Laadpas voor thuisladen zakelijk vergoeden en verwerken

Waarom volstaat een gewone tussenstekker niet?

Om thuisgeladen stroom voor een zakelijke auto te verrekenen, moet je aantonen hoeveel kilowattuur (kWh) je daadwerkelijk in de auto hebt geladen. Een overzicht van je totale energierekening accepteert de Belastingdienst niet als bewijs.

Je hebt een slim laadpunt nodig dat laadsessies per pas of account registreert. Zo houd je het privéverbruik van je huishouden buiten de zakelijke kosten.

Welke meter en koppeling heb je nodig?

Veel laadpasaanbieders werken voor een sluitende registratie met een MID-meter: een meter volgens de Europese Meetinstrumentenrichtlijn. Deze meters zijn geijkt en fraudebestendig.

Voor de registratie van Emissiereductie-eenheden (ERE) vereist de Nederlandse Emissieautoriteit doorgaans ook een MID-gecertificeerde meter. De laadpaal stuurt de sessiegegevens via internet naar het beheersysteem van de beheerder: de backoffice.

Niet elke laadpaal werkt met elk platform. MoveMove ondersteunt bijvoorbeeld veel slimme laadpalen, maar sluit thuisladers van Shell Recharge uit. Controleer vooraf of je type laadpaal kan communiceren met het platform van de aanbieder.

Welke kosten mag je vergoeden?

Bij een auto van de zaak, via een bv of als zzp'er, mag de werkgever of onderneming de werkelijke laadkosten vergoeden. De Belastingdienst staat toe dat je uitgaat van de integrale kostprijs: de totale kosten van de elektriciteit.

Dit tarief bestaat uit:

• de kale stroomprijs;
• energiebelasting;
• netbeheerkosten;
• eventuele afschrijving van zonnepanelen.

Je mag fiscaal niet zomaar een willekeurig tarief in een app instellen. Je moet de berekening kunnen onderbouwen.

Hoe beïnvloeden ERE-opbrengsten je tarief?

Ontvang je een vergoeding voor Emissiereductie-eenheden (ERE)? Volgens de Belastingdienst verlagen deze inkomsten de integrale kostprijs per kWh als je achteraf afrekent op basis van werkelijke kosten.

Dit kan alleen anders uitvallen bij een zakelijke leveringsovereenkomst tussen werknemer en werkgever met een marktconform tarief. Vraag je boekhouder om dit tarief jaarlijks te toetsen aan je actuele energiecontract.

Wat geldt bij een privéauto?

Gebruik je een privéauto voor zakelijke ritten? Dan geldt voor 2026 een vaste onbelaste kilometervergoeding van €0,25 per zakelijke kilometer. Je mag de stroom voor thuisladen niet apart declareren. Alle autokosten vallen al binnen die €0,25 per kilometer.

Waarom bevat de privévergoeding geen btw?

De energierekening van je woning staat op je naam als privépersoon. Een particulier mag geen btw factureren aan een bedrijf. Daarom zit er geen btw op de vergoeding die je van de zaak ontvangt.

Partijen zoals E-Flux by Road gebruiken hiervoor een self-billing factuur zonder btw: een factuur die je niet zelf opstelt. De onderneming kan over deze stroomkosten dus geen btw terugvragen als voorbelasting.

Welke btw kun je wel aftrekken?

Je betaalt wel 21% btw over de abonnementskosten van de laadpas, de diensten voor laadpaalbeheer en de laadpaal zelf. Als btw-plichtige ondernemer kun je deze btw aftrekken via je gewone btw-aangifte.

Let ook op de btw-correctie voor privégebruik van de zakelijke auto. Voor de btw telt woon-werkverkeer als privégebruik. Een laadpasadministratie berekent deze correctie niet automatisch. Je verwerkt de correctie aan het einde van het jaar in de boekhouding.

Wie betaalt en wie ontvangt?

Bij een directeur-grootaandeelhouder (DGA) met een bv of een werknemer met een leaseauto houd je de betalingen gescheiden. De werkgever meldt de laadpas aan. De werknemer koppelt de thuislaadpaal aan het account.

De werkgever betaalt de verzamelfactuur aan de aanbieder. De aanbieder stort de vergoeding voor de verbruikte stroom rechtstreeks op de privérekening van de werknemer of DGA.

Wanneer betaalt de laadpaalbeheerder uit?

Niet elke mobiliteitsaanbieder betaalt zelf rechtstreeks aan de bestuurder. Bij Travelcard en MoveMove factureert de laadpaalbeheerder het verbruik aan de pasaanbieder. Daarna betaalt de laadpaalbeheerder de stroomvergoeding aan de bewoner.

