Boekhoudprogramma voor een stichting kiezen

Je stichting is wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en bewijsstukken te bewaren. De wet verplicht je niet om een specifiek softwarepakket te gebruiken. Veel besturen starten in Excel, maar die werkwijze wordt lastiger als de administratie ingewikkelder wordt.

Wanneer vragen subsidies om meer overzicht? Krijgt je stichting overheidssubsidies of geld van fondsen? Subsidieverstrekkers zoals RVO eisen vaak inhoudelijke rapportages én een financiële verantwoording op basis van een goedgekeurde projectbegroting. In spreadsheets maak je sneller fouten bij het scheiden van projectuitgaven.

Wat gebeurt er bij een bestuurswissel? Binnen een bestuur wisselt de penningmeester regelmatig. Staat de administratie in een lokaal bestand? Dan gaat informatie over eerdere keuzes snel verloren en ontbreekt een betrouwbaar overzicht van wijzigingen.

Welke fiscale verplichtingen kunnen gelden? Drijft je stichting een onderneming? Dan kan je stichting belastingplichtig worden voor de vennootschapsbelasting (VPB), de belasting over de winst. De fiscale vrijstelling geldt alleen als de winst binnen een van deze grenzen blijft:

• Maximaal €15.000 per jaar.
• Maximaal €75.000 over het lopende en de vier voorafgaande jaren samen.

Voor de omzetbelasting, oftewel btw, of de kleineondernemersregeling (KOR, grens €20.000 omzet) moet je giften, subsidies en belaste sponsoring strikt gescheiden registreren.

Binnen een stichting hebben bestuursleden verschillende verantwoordelijkheden. Als penningmeester voer je boekingen in. De voorzitter, secretaris of kascommissie wil alleen meekijken voor toezicht.

Hoe scheid je rechten zonder gedeelde wachtwoorden? Voorkom dat het hele bestuur met hetzelfde account inlogt. Kies software waarin je gebruikers verschillende rechten kunt geven:

• e-Boekhouden.nl biedt in de stichtingsmodule onbeperkt gratis extra gebruikers. Je kunt elke gebruiker eigen rechten geven.
• Jortt Plus biedt vijf vaste rollen, waaronder beheerder, meekijker en boekhouder. Een logboek legt vast wie welke boeking of factuur op welk tijdstip heeft gewijzigd.
• AFAS SB en InformerOnline MKB Basis bieden standaard twee gebruikerslicenties.
• SnelStart inKaart rekent €4,25 per extra gewone gebruiker per maand.
• MoneyMonk rekent €15 per extra gewone gebruiker per maand.

Controleer dus vooraf of je voor extra gewone gebruikers maandelijks moet betalen.

Werk je met een werkstichting en een steunstichting? Of combineer je een stichting met een besloten vennootschap? Controleer dan vooraf wat leveranciers rekenen voor extra administraties.

Welke administraties vallen binnen het abonnement?

• AFAS SB en Twinfield Compleet Boekhouden bieden binnen het basisabonnement ruimte voor vijf administraties.
• InformerOnline MKB Basis bevat standaard twee administraties.
• Bij e-Boekhouden.nl, Jortt, Moneybird en SnelStart geldt het tarief per administratie. Voor elke nevenstichting betaal je dus een aparte maandlicentie.

Voor je stichting heb je andere rapportages nodig dan voor een commercieel bedrijf. In plaats van een standaard winst-en-verliesrekening heb je een staat van baten en lasten nodig: een overzicht van inkomsten en uitgaven.

Kun je projectbudgetten vergelijken met werkelijke kosten? Veel software biedt een functie voor projecten. Daarmee kun je niet automatisch ook subsidies verantwoorden. Let op het verschil tussen projectbudgetten en kostenplaatsen: onderdelen waaraan je kosten toewijst.

• Twinfield Compleet Boekhouden ondersteunt financiële begrotingen per project en kostenplaats. Je kunt die vergelijken met de werkelijke cijfers.
• Bij Moneybird Groei kun je inkomsten en uitgaven aan projecten toewijzen. De ingebouwde projectbudgetten zijn echter in uren, en je kunt projecten niet koppelen aan balanscategorieën.
• Bij Jortt Plus kun je boekingen een projectlabel geven. Een automatische vergelijking tussen budget en werkelijke cijfers ontbreekt.
• SnelStart biedt kostenplaatsen pas vanaf inZicht, niet in inKaart.

Wat moet je als ANBI publiceren? Software zorgt er niet vanzelf voor dat je voldoet aan de regels voor een ANBI: een Algemeen Nut Beogende Instelling. Als ANBI moet je uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en staat van baten en lasten met toelichting op internet publiceren. Grotere ANBI's moeten hiervoor standaardformulieren gebruiken.

