Boekhoudprogramma voor kleine ondernemers vergelijken

Van factureren naar een volledige administratie Een los factuurprogramma of Excel volstaat vaak bij de start. Maar de wet verplicht elke ondernemer om een volledige administratie bij te houden. Alleen factureren geeft geen overzicht van onbetaalde facturen, bedrijfskosten, bezittingen en schulden.

Moet je handmatig overzichten samenvoegen voor je btw-aangifte of inkomstenbelasting? Dan ontgroei je een eenvoudig factuurprogramma.

Meer dan facturatie, minder dan ERP Als kleine ondernemer heb je zelden een uitgebreid ERP-systeem nodig: software voor onder meer productie, voorraad en personeelsplanning. Terugkerende facturen en debiteurenbeheer, het bijhouden en innen van onbetaalde klantfacturen, automatiseren kan wel een reden zijn om over te stappen.

De mogelijkheden verschillen per pakket:

• Moneybird Groei en InformerOnline ZZP Plus: ondersteunen periodieke facturatie en herinneringen.
• SnelStart: voor automatisch aangemaakte periodieke facturen moet je upgraden naar minimaal inBalans.
• Kleisteen: voor automatisch aangemaakte periodieke facturen moet je upgraden naar minimaal Premium.

Bepaal vooraf of je alleen transacties wilt vastleggen. Of wil je vanuit je boekhouding ook processen rond je klanten automatiseren?

Hoeveel gebruikers zijn inbegrepen? Bepaal hoeveel medewerkers toegang nodig hebben. De voorwaarden en kosten voor extra gebruikers verschillen per pakket:

• Moneybird Groei en Jortt MKB: bieden standaard 5 gebruikerslicenties.
• Rompslomp Professional: bevat 2 extra gebruikers.
• SnelStart inKaart: bevat 1 gebruikersinlog. Een extra gebruiker kost €4,25 per maand exclusief btw.
• InformerOnline ZZP Plus: bevat 1 gebruikersinlog.
• Kleisteen: rekent €4 per extra login per maand exclusief btw.
• MoneyMonk: de officiële documenten spreken elkaar tegen over gratis toegang voor gewone extra gebruikers. Vraag vooraf schriftelijk na welke kosten gelden.

Welke rechten kun je instellen? Niet elke medewerker hoeft de hele balans of resultatenrekening te zien. Dit zijn overzichten van je bezittingen en schulden, en van je opbrengsten en kosten. Wil je iemand bijvoorbeeld alleen facturen of offertes laten maken? Controleer dan welk pakket die rechten ondersteunt.

Bij Kleisteen heb je Premium nodig om gebruikersrechten in detail in te stellen. Bij Jortt zijn uitgebreide rechten alleen beschikbaar in Plus.

Aparte licentie of toeslag per administratie Heb je meerdere ondernemingen, zoals een holding met een werkmaatschappij of meerdere bv's? Dan is de administratie per entiteit strikt gescheiden. Softwareleveranciers hanteren hiervoor twee prijsmodellen:

• Volledig apart abonnement: bij onder meer Moneybird, e-Boekhouden.nl, Jortt en MoneyMonk betaal je per administratie een apart pakkettarief.
• Toeslag per extra administratie: bij SnelStart betaal je €3,50 per extra online administratie per maand exclusief btw. Rompslomp brengt €10 per extra administratie per maand exclusief btw in rekening.

Wat regelt software voor deponering en VPB? Is een pakket geschikt voor een bv? Dat betekent enkel dat de software dubbel boekhouden met een balans en winst- en verliesrekening ondersteunt.

De officiële deponeringsjaarrekening voor de KVK en de aangifte vennootschapsbelasting (VPB) worden doorgaans niet verzorgd door standaard ondernemerspakketten. SnelStart reserveert VPB-functies bijvoorbeeld voor het aparte Accountant-pakket voor €49,50 per maand exclusief btw. Schakel voor de formele bv-jaarafsluiting en VPB-aangifte op tijd een boekhouder of fiscalist in.

Welke overzichten en btw-koppelingen krijg je? Elk volwaardig boekhoudpakket maakt een actuele balans en resultatenrekening. Voor de btw-aangifte bieden de volgende pakketten een rechtstreekse elektronische koppeling met Digipoort, het digitale loket van de Belastingdienst:

• e-Boekhouden.nl.
• Moneybird.
• InformerOnline.
• Jortt.
• Rompslomp.
• SnelStart vanaf inKaart.

Een klaargezet overzicht is nog geen verzonden aangifte. Controleer na het indienen altijd de statusbevestiging.

Doet de software ook je inkomstenbelasting? Geen van de vergeleken pakketten verzorgt een volledige automatische aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers. Die aangifte bestaat uit een zakelijk deel en een privédeel met aftrekposten.

Programma's leveren wel een fiscaal rapport of een RGS-brugstaat: een overzicht waarmee je boekhoudcijfers naar aangiftesoftware kunt overbrengen. Dit geldt bijvoorbeeld voor SnelStart, Kleisteen en InformerOnline. Neem de cijfers zelf over in Mijn Belastingdienst of laat je adviseur ze inladen in gespecialiseerde belastingsoftware.

