Boekhoudprogramma voor de horeca kiezen

Volgens de KVK mag je je boekhouding in Excel of op papier bijhouden. Je administratie moet wel betrouwbaar en controleerbaar zijn. In de horeca loop je met een eenvoudig spreadsheet snel vast, omdat je te maken hebt met:

• Verschillende btw-tarieven: 9% op maaltijden en alcoholvrije dranken en 21% op alcohol.
• Dagelijkse kassa-afslagen: overzichten van je kassaverkopen.
• Betalingen die je splitst tussen contant en pin.
• Fooien.

Wanneer vervalt de KOR? Zolang je jaaromzet onder de €20.000 blijft, kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Je berekent dan geen btw en draagt niets af.

Ga je over de grens van €20.000? Dan vervalt de vrijstelling direct, ook voor de transactie waarmee je de grens overschrijdt. Je moet dan per verkoop 9% en 21% btw registreren en kwartaalaangifte doen.

Wanneer kost handmatig invoeren te veel tijd? Zet je personeel in, verwerk je dagelijks tientallen pinbetalingen of gebruik je een professioneel kassasysteem (POS)? Dan kost handmatige invoer te veel tijd en ontstaan er snel kasverschillen.

Lever je ook zakelijke catering aan overheden of bedrijven? Let dan op de factuureisen: bij aanbestedingen kan e-facturatie nu al een contractuele eis zijn.

Werk je met personeel op de vloer? Maak dan onderscheid tussen het werk in de kassa en het werk in de boekhouding. Bepaal vooraf wie toegang tot de boekhouding nodig heeft.

Heeft je bediening toegang nodig? Medewerkers op de werkvloer hoeven vrijwel nooit direct in het boekhoudpakket. Zij werken in het kassasysteem (POS) en sluiten aan het eind van hun dienst de dag af.

Geef medewerkers nooit toegang tot je volledige financiële administratie als zij alleen een z-afslag, het dagtotaal uit de kassa, uitdraaien of dagstaten invoeren.

Hoeveel gebruikers bevat je pakket?

• SnelStart: inKaart en inBalans bevatten standaard één gebruiker.
• Moneybird: in Compleet zijn gebruikers en bankrekeningen onbeperkt inbegrepen.
• AFAS SB: gebruikt licentierollen zoals 'Ondernemen' en samenwerkingsrollen zoals '2Gether'. Daarmee verdeel je taken tussen jezelf en een financieel expert.

Heb je meerdere horecavestigingen, een aparte cateringtak of een beheer-bv met een werk-bv? Elke vennootschap moet een eigen administratie voeren. De kosten en mogelijkheden verschillen sterk per pakket:

• AFAS SB: bevat standaard 5 administraties. Uitbreiden kan tot maximaal 10 administraties voor €15 per extra administratie per maand.
• SnelStart: inKaart en inBalans bevatten elk één online administratie. Elke extra online administratie kost €3,50 per maand exclusief btw.
• e-Boekhouden.nl en Moneybird: je sluit per administratie een apart betaald abonnement af.

Controleer vooraf wat je nodig hebt. Boek je binnen een holdingstructuur alleen consolidaties, waarbij je cijfers van vennootschappen samenvoegt, en managementvergoedingen? Of heeft elke vestiging een volledige administratie voor de dagelijkse kassaverkopen nodig?

Voor je horecabedrijf gelden fiscale regels die bepalen wat je rapportages moeten tonen.

Hoe splits je omzet voor de btw? Voor horecabedrijven geldt in principe het kasstelsel: je berekent de btw op basis van ontvangen betalingen. Je kunt hiervan afzien als dat duidelijk uit je administratie blijkt. Je rapportage moet dagelijks de juiste omzetverdeling tonen:

• 9% btw: eten en alcoholvrije dranken, ook bij afhalen en bezorgen.
• 21% btw: alcoholhoudende dranken volgens de officiële indeling van dranken.

Hoe verantwoord je fooien? Fooien die je personeel ontvangt, zijn vrij van btw. Ontvang je als natuurlijke persoon, bijvoorbeeld als zzp-horecaondernemer, persoonlijk fooien? Dan gelden specifieke btw-uitzonderingen als fooien in je branche gebruikelijk zijn.

Boek vrijwillige fooien nooit automatisch als omzet waarover je btw berekent. Werknemers moeten ontvangen fooien zelf opgeven in hun aangifte inkomstenbelasting. Registreer fooien apart op een tussenrekening: een rekening waarop je bedragen tijdelijk apart houdt.

Wat heb je nodig voor je jaarafsluiting? Pakketten zoals e-Boekhouden.nl, SnelStart en Moneybird maken een winst-en-verliesrekening en balans. Met een eenmanszaak gebruik je deze cijfers voor je aangifte inkomstenbelasting, als winst uit onderneming.

Heb je een bv? Dan moet je aangifte vennootschapsbelasting (VPB) doen en je jaarrekening digitaal indienen bij de KVK. Die officiële aangifte en indiening zitten vrijwel nooit standaard in een ondernemersabonnement. Ze lopen via je accountant of gespecialiseerde belastingsoftware.

Je horeca-administratie draait op betrouwbare gegevensstromen tussen je kassa, je pinautomaat en je bank.

Hoe koppel je je kassasysteem?