Bij E-Flux by Road verloopt de automatische uitbetaling via self-billing vanuit het E-Flux platform. Daarbij hoef je de factuur niet zelf op te stellen. Controleer vooraf welke partij het geld naar de privérekening overmaakt en welke voorwaarden die partij stelt.

Wat moet je zeven jaar bewaren?

Je bent wettelijk verplicht je zakelijke administratie zeven jaar te bewaren. Dat geldt ook voor alle gedetailleerde laadsessies, tariefberekeningen en uitbetalingsoverzichten.

Vertrouw niet alleen op het online portaal van een aanbieder. Download maandelijks de gedetailleerde rapporten van je laadsessies en sla ze op in je eigen archief.

Vervangen laadgegevens een rittenregistratie?

Een sluitende laadadministratie bewijst alleen hoeveel stroom je op welke datum hebt geladen. Daarmee toon je niet aan dat je ritten zakelijk waren.

Wil je bijtelling voorkomen door onder de grens van 500 privékilometers per kalenderjaar te blijven? Dan blijft naast de laadadministratie een volledige rittenregistratie verplicht. Leg daarin de begin- en eindstanden van de kilometerteller vast.

Variabele transactiekosten en opslagen per kilowattuur

Naast eventuele vaste maandbedragen voor je pas of laadpaalbeheer betaal je vaak per laadsessie. Zonder abonnement rekent MKB Brandstof €0,39 per laadsessie en MoveMove €0,49 per transactie.

Bij E-Flux Flex betaal je €0,26 per sessie. Travelcard rekent bij thuisladen een vergoeding van €0,01 per kWh voor de verwerking van de transactie. Laad je veel, dan lopen deze bedragen maandelijks op.

Eenmalige kosten en opzegvergoedingen

Let ook goed op eenmalige kosten. Een zakelijke laadpas kost bij E-Flux bijvoorbeeld eenmalig €8,26. Schaf je een laadpaal inclusief installatie aan, dan rekent MKB Brandstof minimaal €250 eenmalige installatiekosten.

Let vooral op bij het voortijdig beëindigen van hardwarecontracten. Zeg je het Laadpaal Abonnement van MKB Brandstof in het eerste jaar op? Dan bedraagt de opzegvergoeding €1500. Pas na vijf jaar is opzeggen kosteloos. Gebruik de kostenmodule om jouw situatie door te rekenen.

Hoe werken Peppol en UBL?

Aanbieders leveren facturen digitaal aan om handmatig overtypen te voorkomen. MKB Brandstof ondersteunt directe factuurlevering via Peppol: een beveiligd netwerk voor digitale facturen. Daarmee komen facturen automatisch binnen in Exact Online.

MoveMove levert facturen als UBL-bestand: een digitaal factuurbestand dat boekhoudsoftware kan inlezen. Onder meer Exact Online, AFAS, Informer, SnelStart en e-Boekhouden.nl ondersteunen dit formaat.

Welke andere bestanden en koppelingen zijn er?

Travelcard wisselt gegevens uit met grotere ERP-systemen: software voor bedrijfsprocessen. Voorbeelden zijn SAP en AccountView.

TanQyou levert verzamelfacturen voor laden als PDF voor de boekhouding. Voor ritten levert de aanbieder Excel-rapporten.

Een PDF vraagt vaak om handmatige invoer of OCR: software die tekst uit een document herkent. Stem met je accountant of boekhouder af welke importmethode de voorkeur heeft voordat je een contract afsluit.

Hardware behouden, beheerpartij omzetten

Stap je over naar een andere laadpasaanbieder? Dan hoef je de fysieke laadpaal aan de muur meestal niet te vervangen. Je kunt een slimme laadpaal vaak via de software laten overzetten naar een andere backoffice: het beheersysteem van de nieuwe aanbieder.

Er zijn uitzonderingen: gesloten systemen of specifieke modellen kunnen niet zomaar worden overgenomen, zoals Shell Recharge bij MoveMove. Controleer daarom altijd vooraf of je laadpaal simlockvrij is.

Contractduur van pas versus laadpaalservice

Let goed op de opzegtermijn van je contracten. Laadpassen zijn vaak flexibel of maandelijks opzegbaar. Contracten voor laadpaalbeheer of huurconstructies hebben daarentegen vaak een minimale looptijd van 12 tot 60 maanden.

Bij Travelcard geldt voor de levering en installatie van een laadpunt bijvoorbeeld een minimale looptijd van 12 maanden. Download altijd al je eerdere laadsessies en facturen voordat je opzegt. De toegang tot het beheerdersportaal vervalt meestal direct na de beëindiging van je contract.