Boekhoudprogramma voor je vereniging kiezen

De wet verplicht verenigingen om een goede administratie bij te houden van leden, contributies en financiën. De Kamer van Koophandel (KVK) verplicht geen specifiek softwarepakket. Een startende vereniging mag de boekhouding ook in Excel voeren.

Wanneer is Excel niet meer genoeg? Je ontgroeit spreadsheets of eenvoudige facturatieprogramma's zodra handmatig contributies innen te veel werk wordt. Dat kan ook gebeuren wanneer bestuursleden taken overdragen. Software biedt hiervoor verschillende oplossingen:

• Volwaardige ledenadministratie: e-Boekhouden.nl Ledenadministratie+ combineert een doorlopend ledenregister met contributiecategorieën en automatische incasso-opdrachten.
• Facturen vanuit een contactenlijst: Moneybird en Rompslomp werken met periodieke verkoopfacturen naar debiteuren: leden of klanten die nog moeten betalen. Dit volstaat voor de financiële administratie, maar biedt geen bredere registratie van bijvoorbeeld gezinsverbanden of afdelingen.

Moet je honderden leden handmatig nabellen of controleren op teruggedraaide incasso's? Dan bespaart een boekhoudprogramma met ingebouwde SEPA-incasso tientallen uren bestuurswerk.

Binnen je verenigingsbestuur hebben meerdere personen toegang nodig tot de cijfers. Dat zijn minimaal de penningmeester en de secretaris of voorzitter. Een algemeen account delen is niet wenselijk: afzonderlijke accounts helpen bij de controle en bij het overdragen van taken.

Welke gebruikers zijn inbegrepen? De voorwaarden voor extra bestuursaccounts verschillen per pakket:

• e-Boekhouden.nl Ledenadministratie+: onbeperkt gratis extra gebruikers, met aparte rechten per rol. Zo kun je de secretaris toegang geven tot ledenbeheer en de penningmeester tot bankboekingen.
• Jortt Plus: onbeperkte gebruikers met uitgebreide rechten.
• Moneybird Groei en Jortt MKB: standaard 5 gebruikersaccounts.
• InformerOnline Non-Profit Groei: standaard 2 bestuursgebruikers.
• Rompslomp Professional: 2 extra gebruikers.
• SnelStart inKaart: €4,25 per maand per extra gebruiker, excl. btw.
• SnelStart inBalans: €6,75 per maand per extra gebruiker, excl. btw.
• Silvasoft: een extra bestuurslid betaalt voor de benodigde modules, met 20% korting.

Controleer vooraf voor wie een gratis meekijkaccount bedoeld is. Soms mag alleen een accountant dit gebruiken, niet een bestuurslid of de kascommissie.

Sommige verenigingen verdelen hun activiteiten over aparte organisaties. Denk aan een vereniging met daarnaast een beheer-, accommodatie- of kantinestichting. In dat geval moeten de geldstromen strikt gescheiden blijven.

Wat kost een extra administratie? De meeste softwareaanbieders leveren per licentie één administratie:

• e-Boekhouden.nl en Jortt: voor een tweede organisatie sluit je een apart abonnement af.
• InformerOnline Non-Profit Groei: het pakket biedt standaard ruimte voor 2 afzonderlijke administraties.
• SnelStart: een extra online administratie kost €3,50 exclusief btw per maand.

Vallen de activiteiten juridisch binnen dezelfde vereniging? Dan volstaat vaak één administratie met kostenplaatsen of projecten. Daarmee groepeer je bijvoorbeeld kantine-inkomsten of de inkomsten en uitgaven van toernooien.

Je vereniging legt tijdens de algemene ledenvergadering (ALV) financiële verantwoording af aan de leden. De meeste verenigingen hoeven geen jaarrekening in te dienen bij de KVK. Die verplichting geldt pas voor ondernemende verenigingen met een netto-omzet van minimaal €7,5 miljoen in twee opeenvolgende jaren.

Welke overzichten moet de penningmeester kunnen tonen? De penningmeester moet deze overzichten kunnen overleggen:

• Een balans.
• Een overzicht van inkomsten en uitgaven: de staat van baten en lasten.
• Een specificatie van openstaande posten.

DigiBoox, e-Boekhouden.nl, InformerOnline, Jortt, Moneybird, Rompslomp, Silvasoft en SnelStart maken deze standaardrapportages. De software levert de cijfers, maar stelt geen officiële accountantsjaarrekening samen en dient die ook niet in.

Wanneer gelden btw en vennootschapsbelasting? - Btw: verenigingsactiviteiten zijn niet automatisch vrijgesteld. Combineer je vrijgestelde contributies met belaste omzet, zoals sponsoring of barverkopen? Dan moet je btw-aangifte doen. Veel pakketten kunnen de btw-aangifte direct elektronisch versturen. - Vennootschapsbelasting (Vpb): deze belasting gaat over de fiscale winst. Je vereniging is pas Vpb-plichtig als ze een onderneming drijft en de fiscale winst hoger is dan €15.000 per jaar of €75.000 over vijf jaar. Dit geldt ook na een formele uitnodiging van de Belastingdienst. Modules voor persoonlijke inkomstenbelasting zijn voor verenigingen niet relevant.

