Het juiste boekhoudprogramma voor je VvE

Als VvE-bestuur ben je wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en jaarlijks een financieel overzicht op te stellen. Bij een kleine VvE kun je inkomsten en uitgaven vaak nog in een spreadsheet bijhouden. Dat werkt niet meer goed als betalingsachterstanden bijhouden te veel tijd kost of als je gemakkelijk fouten maakt in reserveberekeningen.

Boekhoudsoftware is geen MJOP-software Standaard boekhoudpakketten verwerken facturen, banktransacties en reserves via het grootboek: het overzicht van alle boekingen per rekening. Ze vervangen geen gespecialiseerde beheersoftware.

De volgende taken doe je buiten het boekhoudprogramma:

• Breukdelen berekenen: de verdeelsleutels per appartement.
• Een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) over tien jaar opstellen.
• Toetsen aan de wettelijke reserveringseis van minimaal 0,5% van de herbouwwaarde.

Met de boekhoudsoftware factureer je daarna de goedgekeurde servicekosten en leg je de werkelijke reserveringen vast.

Binnen een VvE werken vaak meerdere mensen in de administratie. De penningmeester voert gegevens in en de voorzitter kijkt mee. De kascommissie moet aan het eind van het jaar de boeken controleren. Pakketten verschillen sterk in wie toegang krijgt, welke rechten je kunt instellen en wat dat kost.

Let op gebruikerslimieten per pakket

• e-Boekhouden.nl Ledenadministratie+: het aantal gebruikers is onbeperkt. Je kunt zonder extra kosten bestuursleden en leden toegang geven, met instelbare rechten.
• Moneybird Compleet: dit pakket heeft geen vaste gebruikerslimiet.
• AFAS SB: je krijgt standaard 2 gebruikers. Een extra bestuurslid kost €5 per extra gebruiker per maand.
• InformerOnline ZZP Plus / Non-Profit Ambitie: standaard krijg je 1 gebruiker die in de administratie kan werken, naast gratis accountantstoegang. Een extra bestuurslid kun je niet los toevoegen aan dit instappakket. Daarvoor moet je overstappen naar een groter pakket.

Beheer je als vrijwilliger of beheerder meerdere VvE's? Controleer dan vooraf hoe aanbieders extra administraties in rekening brengen. Bij de meeste aanbieders hoort één abonnement bij één inschrijving of VvE.

Hoeveel administraties krijg je per abonnement?

• e-Boekhouden.nl en Moneybird: je sluit per VvE een afzonderlijk abonnement af.
• InformerOnline ZZP Plus: dit pakket bevat standaard 1 administratie.
• AFAS SB: het basisabonnement bevat standaard 5 administraties. Uitbreiden kost €15 per extra administratie per maand, tot maximaal 10 administraties.

Tijdens de algemene ledenvergadering (ALV) moet je als VvE duidelijke cijfers kunnen presenteren:

• Een balans: een overzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen.
• Een exploitatierekening: een overzicht van inkomsten en uitgaven, ook wel winst- en verliesrekening genoemd.
• Een specificatie van het reservefonds.

Reservefonds inrichten via het grootboek Geen van de algemene boekhoudpakketten berekent zelfstandig de bedragen die je aan de reserves moet toevoegen. Je richt het reservefonds in als een aparte balansrekening of categorie.

Bij AFAS SB, e-Boekhouden.nl en InformerOnline kun je zelf balansrekeningen toevoegen en wijzigingen boeken. Bij Jortt is de algemene reserve geautomatiseerd. Die kun je niet zonder meer zelf inrichten voor VvE-reserves.

Wat hebben eigenaren nodig voor box 3? Leden moeten hun aandeel in het reservefonds en het vermogen van de VvE opgeven in box 3 van hun belastingaangifte. Daarbij geldt de stand van 1 januari.

Het boekhoudprogramma berekent dit niet automatisch per appartementseigenaar. Je moet de gegevens over het vermogen op de balans handmatig omzetten naar een overzicht per lid. Daarvoor gebruik je de breukdelen van de leden.

