Sneller betaald krijgen en grip op je openstaande facturen

Welke termijn geldt per klanttype?

Voor zakelijke klanten gelden deze wettelijke betaaltermijnen:

• Spreek je niets af? Dan geldt een standaard betaaltermijn van 30 dagen.
• Tussen bedrijven onderling geldt een maximale termijn van 60 dagen.
• Grote bedrijven moeten facturen van zzp'ers en het mkb binnen 30 dagen betalen.
• Ook overheidsinstanties moeten binnen 30 dagen betalen.

Voorkom één vaste standaard

Stel je debiteurensoftware daarom niet in op één algemene betaaltermijn. Zorg dat je de opvolging kunt instellen op basis van klanttype, contractafspraken en leveringsvoorwaarden.

Neem de juiste vervaldatum direct over uit je order- of boekhoudsysteem. Zo voorkom je dat je herinneringen te vroeg of veel te laat verstuurt.

Wanneer stuur je een herinnering?

Facturen blijven vaak liggen doordat de administratie bij de klant traag werkt. Er is niet altijd sprake van onwil. Met automatische herinneringen volgt de software openstaande facturen op zodra de betaaltermijn verstrijkt.

Je stelt zelf in na hoeveel dagen de eerste vriendelijke herinnering volgt. Zo behandel je elke klant op dezelfde manier en voorkom je willekeur.

Direct laten betalen via een betaallink

Maak het klanten zo makkelijk mogelijk om direct te betalen. Veel pakketten sturen herinneringen per e-mail met een betaallink. Dat kan bijvoorbeeld via betaaldienstverleners zoals Mollie of Stripe.

Zorg voor een koppeling die betalingen uit je bankrekening of boekhouding direct bijwerkt. Zo voorkom je een herinnering voor een factuur die enkele uren eerder al is betaald. Dat schaadt het klantcontact.

Welke regels gelden voor zakelijke klanten?

Blijft betaling na herinneringen uit? Dan start het aanmaningstraject. Voor zakelijke klanten gelden andere regels dan voor consumenten.

De verplichte, gratis veertiendagenbrief geldt alleen voor consumenten. Bij zakelijke klanten hoef je deze brief wettelijk niet te sturen, behalve als dit in je eigen voorwaarden staat.

Hoeveel rente en incassokosten mag je rekenen?

Zodra een zakelijke klant in verzuim is, mag je de wettelijke handelsrente in rekening brengen. Sinds 1 juli 2026 staat de wettelijke rente voor handelstransacties op 10,4%. Ter vergelijking: voor niet-handelstransacties met consumenten is dit 4%.

Bij zakelijk verzuim geldt daarnaast een wettelijke minimumvergoeding voor incassokosten van €40, ongeacht de hoogte van de hoofdsom. Controleer of je software deze percentages automatisch bijwerkt.

Wat doet software zelf?

Debiteurensoftware automatiseert berichten, maar voert zelf geen incassoactiviteiten uit. Payt biedt bijvoorbeeld een SmartCollect-traject. Payt blijft daarmee een softwareleverancier en is geen incassobureau.

Bij pakketten zoals Debitan kun je dossierbeheer combineren met hulp van eigen incassospecialisten.

Wat vereist de Wet kwaliteit incassodienstverlening?

Let bij uitbesteding op de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Sinds 1 oktober 2026 hoeft iemand met een openstaande schuld geen incassokosten en rente te betalen als de incassodienstverlener niet officieel geregistreerd staat.

Dit geldt ook voor vorderingen op natuurlijke personen, zoals eenmanszaken en vennoten van een vof. De hoofdsom blijft wel verschuldigd. Controleer daarom altijd of je incassopartner aan de registratieplicht van de Wki voldoet.

Mag een incassobureau beslag leggen?

Een incassobureau of softwareplatform mag nooit zelf beslag leggen op bezittingen of bankrekeningen van een wanbetaler. Blijft betaling uit? Dan kan alleen een gerechtsdeurwaarder met een gerechtelijk vonnis officiële dwangmaatregelen nemen.

Wat laat je DSO zien?

