Wanneer start je met incasso voor openstaande facturen?

Wanneer loont een extern incassotraject?

Niet elke onbetaalde factuur vraagt meteen om een extern incassotraject. Bij een klein bedrag wegen de tijd, de dossieropbouw en eventuele dossierkosten vaak niet op tegen het openstaande bedrag.

Bij kleine vorderingen levert automatische opvolging via software meestal meer op dan uitbesteden. Je verstuurt volgens een vaste aanpak herinneringen. Daarbij sta je niet direct een percentage af aan een incassobureau.

Wat doe je bij grote openstaande bedragen?

Bij grote openstaande bedragen komt het geld dat je beschikbaar hebt direct in gevaar. Dan is snelle actie belangrijk. Blijft betaling na herhaald contact uit? Dan is een formele incassoprocedure of overdracht aan een specialist belangrijk om je vordering veilig te stellen.

Voor wettelijke incassokosten (BIK) bij zakelijke vorderingen geldt een staffel: de kosten hangen af van het openstaande bedrag. Daarbij gelden deze grenzen, tenzij je in het contract andere afspraken hebt vastgelegd:

• Minimaal €40.
• Maximaal €6.775.

Wanneer houd je zelf de regie?

In de zakelijke dienstverlening betaalt een gewaardeerde klant soms te laat door administratieve vertraging of tijdelijk geldtekort. Direct een extern bureau inschakelen kan die relatie onherstelbaar beschadigen.

Met software zoals Payt of Notify houd je zelf de regie. Je verstuurt vriendelijke, automatische herinneringen in je eigen huisstijl. Via een portaal binnen de software bied je eenvoudig een betalingsregeling aan.

Wanneer wordt uitbesteden logisch?

Reageert een klant met een openstaande factuur nergens op of weigert die te communiceren? Dan is de relatie feitelijk al verstoord. Het klantcontact uitbesteden aan een partij als Debitan is op dat moment een logische stap.

Zo laat je het gesprek niet meer door je eigen emoties bepalen. Specialisten nemen het debiteurenbeheer over: het opvolgen van openstaande facturen. Via het platform kijk je mee met de gemaakte afspraken en eerdere communicatie.

Welke betalingstermijn geldt tussen bedrijven?

Voordat je incassostappen onderneemt, moet de betalingstermijn verstreken zijn. Heb je in de overeenkomst of voorwaarden niets afgesproken? Dan geldt standaard een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum.

De maximale wettelijke termijn tussen bedrijven is 60 dagen. Lever je als mkb-dienstverlener aan een grootbedrijf? Dan mag de betalingstermijn volgens de wet niet langer zijn dan 30 dagen.

Wanneer mag je rente rekenen?

Zodra de vervaldatum voorbij is, is de zakelijke klant volgens de wet in verzuim: de klant betaalt niet op tijd. Bij een overeenkomst tussen bedrijven is een veertiendagenbrief, die extra tijd geeft om te betalen, niet wettelijk verplicht. Een duidelijke aanmaning blijft wel zakelijk verstandig.

Vanaf de vervaldag mag je wettelijke handelsrente in rekening brengen. Sinds 1 juli 2026 is deze rente 10,4%.

Is je klant een eenmanszaak of vof? Controleer dan de regels van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki).

Welk bewijs van levering heb je nodig?

Een incassobureau of gerechtsdeurwaarder kan niets beginnen met alleen een factuurnummer. Om succesvol te incasseren, moet je aantonen dat je de dienst volgens afspraak hebt geleverd.

Een compleet incassodossier bevat minimaal:

• De ondertekende offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.
• De algemene voorwaarden die je van toepassing hebt verklaard.
• Urenregistraties, opleverdocumenten of e-mailbevestigingen van het geleverde werk.
• De verzonden facturen met specificatie en vervaldata.
• Alle verstuurde herinneringen, aanmaningen en overige communicatie.

Wat als de klant de factuur betwist?

Heeft de klant bezwaar gemaakt tegen de factuur of de kwaliteit van je dienst? Voeg deze communicatie direct toe aan het dossier. Bij een inhoudelijk betwiste vordering stopt een standaard incassotraject vaak meteen.

Wat mogen een incassobureau en deurwaarder doen?

