Btw op laadkosten terugvragen: kies de juiste zakelijke laadpas

Zakelijke levering en omzet

Btw op laadkosten trek je alleen af als de stroom daadwerkelijk aan jouw onderneming is geleverd én wordt gebruikt voor omzet met btw. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR) of lever je vrijgestelde diensten? Dan kun je de btw op laadkosten niet terugvorderen.

Een laadpas geeft op zichzelf geen recht op btw-aftrek. De Belastingdienst kijkt naar de aard van de rit, wie de afnemer is en of de laadbeurt een zakelijk doel dient.

Stroom van je privécontract naar de zaak

Laad je thuis met een privé-energiecontract? Dan levert het energiebedrijf de stroom officieel aan jou als particulier. Je kunt die btw niet zomaar zakelijk aftrekken. Er is namelijk geen zakelijke factuur op naam van je bedrijf.

Verrekening en self-billing

Veel ondernemers en werkgevers gebruiken een laadpaal met automatische verrekening, zoals via MKB Brandstof of E-Flux by Road. Het systeem stuurt dan periodiek een overzicht of self-billing-document naar het bedrijf. Bij self-billing maakt de afnemer de factuur namens de leverancier. Het systeem keert een vergoeding uit aan de privérekening.

Zo'n vergoeding maakt de btw niet automatisch aftrekbaar voor het bedrijf. Controleer vooraf met je boekhouder of fiscalist hoe je laadpaalinstallatie en energiecontract juridisch zijn geregeld.

Geen pinbon maar een officiële factuur

Een bankafschrijving of een eenvoudig transactieoverzicht is onvoldoende om btw terug te vragen. De Belastingdienst eist een factuur met:

• De volledige bedrijfsnaam en het adres van de leverancier en de afnemer.
• Het btw-identificatienummer.
• De leveringsdatum.
• Het btw-bedrag.

Voor bedragen tot en met €100 inclusief btw gelden vereenvoudigde factuureisen. Voor regelmatige zakelijke laadsessies is een volledige periodieke verzamelfactuur vereist.

Laadpassen met gespecificeerde facturen

Aanbieders zoals MoveMove, Travelcard en MKB Brandstof leveren maandelijkse verzamelfacturen. Daarop staat elke laadsessie apart vermeld, met de datum, het aantal kWh en het btw-tarief. Daarmee heb je een sluitend document voor je btw-aangifte.

Woon-werkverkeer is privé voor de btw

Voor de inkomstenbelasting telt woon-werkverkeer als zakelijk. Voor de btw geldt het juist als privégebruik.

Rijd je minder dan 500 kilometer privé en heb je geen bijtelling voor de inkomstenbelasting? Dan kun je voor de btw toch een correctie verschuldigd zijn.

Btw-correctie aan het einde van het jaar

Gebruik je een zakelijke auto ook privé? Dan mag je gedurende het jaar meestal alle btw op laden voorschieten. Aan het einde van het boekjaar corrigeer je de btw voor het werkelijke privéaandeel.

Zonder kilometeradministratie hanteert de Belastingdienst in de regel een forfait: een vaste berekening van de correctie. Daarbij gelden deze percentages:

• 2,7% van de cataloguswaarde, inclusief btw en bpm (de aanschafbelasting op auto's).
• 1,5% als je bij aankoop geen btw hebt afgetrokken.

Combinatie van factuur en rittenoverzicht

Om je btw-aftrek op laadkosten te onderbouwen, moet je twee zaken aantonen:

• De werkelijke kosten, met de inkoopfactuur.
• De verhouding tussen zakelijke en privékilometers.

Je rittenregistratie moet minimaal deze gegevens bevatten:

• Begin- en eindstanden van de kilometerteller.
• Adressen.
• Routes.
• Of de rit zakelijk of privé was.

Aanbieders zoals TanQyou bieden een eigen rittendongel om ritten automatisch vast te leggen. Die kost vanaf €9,95 per maand.

Bewaarplicht van zeven jaar

Je moet alle laadfacturen en ritgegevens minimaal zeven jaar bewaren. Digitale facturen en exportbestanden moet je digitaal bewaren. Je mag ze wettelijk niet alleen printen en daarna de digitale bestanden weggooien.

Kosten per sessie en roamingopslagen

Naast eventuele vaste abonnementsprijzen brengen veel passen kosten per laadbeurt in rekening:

• MoveMove: bij een pas zonder abonnement betaal je €0,49 per transactie.
• MKB Brandstof: €0,39 per sessie.
• E-Flux Flex: €0,26 per sessie.

Let daarnaast op de roamingtarieven:

• E-Flux rekent bij Flex €0,02 extra per kWh buiten het eigen netwerk, plus een toeslag van €0,48 per sessie op specifieke netwerken zoals Hubject of Gireve.
• MKB Brandstof hanteert een vast openbaar laadtarief van €0,57 per kWh voor regulier laden en €0,74 per kWh voor snelladen (exclusief btw).

Inactiviteit, hardware en thuislaadkosten

Let goed op de voorwaarden bij incidenteel gebruik:

• MKB Brandstof berekent €2 netwerkkosten per maand als je de gratis pas zes maanden niet gebruikt.
• Bij E-Flux betaal je eenmalig €8,26 per laadpas.
• Travelcard rekent €0,01 per kWh voor het administratief verwerken van thuislaadsessies.

Thuislaadbeheer via software vraagt vaak een apart abonnement. Bij E-Flux betaal je bijvoorbeeld €5,50 per maand (plus eenmalig €16,50). Bij TanQyou kost dit vanaf €6,95 per maand.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je eigen situatie door te rekenen.

Hoe ontvang je facturen automatisch?

Aanbieders leveren digitale verzamelfacturen om handmatig overtypen en zoekgeraakte bonnetjes te voorkomen. MKB Brandstof ondersteunt directe verzending via Peppol, een beveiligd netwerk voor digitale facturen. Daardoor verschijnt de factuur direct als boekingsvoorstel in je boekhoudprogramma.

MoveMove levert facturen als UBL-bestand: een digitaal factuurbestand dat boekhoudsoftware kan inlezen. Dit werkt met pakketten als Exact Online, AFAS, SnelStart en Informer.

Travelcard heeft koppelingen met onder meer AFAS, SAP en AccountView. Vraag vooraf de precieze voorwaarden voor je pakket na.

Welke factuurdetails moet je controleren?

Controleer altijd of je laadpasaanbieder de factuurregels ook in detail meestuurt. Zo boek je btw-tarieven en stroomkosten direct op de juiste grootboekrekening: de categorie in je boekhouding.

Contractduur en opzegtermijnen

De meeste zakelijke laadpassen hebben flexibele contracten met een opzegtermijn van één maand. Bij MKB Brandstof loopt de opzegging tot het einde van de lopende kalendermaand.

Download je gegevens vóór opzegging

Stap je over? Na sluiting van je account verlies je vaak direct toegang tot het online portaal. Download daarom vóór opzegging je oude gegevens als PDF en Excel:

• Alle facturen.
• Transactielijsten.
• Rittenoverzichten.

Je onderneming blijft verantwoordelijk voor de wettelijke fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Die verantwoordelijkheid ligt niet bij je oude laadpasaanbieder. Bewaar het archief daarom veilig, lokaal of in je boekhoudpakket.