Boekhoudprogramma voor de zorg vergelijken

Wanneer wordt je praktijk gemengd?

Als zelfstandig zorgverlener of therapeut factureer je vaak eerst alleen btw-vrijgestelde consulten. Daarnaast houd je je uren en praktijkkosten bij. De medische btw-vrijstelling geldt alleen voor persoonlijke gezondheidskundige verzorging van mensen met een therapeutisch doel.

Verkoop je daarnaast belaste producten, zoals supplementen? Of bied je niet-vrijgestelde diensten aan, zoals cosmetische behandelingen of coaching zonder medische indicatie? Dan ontgroeit je praktijk de eenvoudigste instappakketten.

Hoe splits je omzet en inkoop-btw?

Bij een gemengde praktijk moet je van de Belastingdienst belaste en vrijgestelde omzet strikt gescheiden bijhouden. Ook mag je de btw op algemene praktijkkosten niet zomaar volledig terugvragen. Je moet deze btw naar verhouding of op basis van het werkelijke gebruik splitsen.

Je hebt dan software nodig die memoriaalboekingen toestaat: handmatige boekingen waarmee je bijvoorbeeld btw corrigeert. Software die inkoop-btw automatisch splitst, is ook een optie. Voorbeelden zijn Moneybird en Jortt.

Wanneer heb je VECOZO nodig?

Wil je rechtstreeks declareren bij zorgverzekeraars? Dan kan dat een reden zijn om over te stappen. Reguliere boekhoudpakketten, zoals DigiBoox, e-Boekhouden.nl en Rompslomp, ondersteunen standaard verkoopfacturen en Peppol, een netwerk voor elektronische facturen. Ze hebben geen gecertificeerde koppeling met VECOZO, het platform voor onder meer zorgdeclaraties, om declaratiebestanden in te dienen en reacties daarop te verwerken.

Lever je verzekerde zorg, dan werk je daarom meestal met een gespecialiseerd EPD of praktijkpakket voor je declaraties. De financiële boekingen exporteer je naar je boekhoudpakket.

Welke gegevens horen niet in je boekhouding?

Als zorgverlener verwerk je bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens blijf je als zorgorganisatie volledig verantwoordelijk voor gegevens die je in de cloud verwerkt.

Een verwerkersovereenkomst legt afspraken vast over de verwerking van persoonsgegevens. Een algemene verwerkersovereenkomst van een softwareleverancier geeft je geen toestemming om medische dossiers, diagnoses of burgerservicenummers (BSN) in een financieel pakket op te slaan.

Welke rechten geef je medewerkers en adviseurs?

Beperk gegevens op facturen en in urenregistraties tot wat noodzakelijk is voor de Belastingdienst en declaraties. Kies een pakket waarin je rechten kunt toekennen zonder gevoelige gegevens toegankelijk te maken.

• Boekhouder of accountant: geef je externe adviseur toegang tot specifieke memoriaal- of controlefuncties om btw-correcties te doen. Dat kan bijvoorbeeld via de accountantsrol in Moneybird of Jortt.
• Praktijkmedewerkers: gebruik rollen waarin medewerkers alleen hun eigen uren of ritten kunnen registreren. Zo krijgen ze geen inzicht in de totale praktijkomzet of banktransacties.
• Urenregistratie: registreer ook praktijkuren die je niet factureert, zoals administratie en praktijkbeheer. Die tellen mee voor het urencriterium van minimaal 1.225 uur per jaar voor ondernemersaftrek. Gebruik daarbij geen vertrouwelijke notities over patiënten.

Waarom houd je administraties gescheiden?

Groeit je praktijk en stap je over van een eenmanszaak naar een bv-structuur, bijvoorbeeld een werk-bv met een holding? Dan moeten de administraties strikt gescheiden blijven. Elke rechtspersoon heeft een eigen btw- en vennootschapsbelastingplicht.

Welke voorwaarden gelden per administratie?

Boekhoudpakketten gaan verschillend om met meerdere bedrijven. Controleer de voorwaarden voor je praktijk:

• Aparte abonnementen: bij pakketten zoals Jortt en Moneybird vereist elke extra administratie een eigen betaald abonnement met een afzonderlijke factuur.
• Toeslag per administratie: Rompslomp Professional bevat standaard één administratie. Voor een tweede boekhouding betaal je €10 per maand extra.
• Uitgesloten rechtsvormen: let hierop als je de boekhouding uitbesteedt. De boekhoudservice van DigiBoox is volgens het contract alleen beschikbaar voor eenmanszaken en sluit bv's uit.

Welke btw-overzichten heb je nodig?

Lever je uitsluitend vrijgestelde zorg, dan hoef je geen periodieke btw-aangifte te doen. Een buitenlandse inkoop, zoals softwarelicenties, of een verzoek van de Belastingdienst kan je toch verplichten aangifte te doen.

Bij een gemengde praktijk moeten je rapportages direct inzicht geven in:

• Het aandeel vrijgestelde omzet tegenover belaste omzet met 9% of 21% btw.
• De verdeling van inkoop-btw en de benodigde correctie op algemene kosten aan het einde van het jaar.

Is een rapportage ook een belastingaangifte?