Een incassobureau werkt alleen in de minnelijke fase: het probeert betaling te krijgen zonder rechter. Het bureau stuurt brieven, belt de klant en eist betaling. Het heeft geen wettelijke dwangmiddelen en mag geen dagvaarding officieel overhandigen of beslag leggen.

Een gerechtsdeurwaarder heeft deze bevoegdheden wel, mits er een executoriale titel is. Dat is een officieel document waarmee de deurwaarder betaling kan afdwingen. Die titel krijg je doorgaans pas na een uitspraak van de rechter.

Wanneer ga je naar de kantonrechter?

Blijft betaling in de minnelijke fase uit? Voor geldvorderingen tot en met €25.000 procedeer je met je bedrijf bij de kantonrechter. Een advocaat is hierbij niet verplicht. Juridisch advies blijft wel verstandig als de klant de vordering betwist.

Als je de procedure start, betaal je vooraf griffierecht: kosten voor de behandeling door de rechtbank. Weeg dit bedrag en je tijdsinvestering af tegen de kans dat de klant na een uitspraak in je voordeel daadwerkelijk kan betalen.

Variabele tarieven per traject en transactie

Naast de vaste softwarelicentie rekenen veel systemen variabele kosten per actie. Bij Payt betaal je bijvoorbeeld €19,95 per gestart SmartCollect-traject als je een factuur gericht laat opvolgen.

Bied je debiteuren een directe online betaling via een betaallink? Houd dan rekening met transactiekosten van de betaalprovider, zoals €0,35 per iDEAL-transactie. Ook sms-notificaties of verzending per aangetekende post kosten vaak extra.

Provisies, dossierkosten en gerechtelijke kosten

Besteed je het traject uit aan externe incassospecialisten of een gerechtsdeurwaarder? Let dan op provisiepercentages over het geïncasseerde bedrag, dossierkosten en afsluitkosten bij oninbare vorderingen.

Bij een juridische procedure betaal je griffierecht aan de rechtbank en kosten voor de dagvaarding door de deurwaarder. Deze kosten worden bij winst vaak deels op de debiteur verhaald, maar bij een faillissement betaal je ze zelf.

Controleer vooraf welke variabele kosten meelopen in jouw situatie.

Automatische synchronisatie van openstaande posten

Handmatig facturen overtypen in incassosoftware kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Een koppeling met je boekhoudpakket via een API zorgt ervoor dat openstaande posten dagelijks automatisch worden ingelezen.

Platforms zoals Notify, CollectOnline en MaxCredible halen factuurgegevens, klantdetails en betalingstermijnen direct op uit administratiesoftware zoals Exact Online, Twinfield of Moneybird.

Voorkom herinneringen voor al betaalde facturen

Een tweewegkoppeling is belangrijk om ook bankbetalingen snel te verwerken. Niets beschadigt een zakelijke relatie sneller dan een harde incassoherinnering voor een factuur die twee dagen eerder al is betaald.

Controleer vooraf hoe vaak het systeem gegevens synchroniseert. Ga ook na of betalingsregelingen of handmatige pauzes direct worden teruggekoppeld naar je centrale administratie.

Contractduur en opzegtermijnen controleren

Stap je over naar andere incassosoftware of wissel je van incassopartner? Controleer dan eerst de contractvoorwaarden. Sommige pakketten zijn maandelijks opzegbaar met één maand opzegtermijn, terwijl contracten zoals bij Notify standaard een eerste looptijd van 12 maanden hebben.

Bij uitbestede diensten, zoals bij Debitan, kunnen afwijkende opzegtermijnen gelden. Vraag de actuele voorwaarden altijd schriftelijk na bij de aanbieder.

Dossierdata en lopende trajecten veiligstellen

Bij een overstap neem je stamgegevens en openstaande facturen eenvoudig mee via een exportbestand of API-koppeling. De complete communicatiehistorie van lopende aanmaningen en betalingsregelingen gaat vaak lastiger over.

Laat actieve incassozaken daarom bij voorkeur afronden bij je huidige partij voordat je het contract beëindigt. Exporteer alle dossiers, inclusief verzonden brieven en logboeken, zodat je juridische positie bij een eventuele rechtsgang onaangetast blijft.