• SnelStart: biedt met 'SnelStart Kassa' (beschikbaar vanaf het inBalans-pakket) een directe koppeling. Deze boekt verkopen, btw en betalingen automatisch in.
• e-Boekhouden.nl en Moneybird: koppelen via externe partijen zoals Winkelboekhouding.nl aan kassa's zoals Lightspeed Restaurant om dagomzetten automatisch in te boeken. Let op: Moneybird bouwt en onderhoudt deze koppeling niet zelf.
• AFAS SB: biedt documentatie voor kasverwerking en dagstaten. Een getoetste, werkende koppeling met een specifiek kassasysteem ontbreekt in het standaard SB-aanbod.

Welke banken koppel je automatisch? e-Boekhouden.nl, SnelStart, Moneybird en AFAS SB ondersteunen automatische bankkoppelingen met Rabobank, ING, ABN AMRO en Knab.

Waarom wijkt je pinuitbetaling af van je dagomzet? Het importeren van een z-afslag (dagtotaal) betekent nog niet dat je pinuitbetalingen direct aansluiten. Een betaalprovider stort pinbetalingen vaak pas na een of twee werkdagen op je rekening. Bovendien keert de provider het bedrag netto uit, na aftrek van de transactiekosten. Gebruik daarom een tussenrekening zoals 'Kruisposten' of 'Verwachte pinbetalingen' om timingverschillen en pintransactiekosten af te letteren.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Kijk daarbij verder dan de maandelijkse basisprijs: in de horeca ontstaan extra kosten vaak door modules en koppelingen.

Wat kost je kassakoppeling?

• Externe koppeling: hiervoor krijg je vaak een aparte rekening. De Lightspeed-koppeling via Winkelboekhouding.nl voor e-Boekhouden.nl kost €14,95 per maand.
• SnelStart Kassa: beschikbaar vanaf inBalans, met een starttarief vanaf €50 per maand. Daar komen kosten voor de inrichting en specifieke kassa-apparatuur bij. SnelStart werkt alleen met geselecteerde apparatuur en ondersteunt niet zomaar elk Android- of iOS-apparaat.

Wat betaal je voor extra administraties? Heb je meerdere bv's of vestigingen? Houd dan rekening met deze kosten:

• SnelStart: €3,50 per extra online administratie per maand.
• AFAS SB: €15 per administratie per maand boven de 5 inbegrepen administraties.
• e-Boekhouden.nl en Moneybird: een volledig pakket per administratie.

Zijn er kosten voor je bankkoppeling? e-Boekhouden.nl rekent voor een koppeling met Knab €0,99 extra per maand. Dit bedrag geldt ongeacht het aantal rekeningen.

Heb je een facturatiemodule nodig? Verkoop je niet alleen aan de bar, maar stuur je ook facturen voor evenementen of catering? Bij e-Boekhouden.nl bevat Standaard ("Zonder factureren") geen facturatiemodule. Je moet dan overstappen naar Standaard + Factureren.

Stap je over naar een ander boekhoudpakket? Houd dan rekening met de fiscale eisen voor het bewaren en overzetten van je gegevens.

Welke gegevens bewaar je zeven jaar? De wettelijke bewaarplicht voor basisgegevens is zeven jaar. Volgens de Belastingdienst geldt dit niet alleen voor je balans en winst-en-verliesrekening, maar ook voor:

• Je kasadministratie.
• Kladaantekeningen.
• Kassabonnen.
• Gedetailleerde elektronische kassabestanden.

Waarom is een dagtotaal niet genoeg? Ook als een koppeling je dagomzetten in je boekhoudprogramma zet, moet je de onderliggende details uit je kassa bewaren. Maak bij het opzeggen van je kassa- of boekhoudpakket een volledige export van alle individuele bonnen, storneringen (teruggedraaide betalingen), correcties en z-afslagen.

Hoe neem je je boekhoudgegevens mee? Met een auditfile, een exportbestand voor je boekhouder of een nieuw pakket, draag je je financiële historie over. Programma's zoals e-Boekhouden.nl, SnelStart en Moneybird ondersteunen een standaard XML-auditfile, zoals XAF. Daarmee zet je het grootboek, het overzicht van je boekhoudrekeningen, en eerdere boekingen geordend over zonder alles handmatig in te voeren.

Veel horecaondernemers besteden hun administratie het liefst volledig uit. Let daarbij goed op wie welk werk doet.

Wat neemt software niet van je over? Geen enkel regulier softwarepakket biedt binnen het standaardtarief een contractuele dienst die dagelijks je kasstaten invoert, kasverschillen verklaart en fooien splitst.

Adverteert een partij met "inclusief boekhouder"? Meestal controleert die boekhouder achteraf de kwartaalcijfers of jaarrekening. De dagelijkse invoer en kassa-afsluiting blijven dan je eigen verantwoordelijkheid,.

Hoe geef je je boekhouder toegang? Pakketten als e-Boekhouden.nl, SnelStart, Moneybird en AFAS SB bieden gratis of specifieke accounts voor je boekhouder of accountant. Daarmee kan die op afstand meekijken, correcties doorvoeren en btw-aangiftes controleren.

Hoe test je de samenwerking vooraf? Reken samen met je accountant één complete proefdag door voordat je definitief met het systeem begint. Test een dagafsluiting met:

• Omzet met zowel 9% als 21% btw.
• Gesplitste betalingen: contant en pin.
• Een retourbetaling of stornering.
• Een uitgekeerde fooi.
• Een kasverschil met toelichting.

Controleer daarna of de btw-aangifte exact klopt en of de tussenrekeningen voor pin en kas op nul uitkomen.