Een bankkoppeling is belangrijk als je maandelijkse bijdragen automatisch wilt koppelen aan openstaande posten en betalingsachterstanden wilt signaleren.

Betaalrekening versus reserve-spaarrekening Een VvE is verplicht haar reservegeld op een aparte rekening aan te houden. Een automatische bankkoppeling werkt meestal probleemloos voor de betaalrekening, maar niet altijd voor de spaarrekening.

Moneybird ondersteunt via Ponto bijvoorbeeld geen zakelijke spaarrekeningen van andere banken dan Knab. Die transacties moet je handmatig importeren of invoeren.

Automatische incasso en SEPA-bestanden Voor het automatisch incasseren van servicekosten zijn twee stappen nodig:

• De software moet een SEPA-incassobestand kunnen aanmaken.
• Je VvE moet een incassocontract hebben bij de eigen bank.

Met e-Boekhouden.nl Ledenadministratie+ kun je standaard contributies factureren en incassobestanden aanmaken. Automatische herinneringen versturen kan onder meer via e-Boekhouden.nl, InformerOnline (BankRobot) en AFAS SB.

De pakketprijs laat niet altijd alle kosten zien. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Let daarbij op de volgende kostenposten.

Btw die je niet kunt terugvragen De meeste VvE's zijn niet btw-plichtig en kunnen de btw op ontvangen facturen niet verrekenen. Softwareleveranciers tonen hun tarieven vrijwel altijd exclusief btw. Krijgt je VvE de btw niet terug? Neem die dan bovenop de abonnementsprijs op in je begroting.

Wat kosten bankkoppelingen en betalingen? Sommige pakketten rekenen kosten per gekoppelde bankrekening.

• e-Boekhouden.nl: de Knab-koppeling kost €0,99 per maand.
• InformerOnline: je betaalt €1 per gekoppelde rekening per maand.
• InformerOnline via Ponto: deze koppeling, bijvoorbeeld met ABN AMRO, kost €4 per maand.
• Moneybird: direct betalingen starten vanuit de software kost €1 per rekening per maand, plus €0,03 per uitgevoerde betaling exclusief btw.

Wat kost scan & herken? Voor het scannen en herkennen van inkoopbonnen en leveranciersnota's gebruikt e-Boekhouden.nl apart te kopen scancredits. Bij InformerOnline geldt een fair-use policy: voorwaarden voor redelijk gebruik.

Bij een bestuurswissel of overstap naar andere software moet je de volledige financiële historie behouden. Voor de basisadministratie van een vereniging geldt een wettelijke bewaartermijn van minimaal 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt fiscaal een bewaartermijn van 10 jaar.

Exporteer altijd een auditfile Vertrouw bij het opzeggen van een abonnement niet alleen op pdf-overzichten. Zorg dat je een auditfile in een standaardformaat kunt exporteren, zoals een XAF- of XML-bestand.

Daarmee bewaar je alle afzonderlijke boekingen en gegevens van klanten en leveranciers digitaal. Een opvolgend penningmeester of accountant kan die gegevens weer inlezen.

AFAS SB, e-Boekhouden.nl, InformerOnline en Moneybird ondersteunen de export van zo'n financiële auditfile.

Je kunt als VvE de administratie volledig zelf voeren en alleen voor de jaarafsluiting een administratiekantoor of accountant inschakelen. Goede samenwerking voorkomt dubbel werk en onnodige accountantskosten.

Gratis meekijktoegang en auditfiles De meeste pakketten bieden hiervoor een aparte accountantstoegang.

• AFAS SB beschrijft een werkwijze waarbij je als bestuur de dagelijkse invoer doet. De accountant kijkt mee, controleert reserveboekingen en exporteert gegevens via SB-specifieke XAF-auditfiles, versie 3.2 en 4.0.
• Moneybird en InformerOnline bieden binnen het abonnement gratis toegang voor een externe boekhouder of accountant.
• e-Boekhouden.nl laat je specifieke inzagerechten geven aan de accountant of kascommissie. Je kunt ook auditfiles downloaden voor de controle.

Controleer vooraf welk bestandsformaat je financieel adviseur nodig heeft voor de jaarrekening en een eventuele verklaring voor de ALV.