Boekhoudprogramma kiezen als starter

Wanneer stap je over op boekhoudsoftware? Je bent wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden voor de Belastingdienst. Boekhoudsoftware is niet verplicht: papier of een spreadsheet mag ook.

Moet je facturen uitreiken en regelmatig btw-aangifte doen? Dan maak je in een spreadsheet al snel fouten. Denk aan opeenvolgende factuurnummers en het apart vermelden van de btw.

Welke grenzen gelden voor starterspakketten? Veel softwareleveranciers bieden starters gratis of sterk afgeprijsde pakketten. Daar gelden vaak vaste grenzen voor:

• Leeftijd van je onderneming: bij e-Boekhouden.nl en MoneyMonk geldt het gratis aanbod voor de eerste 15 maanden vanaf je KVK-inschrijving, niet vanaf de start met de software. Sta je al een tijd ingeschreven, dan is de gratis periode korter of al voorbij.
• MoneyMonk Starter: maximaal 20 banktransacties per maand en €50.000 omzet per jaar.
• MoneyMonk Basis: dezelfde transactielimiet, met maximaal €20.000 omzet per jaar. Bij overschrijding zet MoneyMonk je automatisch over naar een hoger pakket.
• Rompslomp Basic: maximaal 10 facturen, 80 offertes en 10 uitgaven per maand.
• e-Boekhouden.nl ZZP Pakket: maximaal 240 boekingen per boekjaar.
• Exact Online Essentials: maximaal 25 facturen per maand.

Schat vooraf hoeveel facturen en transacties je per maand verwacht. Zo voorkom je dat een onverwachte limiet je direct dwingt een duurder pakket te nemen.

Wat kost toegang voor collega's? Als starter werk je meestal alleen. Ga je samenwerken met een compagnon of administratief medewerker? Dan gelden voor hun toegang andere voorwaarden dan voor je accountant.

Bij de meeste instappakketten is slechts één actieve gebruiker inbegrepen:

• SnelStart inKaart: een extra gebruiker kost €4,25 per maand.
• InformerOnline ZZP Plus: standaard één gebruiker.
• Kleisteen: extra kosten voor reguliere gebruikers.
• Rompslomp Basic: één extra gebruiker binnen het account inbegrepen.
• Jortt ZZP: standaard toegang voor twee gebruikers.

Kan je boekhouder gratis meekijken? Vrijwel alle pakketten hebben andere toegangsregels voor je externe boekhouder of accountant:

• e-Boekhouden.nl, InformerOnline, MoneyMonk en SnelStart: je adviseur krijgt gratis toegang via een eigen accountantsportaal of een gratis adviseursaccount.
• Myfinance: je kunt gratis een extra gebruiker toevoegen voor je boekhouder.

Waarom houd je bedrijven apart? Start je met een holding, meerdere bv's of een eenmanszaak naast een andere onderneming? Dan moet je de administraties juridisch en fiscaal gescheiden houden.

Bij een eenmanszaak betaal je inkomstenbelasting over de winst. Een bv betaalt vennootschapsbelasting (VPB), de belasting over de winst van de bv, en moet jaarrekeningen indienen bij de KVK.

Wat kost een extra administratie? Bij de meeste starterssoftware betaal je per administratie:

• e-Boekhouden.nl en MoneyMonk: voor elke extra administratie moet je een apart abonnement afsluiten.
• SnelStart: een extra online administratie kost €3,50 per maand exclusief btw.
• Twinfield MKB Boekhouden: standaard vijf administraties inbegrepen, maar met een hogere instapprijs.

Een balans en winst-en-verliesrekening uit je software betekenen niet dat je aangifte vennootschapsbelasting of de verplichte stukken voor de KVK automatisch geregeld zijn. Daarvoor heb je gespecialiseerde software of een accountant nodig. Controleer dus wat je pakket verzorgt.

Hoe regel je de btw-aangifte? Als btw-plichtige starter krijg je van de Belastingdienst een aangiftetijdvak: de periode waarover je aangifte doet. Meestal is dat een kwartaal of een maand. De aangifte én betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de volgende maand binnen zijn.

Of je rechtstreeks vanuit je software aangifte kunt doen, verschilt per pakket:

• e-Boekhouden.nl, InformerOnline, DigiBoox en Rompslomp: deze pakketten kunnen de btw-aangifte direct digitaal naar de Belastingdienst sturen.
• SnelStart: direct versturen kan vanaf inKaart voor €22,00 per maand. Het goedkopere inStap ondersteunt dit niet.
• Myfinance: je account moet eerst geverifieerd zijn voordat je direct kunt indienen.
• Gekko en WeFact: je neemt de berekende cijfers zelf over in het portaal van de Belastingdienst.

Wat verandert er met de KOR? Val je onder de Nederlandse kleineondernemersregeling (KOR), met maximaal €20.000 omzet per kalenderjaar? Dan breng je geen btw in rekening en kun je geen btw terugvragen. Je administratie- en bewaarplicht blijven wel gelden.

De EU-KOR voor handel over de grens geldt sinds 1 januari 2025 en vereist een aparte registratie.

Wat heb je nodig voor de inkomstenbelasting? Geen enkel zelfstandig softwarepakket dient automatisch je complete aangifte inkomstenbelasting (IB) in. MoneyMonk, e-Boekhouden.nl en Rompslomp leveren alleen rapportages waarmee je zelf je winstcijfers overneemt in je persoonlijke aangifte.

Voor ondernemersaftrekposten moet je aantonen dat je voldoet aan het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar. Begin je later in het jaar, dan mag je die grens niet verlagen naar het aantal maanden dat je werkt. Een urenregistratie in je software is daarom nuttig als bewijs.