De software levert de cijfers. Als bestuur blijf je zelf verantwoordelijk voor de toelichting en publicatie.

Verwerkt de bankkoppeling betalingen automatisch? Automatische bankkoppelingen via PSD2, waarmee software bankgegevens kan ophalen, besparen veel handwerk bij binnenkomende donaties. Dit kan onder meer bij Rabobank, ING, ABN AMRO en Knab.

Let op hoe de koppeling werkt. Bij Rompslomp haalt de bankkoppeling transacties op als boekingsvoorstel. De koppeling wijst betalingen niet automatisch direct toe aan de bijbehorende posten.

Kun je donateurs een betaallink sturen? Wil je donateurs eenvoudig laten betalen via betaallinks, zoals Mollie? AFAS SB, Jortt, Rompslomp en MoneyMonk ondersteunen dit. Bij Twinfield Boekhouden kun je geen betaallink meesturen met verkoopfacturen.

Wanneer is een e-factuur via Peppol verplicht? Levert je stichting diensten aan de Rijksoverheid? Dan moet je al een e-factuur versturen via Peppol, een netwerk voor elektronische facturen. Een pdf per e-mail stuurt de Rijksoverheid terug.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Let naast de basisprijs op limieten en extra kosten.

Wat gebeurt er bij veel donaties? Ontvangt je stichting tientallen kleine donaties per maand via de bank? Controleer dan de transactielimieten:

• Moneybird Groei biedt een bundel van 50 verwerkte banktransacties per maand. Daarboven moet je overstappen naar een groter pakket.
• MoneyMonk Pro heeft ook een limiet van 50 banktransacties per maand. Daarnaast geldt een omzetgrens van €100.000 per jaar. Vraag na hoe subsidies en giften meetellen voor die omzetgrens.

Wat betaal je voor extra gebruikers?

• AFAS SB: €5 per extra gebruiker per maand, boven de twee inbegrepen gebruikers.
• SnelStart inKaart: €4,25 per extra gebruiker per maand.
• Rompslomp Professional: €3 per extra gebruiker per maand.
• MoneyMonk: volgens de gebruikersbeheerpagina €15 per extra gebruiker.

Wat kosten bankkoppelingen en bonverwerking? InformerOnline rekent €1 per gekoppelde bankrekening per maand. Eventuele kosten voor een Ponto-koppeling komen daar nog bij.

Scan-en-herken zet gegevens van inkoopbonnen en nota's om in boekingsgegevens. Aanbieders zoals Rompslomp en Informer werken hiervoor met bundels of fair use: een grens voor redelijk gebruik. Bij veel inkoopfacturen leidt dat tot meerkosten.

Je stichting is wettelijk verplicht de administratie zeven jaar te bewaren. Dat geldt ook voor alle bijbehorende bewijsstukken:

• Inkoopfacturen.
• Kwitanties.
• Subsidiebeschikkingen: besluiten over toegekende subsidies.
• Contracten.
• Bankafschriften.

Welke gegevens moet je kunnen exporteren? Wissel je van software of stop je ermee? Dan is een samenvattende pdf-jaarrekening niet genoeg voor een eventuele belasting- of subsidiecontrole. Kies software met een standaard XML-auditfile (XAF): een exportbestand van je boekhouding voor controle.

Deze pakketten ondersteunen zo'n export:

• Jortt, met XAF 4.0.3.
• AFAS SB.
• e-Boekhouden.nl.
• Exact Online.
• Moneybird.
• Rompslomp.
• SnelStart.

Bij Myfinance ontbreekt een automatische auditfile-export.

Download daarnaast alle losse brondocumenten en factuurbestanden. Een auditfile bevat alleen de boekingsregels, niet de achterliggende gescande bonnetjes.

Bij de meeste stichtingen voert de penningmeester zelf de boekingen in. Daarna kijkt een accountant of kascommissie mee voor de jaarafsluiting of subsidieverantwoording.

Kan je accountant gratis meekijken? Bij meerdere aanbieders krijgt je externe accountant gratis toegang via een eigen omgeving voor accountants. Dit geldt onder meer voor e-Boekhouden.nl, InformerOnline, Moneybird, MoneyMonk en SnelStart. Hiervoor gebruik je geen gewone gebruikerslicentie.

Wie verzorgt de aangiften en jaarverslagen? Reguliere boekhoudpakketten leveren financiële cijfers en een saldibalans: een overzicht van de saldi per boekhoudrekening. Ze maken geen kant-en-klaar stichtingsjaarverslag en dienen niet rechtstreeks een aangifte vennootschapsbelasting (VPB) in.

Pakketten zoals Twinfield en InformerOnline koppelen via RGS of Nextens aan de gespecialiseerde belastingsoftware van je adviseur. Stem met je accountant af wie de saldibalans omzet naar de vereiste rapportages voor je toezichthouder.