Boekhoudprogramma voor een vof vergelijken

Mag je de administratie in Excel bijhouden? Volgens KVK hoef je als vof geen specifiek boekhoudprogramma te gebruiken. Excel is bijvoorbeeld toegestaan, zolang je administratie controleerbaar is en binnen redelijke tijd inzicht biedt. In de praktijk loop je snel tegen grenzen aan zodra meerdere vennoten actief zijn.

Wat houd je per vennoot apart bij? Voor de btw ziet de Belastingdienst de vof als geheel als ondernemer. Voor de inkomstenbelasting is elke vennoot die aan de voorwaarden voldoet afzonderlijk ondernemer. Een standaard zzp-pakket kan deze splitsing niet aan.

Doen vennoten afzonderlijk privéstortingen of privéopnamen? Of maak je onderling afspraken over de winstverdeling? Dan heb je software nodig met afzonderlijke kapitaalrekeningen: rekeningen waarop je het eigen vermogen per vennoot bijhoudt.

Is een gebruikersaccount ook een kapitaalrekening? Een gebruikersaccount geeft toegang tot de software. Een kapitaalrekening houdt het eigen vermogen van een vennoot bij in het grootboek: het overzicht van je boekhoudrekeningen. Twee personen die kunnen inloggen, betekenen dus niet dat het vermogen per vennoot goed gescheiden is. Controleer ook per aanbieder hoeveel gebruikers zijn inbegrepen.

Wat kosten extra gebruikers? De kosten en het aantal inbegrepen gebruikers verschillen per pakket:

• Jortt MKB: standaard vijf gebruikers inbegrepen.
• e-Boekhouden.nl: extra gebruikers voeg je kosteloos toe.
• SnelStart inKaart: een extra gebruiker kost €4,25 per maand excl. btw.
• Rompslomp Professional: twee extra gebruikers inbegrepen. Daarna betaal je €3 per maand per extra gebruiker.
• Visma eAccounting: vermeldt €2,75 per extra gebruiker.

Bij MoneyMonk spreekt de documentatie zichzelf tegen. De ene pagina noemt extra gebruikers gratis. Elders staat €15 excl. btw per maand. Wil je dat beide vennoten een eigen login hebben? Vraag de kosten dan vóór aanschaf schriftelijk na.

Heb je per administratie een abonnement nodig? Heb je naast de vof een nevenbedrijf, of heeft een vennoot een holding-bv? Bij gangbare pakketten zoals e-Boekhouden.nl, Jortt, Moneybird en MoneyMonk is het uitgangspunt een apart abonnement per administratie.

Bij SnelStart kost een extra online administratie €3,50 per maand excl. btw.

Wat als een vennoot een rechtspersoon is? Deze regels gelden voor vennoten die natuurlijke personen zijn: mensen, geen organisaties. Heeft de vof uitsluitend buitenlandse kapitaalvennootschappen als beherend vennoot? Dan moet de vof volgens KVK mogelijk jaarstukken deponeren, dus indienen bij KVK.

Heb je een holding-bv of een andere rechtspersoon als vennoot? Controleer deze structuur dan vooraf met je accountant.

Wie bepaalt de winstverdeling? De afspraken in het samenwerkingscontract bepalen de winstverdeling, niet een standaardformule in de software. Het contract kan ongelijke percentages, vergoedingen voor arbeid of rente over ingebracht kapitaal bevatten.

Geen van de hier vergeleken pakketten heeft een gecertificeerde automatische functie die zulke complexe contracten zelfstandig doorrekent. In Jortt, Moneybird, Rompslomp, e-Boekhouden.nl en SnelStart verwerk je de winstverdeling met memoriaalboekingen: handmatige boekingen zonder directe betaling. Daarmee boek je de bedragen op de kapitaalrekeningen van de afzonderlijke vennoten.

Welke belastingaangifte verzorgt de software? De software ondersteunt het opstellen van de gezamenlijke btw-aangifte van de vof. Vaak kun je die ook direct elektronisch verzenden. Boekhoudsoftware verzorgt echter nooit de definitieve persoonlijke aangifte inkomstenbelasting van de vennoten.

Het programma levert alleen de balans en de winst-en-verliescijfers van de vof. Je moet deze cijfers zelf, of via je accountant, overnemen in je persoonlijke aangifte inkomstenbelasting.

