Boekhoudprogramma voor boekhouders en administratiekantoren

Wanneer is gratis meekijken niet meer genoeg? Veel administratiekantoren beginnen met gratis accountantstoegang tot de losse boekhoudpakketten van hun cliënten. Dat werkt prima bij een handvol klanten. Groeit je klantenbestand, dan loop je tegen grenzen aan: je verliest overzicht over btw-deadlines, vragen blijven in e-mailboxen staan en medewerkers wisselen steeds van inloggegevens.

Wanneer heb je centraal cliëntbeheer nodig? Je bent toe aan een kantooroplossing als je een centrale werkvoorraad nodig hebt. Dat geldt ook als je documenten automatisch wilt verwerken en taken binnen je team wilt verdelen.

Yuki met Het Portaal en Jortt met het Boekhoudersportaal bundelen taken, documentverwerking en btw-statussen van al je cliënten in een centraal overzicht. Controleer bij Jortt de toelatingseis: je kantoor moet een beconnummer hebben, een registratienummer voor belastingconsulenten.

Welke rechten geef je elke medewerker? Beheren meerdere medewerkers dossiers? Dan wil je voorkomen dat iedereen onbeperkt toegang heeft tot elke administratie. Een passend kantoorpakket laat je toegangsrechten nauwkeurig instellen.

• Bij Moneybird heeft elke kantoormedewerker een eigen account. De eigenaar bepaalt per medewerker welke klantadministraties toegankelijk zijn.
• Bij AFAS SB bepaal je zelf de rollen, rechten en inzage. Je wijst cliënten direct toe aan specifieke medewerkers.
• Bij Twinfield bepaalt de gebruikersrol welke modules en functies toegankelijk zijn. Kantoormedewerkers gebruiken het pakket kosteloos binnen de accountancyregeling.

Welke toegang houden beheerders? Controleer altijd hoe beheerdersrechten werken. Bij SnelStart stel je de rechten van standaardgebruikers per cliëntadministratie in. Gebruikers met de rol 'beheerder' houden automatisch toegang tot alle online cliëntadministraties.

InformerOnline heeft een centrale kantooromgeving. Of je medewerkersrechten per cliënt kunt instellen, is nog niet bevestigd in de beschikbare informatie over die omgeving. Controleer dit vooraf.

Hoe betaal je voor meerdere administraties? Beheer je tientallen of honderden administraties? Dan heb je een prijsmodel nodig dat met je kantoor kan meegroeien. Aanbieders bundelen administraties op verschillende manieren:

• e-Boekhouden.nl: de eerste administratie is gratis. Voor administratie 2 t/m 25 betaal je voor Boekhouden €5,95 per administratie per maand.
• SnelStart: een extra online administratie kost €3,50 per maand.
• Twinfield: het minimum instaptarief is €159 per maand voor de eerste 20 interne administraties, oftewel €7,95 per administratie. Voor kantoren met minder dan 20 administraties is deze instap relatief duur.
• Yuki: je koppelt losse administraties binnen een domein, een gezamenlijke omgeving. Je beheert taken centraal via Het Portaal. Dat kost €405 per maand plus €10,25 per actieve administratie per maand.
• Rompslomp Master: het pakket bevat standaard 3 administraties. Uitbreiden kost €10 per extra administratie per maand.

Is een financieel overzicht ook een aangifte? Elk professioneel pakket levert een balans, winst-en-verliesrekening en overzicht van openstaande posten. Daarmee heb je nog geen belastingaangifte ingediend.

De rechtsvorm van je cliënt bepaalt welke belasting geldt. Bij een eenmanszaak betaal je inkomstenbelasting (IB). Een besloten vennootschap (bv) is vennootschapsbelasting (VPB) verschuldigd.

• Direct aangifte doen: SnelStart Accountant ondersteunt het indienen van btw-, IB- en VPB-aangiften en de ICP-opgave voor leveringen binnen de EU. Je hebt daarvoor geen externe software nodig.
• Cijfers exporteren: Moneybird, Yuki en InformerOnline hebben geen ingebouwde VPB-aangifte. Ze exporteren cijfers naar externe fiscale pakketten zoals Nextens. Dat gaat via RGS, een standaardindeling voor boekhoudgegevens, of auditfiles: exportbestanden met boekhoudgegevens.

Wanneer moet je een bv-jaarrekening deponeren? Voor bv-cliënten moet je de jaarrekening volgens de wet binnen acht dagen na vaststelling bij KVK deponeren. De uiterste termijn is twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Controleer of je software digitaal deponeren via XBRL/SBR ondersteunt, de standaarden voor deze gegevensuitwisseling. Anders heb je hiervoor een extern programma nodig dat jaarrekeningen maakt.

