabelt. Andere systemen maken een exportbestand voor externe bureaus.

Controleer de registratie van het incassobureau

Sinds 1 oktober 2026 hoeft een klant geen incassokosten en oplopende rente te betalen als de ingeschakelde incassodienstverlener niet wettelijk geregistreerd staat. De hoofdsom, het oorspronkelijke schuldbedrag, moet de klant wel betalen.

Controleer daarom vooraf altijd of je incassopartner aan de registratie-eisen voldoet. Een incassobureau mag nooit zelfstandig beslag leggen op goederen. Daarvoor zijn altijd een vonnis van de rechter en een gerechtsdeurwaarder nodig.

Bouw een sluitend dossier op

Leg bij elke openstaande factuur vast wanneer je herinneringen hebt verstuurd. Noteer ook eventuele telefonische afspraken. Komt het tot een juridische procedure? Dan moet je de verzending en ontvangst kunnen aantonen.

Bewaar kopieën van verzonden e-mails, brieven en betaalbewijzen in je administratie. Ook softwarelogs, waarin het programma verzenddata vastlegt, dienen als bewijs.

Voldoe aan de fiscale bewaarplicht

Voor de Belastingdienst moet je je basisadministratie 7 jaar bewaren. Daaronder vallen ook verkoopfacturen en gegevens van klanten die nog moeten betalen.

Zorg dat deze gegevens toegankelijk blijven. Vertrouw niet alleen op een externe softwareleverancier. Bewaar regelmatig back-ups of exportbestanden van je openstaande en afgeronde facturen in je eigen archief.

Variabele kosten per factuur of betaling

Naast de vaste softwarekosten betaal je bij debiteurenbeheer vaak per handeling. Zo rekent Payt €0,35 per iDEAL-transactie als je klant via de meegestuurde betaallink betaalt.

Verstuur je herinneringen per post of sms in plaats van e-mail? Dan rekenen platforms een apart bedrag per brief of bericht. Deze kosten lopen snel op als je meer klanten met openstaande facturen hebt.

Extra kosten voor koppelingen en vervolgstappen

Let op eenmalige en jaarlijkse kosten voor koppelingen. Bij MaxCredible betaal je voor bepaalde koppelingen, los van het softwarepakket:

• €250 eenmalig.
• €350 jaarlijks.

Besteed je herinneringen uit aan een specialist, zoals bij Debitan Pro? Daar zijn tot 20 facturen per maand inbegrepen. Voor extra facturen of juridische vervolgstappen gelden aparte maatwerktarieven.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Betalingen automatisch bijwerken

Software voor openstaande facturen werkt alleen prettig met een directe koppeling aan je boekhoudpakket. Zo voorkom je dat een klant een herinnering krijgt terwijl je de betaling al op je zakelijke bankrekening hebt ontvangen.

Systemen zoals Notify wisselen via een directe koppeling factuurgegevens, klantstatussen en betalingen uit met boekhoudpakketten. Notify koppelt onder meer met:

• Exact Online.
• AFAS.
• Twinfield.
• Moneybird.

Ook Debitan koppelt onder meer met SnelStart.

Controleer het type koppeling

Niet elke koppeling werkt gegevens direct bij. Sommige systemen gebruiken automatische API-koppelingen: verbindingen waarmee programma's gegevens uitwisselen. Andere werken via een tussenoplossing zoals d-basics of via bestanden die je regelmatig importeert.

Controleer vooraf of de aanbieder jouw specifieke versie van het boekhoudpakket ondersteunt. Ga ook na of je extra betaalt om de koppeling te activeren.

Klantgegevens en openstaande facturen overzetten

Stap je over naar gespecialiseerde software voor openstaande facturen of wissel je van aanbieder? Dan neem je basisgegevens en openstaande facturen meestal mee via een koppeling met je boekhouding.

Eerdere communicatie gaat meestal niet automatisch mee. Vaak moet je de volgende gegevens handmatig archiveren of overzetten:

• Verzonden herinneringen.
• Specifieke notities.
• Lopende betaalafspraken.

Let op contractduur en opzegtermijn

Controleer de opzegvoorwaarden voordat je een nieuw contract afsluit:

• Payt heeft een opzegtermijn van 1 maand.
• Bij Notify sluit je standaard een overeenkomst voor 12 maanden. Je hebt een opzegtermijn van 1 maand tegen het einde van die periode.
• Bij Debitan geldt voor doorlopende opdrachten een opzegtermijn van ten minste 3 maanden.

Exporteer vóór opzegging altijd alle eerdere dossiers over openstaande facturen. Zo bewaar je die voor je 7-jarige bewaarplicht.