Do’s and don’ts bij boekhouden in Excel

Bekijk ook:

Microsoft Excel is een handig hulpmiddel voor het maken van berekeningen en het bijhouden van lijsten. Je kunt Excel ook gebruiken voor het maken van financiële rapportages en analyses. Maar niet iedereen weet dat Excel ook interessante en bijna-complete mogelijkheden biedt om je boekhouding bij te houden. Hoe dat werkt? Daar gaan we hier op in.

Boekhouden zonder boekhouder

Waar je voorheen wellicht voor elk financieel wissewasje een boekhouder inschakelde, nemen boekhoudpakketten je veel werk uit handen. Natuurlijk moet je zelf blijven opletten en kan het soms verstandig zijn om een boekhouder of accountant te laten meekijken. Maar de pakketten van tegenwoordig zijn erg toegankelijk, ook voor zzp’ers zonder veel financieel-administratieve kennis. Geldt dat ook voor boekhouden in Excel? Ja, er zijn ook pakketten voor boekhouden in Excel die hetzelfde werken als een gemiddeld boekhoudpakket.

Waarom zou je kiezen voor boekhouden in Excel?

Als je kiest voor boekhouden met Excel kies je eigenlijk voor het gebruik maken van software die je al hebt. Je richt zelf jouw boekhoudsysteem in, en binnen een kwartier kan je er mee aan het werk. Alle input voor jouw boekhouding, dus zowel facturen, bonnen als bankafschriften registreer je in eenvoudige tabellen. Je hoeft er nauwelijks iets nieuws voor te leren, een kind kan de boekhoudwas doen. Het grote voordeel wat het voor jou vast heel interessant maakt: je bespaart honderden euro’s, bijvoorbeeld op de aanschaf van een boekhoudpakket en op facturen van je boekhouder of accountant.

Wat kan er allemaal met boekhouden in Excel?

Eigenlijk zijn de boekhoudmogelijkheden en opties in Excel bijna eindeloos. Toch zullen we een niet-volledige opsomming geven. Alle transacties leg je, zoals al genoemd, vast in tabellen. Geen ingewikkelde schermen, maar gewoon eenvoudige tabellen, dat is immers waar Excel zo sterk in is. In één document houd je alle vaste gegevens bij, van zowel je klanten en leveranciers, als van je producten en diensten. Krijg je medewerkers in dienst, dan vinden die hier ook een plek. Verder kan je ook in Excel prachtige, krachtige en verduidelijkende analyses maken met de rapportagemodules. Net als in de bekende boekhoudpakketten kan je gebruik maken van mooie dashboards en krijg je snel inzicht in je balans en resultatenrekening. Erg handig om maanden, jaren of andere periodes met elkaar te vergelijken. Ook mooi om te zien of bepaalde extra inzet of speciale acties ook positief hebben uitgepakt voor jouw business. Werk je projectmatig? De speciale projectrapportages geven je snel duidelijkheid over je prestaties en resultaten in een specifiek project. Deze maken het niet alleen erg makkelijk om je project goed te volgen, maar ook om achteraf een goede analyse te kunnen maken. De uitkomsten en leermomenten hiervan kan je weer gebruiken voor een volgend project.

Wat zijn de don’ts van boekhouden in Excel?

Excel heeft ongekende mogelijkheden, zeker voor iemand die hier al vaak mee heeft gewerkt. Je kent de mensen vast wel, die alle ins en outs van Excel kennen, de Excel gevorderden en met name de Excel experts. Ze kennen elke optie, elk knopje en weten alles bijna blindelings te vinden. Ben jij niet zo iemand? Heb je zelfs nog nooit met Excel gewerkt? Dan zou je kunnen schrikken, juist vanwege die enorme mogelijkheden die het biedt, en waar jij nog maar je weg in moet zien te vinden. Leer je echter snel en maak je je nieuwe software snel eigen? Dan is Excel weer wel een aanrader voor jouw boekhouding. Let op: we hebben het hier over een kant-en-klaar pakket dat dus een uitstekend alternatief is voor de gangbare boekhoudsoftware. Excel zoals jij en ik dat op onze laptop of PC hebben staan, is heel geschikt voor het maken van rapportages, bijvoorbeeld als er data vanuit een boekhoudpakket in worden gedumpt. Maar die standaard Excel-uitvoering is niet geschikt om te boekhouden, tenzij je genoegen neemt met het maken van overzichten en lijstjes en je op die manier heel eenvoudig je financiële administratie bijhoudt. Excel is ook niet geschikt voor het aanmaken van betalingsvoorstellen van openstaande facturen van leveranciers, wat met doorsnee boekhoudsoftware wel kan.