Wat doet de bankkoppeling automatisch? Directe bankkoppelingen met Rabobank, ABN AMRO, ING en Knab werken bij vrijwel alle platformen. De verwerking verschilt wel. Bij Rompslomp importeert de koppeling transacties, maar koppelt of boekt het programma betalingen niet automatisch aan uitgaven en facturen.

Let ook op de kosten:

• InformerOnline: €1 per gekoppelde rekening per maand en €4 per maand als de koppeling via Ponto loopt.
• e-Boekhouden.nl: €0,99 per maand voor de Knab-koppeling.

Ondersteunt het pakket Peppol? Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van e-facturen. Een e-factuur bevat gestructureerde gegevens die software automatisch kan verwerken. Een pdf per e-mail voldoet niet aan die definitie.

Moneybird en Jortt ondersteunen Peppol volledig. Bij e-Boekhouden.nl is Peppol nog in ontwikkeling. Bij AFAS SB staat ondersteuning gepland voor 2027; controleer de actuele status.

Welke wijzigingen raken je aangiftesoftware? De Europese ViDA-richtlijn is aangenomen op 11 maart 2025. Controleer je aangiftesoftware: de Belastingdienst stopt per 1 december 2026 definitief met de oude Digipoort-infrastructuur, de technische aansluiting voor gegevensuitwisseling.

Wat betaal je naast de basislicentie? Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Kantoorsoftware heeft verschillende prijsmodellen. Modules en uitbreidingen kunnen de kosten snel verhogen:

• Vaste portaal- en administratiekosten: bij Yuki kost Het Portaal €405 per maand. Daarnaast betaal je €10,25 per actieve administratie per maand. Twinfield vereist een minimumafname van 20 administraties voor €159 per maand.
• Losse modules: bij e-Boekhouden.nl betaal je per administratie apart voor Boekhouden (€5,95 per maand), Factureren (€5,95 per maand) en Klanttoegang (€6,95 per maand). Voor een klant die zelf factureert en meekijkt, heb je dus meerdere modulelicenties nodig.
• Extra medewerkers: bij SnelStart Accountant zijn de eerste twee gebruikers inbegrepen. Extra gebruikers kosten €6,25 per maand. Rompslomp rekent €3 per extra medewerker per maand.
• Scans en credits: Rompslomp Master bevat 90 gratis scans per maand. Daarna heb je credits nodig, tegoeden voor extra scans.

Controleer vooraf of je onbeperkt documenten kunt scannen en automatisch laten herkennen, of dat je hiervoor bundels betaalt.

Zeven tot tien jaar bewaarplicht Stap je over naar andere boekhoudsoftware? Dan blijft de wettelijke administratieplicht gelden. De bewaartermijnen zijn:

• Zeven jaar voor de basisadministratie.
• Tien jaar voor gegevens over onroerende zaken en One Stop Shop-regelingen voor btw-aangifte in de EU.

Volgens artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen moeten de gegevens de volledige bewaartijd beschikbaar blijven. Je moet ze ook binnen redelijke tijd leesbaar kunnen maken.

Wat moet je exporteren? Vertrouw bij een overstap niet alleen op een financieel overzicht of een XML-auditfile. Een auditfile bevat saldi en grootboekmutaties, de boekingen op je grootboekrekeningen. Het bestand bewaart niet automatisch de onderliggende documenten en factuurbijlagen.

Exporteer daarom altijd alle mutatiebestanden én gekoppelde documentarchieven voordat je je oude kantoorabonnement definitief opzegt.

Wie voert de administratie? De taakverdeling tussen je kantoor en je cliënt bepaalt welk platform bij je werkwijze past:

• Je cliënt boekt, je kantoor controleert: de ondernemer verwerkt de dagelijkse boekingen. Je kijkt mee voor de btw en jaarafsluiting. Moneybird Compleet past hierbij: adviseurs kijken gratis mee zonder een betaalde gebruikersplek van de klant te gebruiken. InformerOnline biedt hiervoor 'Controleren & Adviseren'.
• Je kantoor voert de administratie: je cliënt levert alleen bonnetjes aan via een app. Je kantoor verwerkt alles via werklijsten, zoals bij Yuki of Informer 'Beheren & Uitvoeren'.

Is softwaretoegang ook een fiscale machtiging? Inlogrechten in een boekhoudprogramma vervangen niet de formele toestemming die je nodig hebt bij de Belastingdienst. De Belastingdienst verbiedt het delen van inloggegevens zoals DigiD.

Voor aangiften en het bekijken van aanslaggegevens moet je formele ketenmachtigingen via eHerkenning regelen. Daarmee machtigt je cliënt je om namens hem te handelen. Ook moet je machtigingen registreren voor aanslagberichten en vooraf ingevulde gegevens (SBR/VIA).