Voor je vereniging zijn de automatische bankkoppeling en de manier van incasseren de belangrijkste technische onderdelen.

Contributies innen via je bank of betaalprovider? Er zijn twee manieren om periodieke contributies te verwerken:

• SEPA-incassobestand via je eigen bank: het programma maakt een XML-incassobestand dat je uploadt bij de bank. Dit kan onder andere met e-Boekhouden.nl, Rompslomp en Silvasoft. Bij SnelStart kan dit uitsluitend via het desktopprogramma SnelStart 12, in het inBalans-pakket. Het kan nog niet via SnelStart Web. Voor DigiBoox en InformerOnline Non-Profit Groei is niet bevestigd hoe je lidmaatschappen via SEPA incasseert; controleer dit bij de aanbieder.
• Automatische incasso via een betaalprovider: Jortt Plus incasseert via een gekoppeld Mollie-account. Alle leden binnen een groep moeten daarbij hetzelfde bedrag betalen. Moneybird biedt SEPA-incasso via Moneybird Online Betaalmethoden voor €0,25 per transactie, of via een eigen bankkoppeling.

Hoe verwerkt de software banktransacties? De meeste softwareaanbieders koppelen direct met Rabobank, ING, ABN AMRO en Knab. Dat doen ze via PSD2, een manier om bankgegevens te delen, of via koppeldienst Ponto.

Bij Rompslomp koppelt de bankkoppeling ontvangen betalingen niet automatisch volledig aan de juiste openstaande facturen. Controleer dit daarom handmatig.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Naast het abonnement kunnen er extra kosten zijn voor je vereniging.

Wanneer betaal je extra voor banktransacties? Moneybird Groei heeft een limiet van 50 banktransacties per maand. Heeft je vereniging 200 leden die maandelijks of per kwartaal betalen? Dan kom je daar direct boven en moet je overstappen op een duurder pakket.

Wat kosten bankkoppelingen? - Informer, directe koppeling: €1 per gekoppelde rekening per maand. - Informer, via Ponto: €4 per maand voor rekeningen zoals ABN AMRO. - Silvasoft, via Ponto: €4 per rekening per maand. - e-Boekhouden.nl, Knab-koppeling: €0,99 per maand. - Rompslomp: €3 per maand voor elke extra bankkoppeling buiten het pakket.

Wat kosten incasso's en scans? - Incasso via betaalproviders: je betaalt per transactie. Moneybird Online Betaalmethoden rekent €0,25 per SEPA-incasso; Mollie rekent variabele transactiekosten. - Informer: je krijgt 50 gratis OCR-scans per maand. Daarbij herkent de software tekst op een bon. Boven die limiet betaal je een toeslag per bon. - Rompslomp: je koopt aparte credits voor scannen en voor Peppol, het netwerk voor elektronische facturen.

Kost een extra bestuursaccount geld? Controleer of je voor een extra penningmeester of secretaris een betaalde licentie nodig hebt. Dat is bijvoorbeeld zo bij SnelStart en Silvasoft.

Bij een bestuurswissel of softwareoverstap moet je administratie beschikbaar en bruikbaar blijven. De fiscale bewaarplicht voor basisgegevens is 7 jaar. Het gaat om het grootboek met alle boekingen, gegevens van debiteuren en crediteuren en de in- en verkoopadministratie. Crediteuren zijn leveranciers die je nog moet betalen. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Hoe exporteer je met een auditfile? Wil je overstappen of je administratie na opzegging archiveren? Gebruik dan een financiële auditfile: een standaard exportbestand voor je boekhouder of andere software, zoals XAF / XML.

• Directe auditfile-export: onder meer e-Boekhouden.nl, InformerOnline, Jortt (XAF 4.0.3), Moneybird, Rompslomp, Silvasoft en SnelStart bieden dit.
• DigiBoox: alleen import is bevestigd. Controleer bij de aanbieder of je ook auditfiles kunt exporteren.
• Myfinance: rapportages kun je uitsluitend als spreadsheet exporteren, niet als formele auditfile.

Een auditfile bevat boekingen en wijzigingen, maar doorgaans geen losse bijlagen. Denk aan ontvangen facturen, declaratiebonnen en SEPA-machtigingsformulieren. Download daarom altijd een compleet documentenarchief voordat je je oude pakket stopzet.

Elke vereniging moet verantwoording afleggen aan een kascommissie. Grotere verenigingen laten hun administratie ook regelmatig controleren door een extern administratiekantoor of accountant.

Wie kan gratis meekijken? De toegang voor externe controleurs verschilt per aanbieder:

• Gratis accountantstoegang: onder meer e-Boekhouden.nl, InformerOnline, Moneybird, Silvasoft en SnelStart bieden gratis toegang voor een externe boekhouder of accountant via een speciaal adviseursaccount.
• Toegang voor de kascommissie: de gratis accountantsrol geldt vrijwel altijd alleen voor erkende financiële kantoren. Leden van de interne kascommissie komen daarvoor doorgaans niet in aanmerking. Voor hen moet je een gewoon meekijk- of gebruikersaccount aanmaken, of financiële overzichten en auditfiles aanleveren.

Hoe deel je gegevens met de accountant? Met een auditfile kan je accountant de gegevens direct inlezen in professionele software voor het samenstellen van een jaarrekening.