Een winst-en-verliesrekening of balans uit je software is een financieel overzicht. Het is geen voltooide aangifte inkomstenbelasting (IB) of vennootschapsbelasting (VPB). Je gebruikt de cijfers voor je aangifte via Mijn Belastingdienst of de fiscale software van je boekhouder.

Pakketten zoals DigiBoox bieden een optionele IB-wizard: een stapsgewijze hulp bij je aangifte inkomstenbelasting. Daarvoor betaal je apart €130 per aangifte.

Hoe verwerkt de bankkoppeling je transacties?

Een automatische bankkoppeling via PSD2 of Ponto haalt banktransacties direct in je administratie op. Let op hoe het pakket die transacties verwerkt:

• Moneybird Groei: 5 bankrekeningen en 50 verwerkte transacties zijn inbegrepen.
• Rompslomp: één koppeling is inbegrepen. De software koppelt betalingen niet automatisch aan facturen of uitgaven. Je moet dit handmatig controleren.

Is Peppol hetzelfde als een zorgdeclaratie?

Voor overheidsopdrachten of zakelijke opdrachtgevers is steeds vaker een gestructureerde e-factuur vereist, bijvoorbeeld via Peppol. Dit is een elektronisch bestand dat software direct kan verwerken. Een pdf per e-mail geldt niet als e-factuur.

Peppol is niet hetzelfde als declareren bij zorgverzekeraars. Daarvoor gelden speciale declaratiestandaarden en gebruik je VECOZO. Dit zit niet standaard in mkb-boekhoudpakketten.

Welke kosten vallen buiten het basisabonnement?

De maandelijkse instapprijs dekt lang niet altijd alle gebruikskosten. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Let daarbij op deze kostenposten:

• Transactielimieten: pakketten stellen soms harde grenzen aan het aantal transacties. Moneybird Groei heeft bijvoorbeeld een grens van 50 verwerkte banktransacties per maand. Daarboven moet je overstappen naar een duurder pakket.
• Scannen en herkennen: automatische verwerking van bonnetjes is niet overal onbeperkt inbegrepen. Bij e-Boekhouden.nl betaal je losse scancredits, bijvoorbeeld 50 credits voor €12,50. Rompslomp Professional bevat 30 credits per maand.
• Extra gebruikers en administraties: werk je met praktijkondersteuners of een vennoot? Bij Rompslomp betaal je €3 per maand per extra gebruiker en €10 per maand per extra administratie.
• Koppelingen: een extra bankrekening koppelen kost bij Rompslomp €3 per maand. e-Boekhouden.nl vermeldt voor specifieke banken, zoals Knab, een toeslag van €0,99 per maand.
• Fiscale modules: voor het verzenden van een aangifte inkomstenbelasting via een ingebouwde wizard kun je apart betalen. DigiBoox rekent hiervoor €130 per aangifte.

Welke bewaartermijnen gelden?

Stop je met een softwarecontract? Houd dan rekening met twee verschillende wettelijke bewaartermijnen:

• Fiscale administratie: je moet je zakelijke administratie minimaal 7 jaar bewaren, en 10 jaar bij onroerend goed. Dit geldt ook voor facturen, inkoopbonnen, bankafschriften en urenoverzichten.
• Medisch dossier: je moet een medisch patiëntendossier volgens de wet minimaal 20 jaar bewaren. Dit is ook een reden om medische dossiers nooit in je boekhoudprogramma op te slaan.

Wat exporteer je vóór opzegging?

Na opzegging bewaart de softwareleverancier je gegevens korter dan wettelijk voor jou verplicht is. Maak daarom vóór het beëindigen van je abonnement een volledige export:

• Exporteer een auditfile (XML): een standaard exportbestand van je boekhouding voor de Belastingdienst. Moneybird, Jortt, Rompslomp en e-Boekhouden.nl ondersteunen dit bestand.
• Download alle verkoopfacturen en ingescande inkoopbewijzen als pdf-bestanden.
• Exporteer je volledige uren- en rittenregistratie. Daarmee onderbouw je het urencriterium over voorgaande jaren.

Wat doe je zelf en wat niet?

Je kunt als zorgondernemer zelf facturen en bonnetjes invoeren. Voor de fiscale beoordeling blijft professionele hulp raadzaam. Geen enkel boekhoudprogramma bepaalt zelfstandig of een specifieke behandeling onder de btw-vrijstelling valt of belast is met btw.

Wat doet je accountant bij gemengde btw?

Bij een gemengde praktijk stelt je accountant vast hoe je de inkoop-btw verdeelt. In software zoals Moneybird kan een gebruiker met de rol 'boekhouder' de niet-aftrekbare btw periodiek corrigeren via een memoriaalboeking.

Hoe regel je toegang of volledige uitbesteding?

Controleer de voorwaarden voor accountantstoegang. Veel pakketten, waaronder e-Boekhouden.nl en MoneyMonk, bieden je accountant gratis toegang via een partneraccount.

Wil je de volledige administratie uitbesteden, inclusief btw- en IB-aangiftes? Kies dan een gecombineerde dienst, zoals de Boekhoudservice van DigiBoox voor eenmanszaken. Je levert alleen facturen en bonnetjes aan. Een specialist doet de controle en verzorgt de aangiftes.