Wat kost een automatische bankkoppeling? Een automatische bankkoppeling haalt dagelijks transacties op voor je administratie. Er is verschil tussen directe koppelingen op basis van PSD2, de regels voor toegang tot betaalgegevens, en koppelingen via een tussenpartij:

• SnelStart, MoneyMonk en Rompslomp: directe PSD2-koppelingen met banken zoals Rabobank, ING, ABN AMRO en Knab zijn inbegrepen. Bij MoneyMonk moet de koppeling actief zijn; bij Rompslomp is één koppeling inbegrepen.
• InformerOnline: je betaalt €1,00 per gekoppelde rekening per maand. Via tussenpartij Ponto, zoals bij ABN AMRO, komt daar €4,00 per maand bij.
• Myfinance: bankkoppelingen lopen via Ponto. Volgens eerdere opgaven kost dit €4,00 per maand; controleer dit bedrag.
• Rompslomp: elke koppeling buiten het pakket kost €3,00 per maand extra.

Een bankkoppeling verwerkt niet altijd alles 100% automatisch en correct. Systemen doen vaak boekingsvoorstellen die je zelf moet goedkeuren.

Wanneer gebruik je Peppol en betaallinks? Bij overheidsopdrachten geldt een pdf-factuur per e-mail niet als officiële e-factuur. Overheden vereisen een factuur via Peppol, een netwerk voor elektronische facturen, in het digitale factuurformaat UBL.

InformerOnline, MoneyMonk, SnelStart en Rompslomp ondersteunen verzending via Peppol. Rompslomp gebruikt hiervoor credits: tegoed waarmee je de verzending betaalt.

Voor snellere betaling door klanten ondersteunen InformerOnline, MoneyMonk, Rompslomp, SnelStart en e-Boekhouden.nl directe iDEAL-betaallinks via betaaldiensten zoals Mollie.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke kosten komen boven op de pakketprijs? Kijk verder dan de maandelijkse instapprijs. Extra functies kunnen je maandkosten verhogen:

• OCR en Scan & Herken: automatisch bonnetjes en inkoopfacturen inlezen is niet altijd onbeperkt. Bij InformerOnline ZZP Plus vallen 50 scans per maand onder normaal gebruik; daarboven betaal je €0,15 per scan. Silvasoft en Kleisteen rekenen scans en specifieke modules apart af.
• Bankkoppelingen bij InformerOnline: je betaalt €1 per rekening per maand en eventueel €4 per maand voor Ponto.
• Extra bankkoppelingen bij Rompslomp: je betaalt €3 per maand per extra koppeling.
• Aangifte inkomstenbelasting (IB): deze zit vrijwel nooit standaard in een softwarelicentie. Bij DigiBoox kost het indienen bijvoorbeeld €130 per aangifte.
• Peppol-facturen: sommige leveranciers rekenen kosten of credits per verzonden of ontvangen e-factuur.

Koppel je meerdere zakelijke rekeningen of spaarrekeningen? Let dan op de kosten per rekening.

Hoelang moet je je administratie bewaren? Je bent wettelijk verplicht je basisgegevens minimaal 7 jaar te bewaren. Hieronder vallen je grootboek, het overzicht van alle boekingen, je in- en verkoopfacturen, overzichten van klanten en leveranciers met openstaande bedragen en je bankafschriften.

Voor gegevens over onroerende zaken en One Stop Shop-regelingen, waarmee je btw via een centraal loket aangeeft, geldt 10 jaar. Door deze bewaarplicht mag je bij opzegging niet zomaar de toegang tot je oude administratie verliezen.

Kun je je administratie volledig exporteren? Een exportbestand in een vast formaat is belangrijk als je overstapt of als de Belastingdienst of je accountant je administratie wil controleren. Een auditfile is zo'n exportbestand voor controle van je boekhouding:

• e-Boekhouden.nl, InformerOnline, MoneyMonk, Rompslomp en SnelStart: ondersteunen een financiële auditfile, zoals XML Auditfile Financieel / XAF.
• Myfinance: een auditfile-export is niet gedocumenteerd. Daar ben je aangewezen op rapportages in Excel, CSV of PDF.

Controleer vóór het afsluiten van een contract of je altijd al je boekingen en documenten kunt exporteren. Ga ook na of dat kan zonder je licentie actief te houden.

Welke manier van werken past bij je? Volgens de KVK kun je je administratie op drie manieren regelen:

• Zelf doen met software: je voert facturen en bonnetjes in en dient zelf je btw-aangifte in via de software. Daarvoor heb je basiskennis nodig van belastingregels en het uitsplitsen van bedragen.
• Een accountant laten meekijken: je verwerkt zelf je dagelijkse facturen en uitgaven. Je geeft je accountant gratis toegang voor kwartaalcontroles, correcties en het regelen van de jaarrekening of inkomstenbelasting. Gratis toegang dekt alleen het softwaregebruik, niet het werk van je accountant.
• Volledig uitbesteden inclusief software: verschillende aanbieders combineren software met een boekhoudservice door een persoon voor eenmanszaken.

Wat bieden boekhoudservices voor eenmanszaken? De kosten en diensten verschillen per aanbieder:

• DigiBoox Boekhoudservice: €66 per maand bij een jaarabonnement met maandelijkse facturatie. Je krijgt een vaste contactpersoon voor kosteninvoer, bankverwerking, btw-aangiftes en de aangifte inkomstenbelasting.
• Myfinance Online boekhouder: vergelijkbare ondersteuning vanaf €69,95 per maand.

Bij diensten voor eenmanszaken is vennootschapsbelasting voor bv's niet inbegrepen. Voor het indienen van jaarrekeningen en VPB-aangiftes voor een bv moet je altijd aparte afspraken maken.