De Days Sales Outstanding (DSO) toont hoeveel dagen het gemiddeld duurt voordat een verstuurde factuur is betaald. Hoe lager de DSO, hoe sneller het geld op je rekening staat.

Pakketten zoals Notify en CollectOnline bieden overzichtsschermen waarmee je veranderingen in betaalgedrag direct volgt. Zo zie je welke klanten steeds te laat betalen.

Wanneer vraag je btw terug?

Door betaalproblemen snel te signaleren, voorkom je een tekort aan beschikbaar geld. Blijft een factuur ondanks herinneringen, aanmaningen en incasso definitief onbetaald? Dan kun je de afgedragen btw terugvragen bij de Belastingdienst.

Volgens de fiscale regels geldt een vordering in elk geval als oninbaar uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum. Zorg dat je met je debiteurenbeheer een volledig dossier voor je accountant opbouwt.

Welke handelingen kosten extra?

Naast het vaste softwareabonnement rekenen veel leveranciers kosten voor bepaalde handelingen:

• Online betalingen: bij Payt betaal je bijvoorbeeld €0,35 per iDEAL-transactie.
• Brieven per post versturen: hiervoor gelden aparte tarieven.
• Verdere stappen bij uitblijvende betaling: een SmartCollect-traject bij Payt kost bijvoorbeeld €19,95 per dossier.

Welke limieten en dossierkosten gelden?

Pakketten werken vaak met grenzen aan het aantal facturen of herinneringen:

• Debitan Standaard: tot 1.000 facturen per maand.
• Debitan Pro: start bij maximaal 20 facturen per maand. Daarna volgt een voorstel op maat.
• Payt: het instappakket beperkt het aantal officiële laatste herinneringen.

Bij systemen zoals Profitmanager hangt de projectprijs af van de gewenste modules en gebruikers. Let bij complexere pakketten ook op eenmalige kosten voor installatie en begeleiding bij de start.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Voorkom dubbele invoer en fouten bij gegevensuitwisseling

Debiteurenbeheer werkt alleen efficiënt als factuur- en betalingsgegevens automatisch gelijk blijven aan je financiële administratie. Softwarepakketten gebruiken hiervoor een API: een technische koppeling die gegevens uitwisselt met andere software. Zo koppelen ze met systemen zoals Exact Online, Moneybird, SnelStart en Yuki.

Koppel je een bankbetaling aan de bijbehorende factuur? Dan werkt de software de openstaande facturen automatisch bij. Dit voorkomt dat je klanten onterecht een bericht stuurt.

Factureren vanuit projecten en uren

Werk je veel op projectbasis of uurbasis? Let dan op waar je facturen maakt. Bij een gecombineerd systeem zoals Profitmanager maak je de verkoopfactuur direct vanuit uren of projecten binnen hetzelfde platform.

Losse debiteurensoftware leest alleen verkoopfacturen in die je al in je boekhoudpakket hebt gemaakt. Bepaal vooraf of je het hele proces van uren tot betaling wilt vernieuwen. Of wil je alleen de opvolging toevoegen?

Welke gegevens verhuizen mee?

Stap je over naar een ander systeem voor debiteurenbeheer? Dan koppel je de nieuwe software aan je boekhoudpakket. De software leest openstaande facturen en basisgegevens van klanten daardoor meestal snel en foutloos in.

Je verliest bij een overstap wel de opgebouwde dossiergeschiedenis uit je vorige pakket. Aantekeningen over betalingsafspraken, verzonden e-mails en overzichten van klantcontact verhuizen doorgaans niet mee. Exporteer deze dossiers vooraf.

Welke contractduur en opzegtermijn gelden?

De flexibiliteit verschilt sterk per leverancier:

• Payt is maandelijks opzegbaar, met een opzegtermijn van één maand.
• Debitan heeft een opzegtermijn van drie maanden.
• Notify heeft standaard een eerste looptijd van twaalf maanden. De opzegtermijn is één maand vóór het einde van die periode.
• Profitmanager heeft standaard een minimumtermijn van twaalf maanden en een opzegtermijn van drie maanden.

Controleer de contractduur en opzegtermijn voordat je tekent.