Boekt een bankkoppeling alles automatisch? Een automatische bankkoppeling leest dagelijks transacties in. Dat gebeurt via PSD2, waarmee je toestemming geeft om bankgegevens te delen, of via een eigen bankverbinding. Bij MoneyMonk en SnelStart is de standaard PSD2-koppeling inbegrepen.

Een actieve bankkoppeling koppelt betalingen niet altijd foutloos aan facturen. Rompslomp geeft uitdrukkelijk aan dat ingelezen betalingen voorstellen blijven. Die moet je handmatig controleren en goedkeuren.

Kun je ook betalen vanuit de software? Afschriften inlezen is iets anders dan betalingen uitvoeren vanuit je boekhoudprogramma. Bij Moneybird betaal je voor het starten van betalingen:

• €1 per rekening per maand exclusief btw;
• €0,03 per uitgevoerde transactie exclusief btw.

Daarnaast ondersteunen vrijwel alle pakketten betaallinks, zoals iDEAL via externe betaaldienstverleners. Daarmee kun je facturen sneller betaald krijgen.

Wanneer heb je Peppol nodig? Een pdf-factuur per e-mail geldt volgens de wettelijke regels niet als e-factuur. Lever je aan de Rijksoverheid? Dan is e-facturatie via Peppol, een netwerk voor elektronische facturen, al verplicht.

Pakketten zoals Moneybird, InformerOnline en Kleisteen ondersteunen nu al directe verzending via Peppol.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Naast het vaste maandbedrag bepalen kosten voor je gebruik vaak wat je werkelijk betaalt.

Wat kost automatisch bonnen herkennen? Automatisch bonnetjes en inkoopfacturen inlezen met Scan & Herken is zelden onbeperkt inbegrepen. Sommige pakketten rekenen met credits: tegoeden die je per scan verbruikt.

• e-Boekhouden.nl: werkt met creditbundels, bijvoorbeeld 50 credits voor €12,50 exclusief btw.
• InformerOnline ZZP Plus: bevat 50 scans per maand. Daarna betaal je €0,15 per scan.
• Rompslomp Professional: bevat 30 credits per maand. Extra credits kosten €0,165 per stuk.
• Kleisteen: rekent €0,09 per herkende bon.
• Jortt: biedt automatische herkenning alleen in het duurdere Plus-pakket.

Wat kost een bankkoppeling? Naast eventuele kosten van je bank rekenen sommige softwareleveranciers kosten voor de bankkoppeling:

• InformerOnline: €1 per gekoppelde rekening per maand.
• Kleisteen: €1,75 per IBAN per maand.
• e-Boekhouden.nl: €0,99 per maand voor een Knab-koppeling.

Soms loopt de koppeling via een tussenpartij, zoals Ponto. Dat kost extra. Bij InformerOnline betaal je bijvoorbeeld €4 per maand voor ABN AMRO via Ponto.

Welke kosten en limieten gelden per transactie? Verstuur of ontvang je e-facturen via Peppol? Bij Rompslomp kost elke verzonden of ontvangen e-factuur 1 credit van €0,165 per stuk.

Controleer ook de transactielimieten. Moneybird Groei en MoneyMonk Pro hebben beide een limiet van 50 banktransacties per maand binnen het basispakket.

Wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar Je bent wettelijk verplicht om je basisadministratie 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van 10 jaar.

Deze bewaarplicht geldt voor de volledige administratie, inclusief de oorspronkelijke documenten. Digitale facturen en inkoopbonnen moet je in hun oorspronkelijke digitale formaat bewaren. Alleen afdrukken of een balansoverzicht exporteren is niet voldoende.

Wat neem je mee naast de auditfile? Stap je over naar een ander programma of zeg je je abonnement op? Download dan een standaard XML-auditfile (XAF), zoals XAF 2.0 of 4.0.3. Dit exportbestand bevat alle grootboekmutaties en boekingsregels: de vastgelegde wijzigingen in je boekhouding. De Belastingdienst en andere boekhoudprogramma's kunnen dit bestand inlezen.

Deze pakketten ondersteunen de export:

• e-Boekhouden.nl.
• Jortt.
• Moneybird.
• MoneyMonk.
• Kleisteen.
• SnelStart.

Exporteer daarnaast altijd alle oorspronkelijke verkoop- en inkoopfacturen in PDF/UBL-formaat. Sla die op in een veilige back-up buiten het boekhoudprogramma.

Kan je adviseur gratis meekijken? Vrijwel alle gangbare pakketten ondersteunen samenwerking met een externe boekhouder of accountant. Bij de volgende pakketten krijgt je adviseur gratis toegang via een speciale accountantskoppeling of kantoorlicentie:

• e-Boekhouden.nl.
• Moneybird.
• InformerOnline.
• MoneyMonk.
• SnelStart.

Deze toegang gaat niet ten koste van je eigen gebruikersaantal. Kleisteen biedt hiervoor een gratis portaal voor accountants.

Zijn adviesuren inbegrepen? Software automatiseert de verwerking van je boekhoudstukken. Het vervangt niet het inhoudelijke werk van een adviseur. De standaardlicenties van de vergeleken pakketten bevatten geen adviesuren van een externe fiscalist voor controle, het opstellen van je jaarrekening of advies.

Maak daarom duidelijke afspraken over de taakverdeling. Voer je zelf de dagelijkse boekingen in en laat je je accountant per kwartaal controleren? Of besteed je ook de jaarafsluiting en belastingaangiftes uit?