Welke grenzen en kosten hebben bankkoppelingen? Koppelingen met grootbanken zoals Rabobank, ING, ABN AMRO en Knab werken via PSD2 of platforms zoals Ponto. PSD2 maakt het mogelijk om met toestemming bankgegevens te delen.

Moneybird Groei en MoneyMonk Pro hebben een limiet van 50 verwerkte banktransacties per maand. Komt je vof boven deze grens? Dan blokkeert de functie of moet je overstappen naar een groter pakket.

Ook banken kunnen kosten rekenen voor de gegevenskoppeling. Zo vermeldt e-Boekhouden.nl voor Knab een providertoeslag van €0,99 per maand.

Wanneer is Peppol verplicht? Lever je aan de Rijksoverheid? Dan moet je elektronisch factureren via Peppol, een netwerk voor elektronische facturen. Een pdf per e-mail accepteert de Rijksoverheid niet. Voor gewone leveringen tussen Nederlandse bedrijven is Peppol op dit moment niet verplicht.

Controleer hoe je aanbieder Peppol-verzending berekent. Aanbieders zoals Rompslomp werken met losse credits in plaats van een onbeperkte bundel.

Welke kosten komen boven op de vanafprijs? Vanafprijzen gaan doorgaans uit van één gebruiker en een basisadministratie. Let bij een vof op deze bijkomende kosten:

• Extra vennoten: moeten beide vennoten inloggen? Bij pakketten met één inbegrepen gebruiker betaal je maandelijks extra. Denk aan €4,25 bij SnelStart of mogelijke toeslagen bij MoneyMonk.
• Facturatiemodules: het Standaard-pakket van e-Boekhouden.nl bevat geen facturatiemodule. Voor offertes en verkoopfacturen heb je de variant met factureren nodig.
• Extra bankrekeningen: heeft je vof meerdere rekeningen, bijvoorbeeld een gezamenlijke spaarrekening of aparte betaalpassen per vennoot? Visma eAccounting rekent €2,25 per extra bankkoppeling. Bij Rompslomp betaal je buiten de bundel €3 per maand.
• Automatische documentherkenning: uitgebreide herkenning van bonnen en inkoopfacturen ontbreekt geregeld in instappakketten voor een vof. Bij Jortt valt uitgebreide scan & herken onder het duurdere Plus-abonnement, niet onder MKB.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Hoe lang moet je gegevens bewaren? Voor de Belastingdienst moet je basisgegevens zeven jaar bewaren. Voor onroerende zaken of One Stop Shop-dossiers geldt tien jaar. One Stop Shop is het éénloketsysteem voor btw.

De bewaarplicht geldt voor facturen en bankafschriften, maar ook voor de (klad)berekeningen van de winstverdeling. Bewaar daarnaast de berekeningen die laten zien hoe de kapitaalrekeningen van de vennoten aansluiten op de administratie.

Wat exporteer je vóór het overstappen? Wil je naar een ander boekhoudpakket overstappen? Vertrouw dan niet alleen op een afdruk van de balans. Exporteer altijd een XML-auditfile: een exportbestand met boekhoudgegevens. Onder andere e-Boekhouden.nl, Moneybird, SnelStart en Rompslomp ondersteunen dit.

Sla ook alle onderliggende samenwerkingscontracten, overzichten van memoriaalboekingen en factuur-pdf's lokaal op voordat je het oude abonnement beëindigt.

Wat doe je zelf als vennoot? In de praktijk voer je als vennoot zelf de dagelijkse administratie in en verstuur je de periodieke btw-aangifte. Veel pakketten bieden gratis meekijk- of beheerdersrechten voor een externe boekhouder of accountant. Dat geldt bijvoorbeeld voor e-Boekhouden.nl, Moneybird, SnelStart en MoneyMonk.

Wat doet de accountant bij de jaarafsluiting? Met deze toegang controleert je accountant de jaarafsluiting. Ook legt je accountant de definitieve memoriaalboekingen voor de winstverdeling vast op de kapitaalrekeningen.

Daarna dient je accountant de persoonlijke aangifte inkomstenbelasting van elke vennoot in. Daarvoor gebruikt je accountant speciale aangiftesoftware, zoals Nextens of het SnelStart Accountant-platform.

Een regulier software-abonnement voor ondernemers dekt deze adviesuren en belastingaangiften niet. Maak hierover vooraf altijd aparte prijsafspraken met je adviseur.