Offerteprogramma kiezen: van voorstel tot betaalde factuur

Hoe houd je overzicht over offertes?

Als zzp'er of dienstverlener wil je offertes snel opstellen en zien wie nog moet reageren. In Billit kun je offertes filteren op status, datum, klantnaam en bedrag. Zo kun je openstaande offertes actief opvolgen.

In InformerOnline kun je een offerte op geaccepteerd of geannuleerd zetten. MoneyMonk combineert de offertestatus met uren en projecten. Dat is praktisch voor zakelijke dienstverleners.

Welke limieten gelden voor offertes?

Let op de limieten van je pakket. Bij Billit Starter zijn offertes en bestelbonnen onbeperkt inbegrepen in betaalde licenties. Pas als je ze omzet naar verkoopfacturen, tellen ze mee voor je maandbundel.

De gratis versie van Zervant heeft een limiet van maximaal 5 klanten. Je kunt daarin wel offertes sturen. Controleer voordat je start of je aantal offertes en klanten binnen de voorwaarden valt.

Wanneer is een akkoord rechtsgeldig?

Volgens de KVK ontstaat een geldige overeenkomst zodra de klant akkoord geeft. Dat kan met een digitale handtekening. Een akkoord per e-mail of een andere duidelijke bevestiging is juridisch net zo bindend.

Een geavanceerde digitale handtekeningfunctie kan het proces dus makkelijker maken. Het is geen algemene wettelijke verplichting om zaken te kunnen doen.

Hoe werkt online ondertekenen per programma?

Moneybird slaat een online ondertekende offerte automatisch op in je administratie. Beide partijen krijgen direct een bevestiging. Ook bij Billit kunnen klanten offertes of bestelbonnen digitaal ondertekenen.

Zervant biedt een acceptatieknop waarmee klanten offertes online bekijken en goedkeuren. Bij e-Boekhouden.nl en InformerOnline is niet bevestigd dat klanten via een ingebouwde functie online kunnen ondertekenen. Daar registreer je het akkoord handmatig.

MoneyMonk meldt expliciet dat klanten verzonden offertes niet online via het systeem kunnen accepteren. Wil je dat klanten direct via hun scherm tekenen? Test dit dan altijd tijdens de proefperiode.

Hoe zet je offertes om zonder overtypen?

Met offerteprogramma's kun je goedgekeurde offerteregels met één klik overnemen op een factuur. Billit, e-Boekhouden.nl en Moneybird zetten een geaccepteerde offerte direct om.

De Belastingdienst eist dat een factuur aan vaste regels voldoet. Denk aan opeenvolgende factuurnummers en een duidelijke omschrijving van wat je levert. Je mag een offerte daarom nooit zomaar hernoemen tot factuur. Je moet de oorspronkelijke offerte bewaren.

Hoe factureer je voorschotten en termijnen?

In de bouw of bij grote projecten factureer je vaak in termijnen. Moneybird biedt deelfacturen op basis van percentages. Het programma bewaakt het totaal en berekent automatisch de slotfactuur: de laatste factuur voor het resterende bedrag. Dat gebeurt ook na crediteringen, waarbij je eerdere factuurbedragen verlaagt of terugdraait.

Ook e-Boekhouden.nl en Billit ondersteunen voorschotfacturen, tussentijdse facturen en een afsluitende slotfactuur. Bij InformerOnline en MoneyMonk is een automatische koppeling tussen offerte en deelfacturen niet standaard vastgelegd. Controleer dit als je deze koppeling wilt gebruiken.

Wanneer verleg je btw bij onderaanneming?

Werk je in de bouw als onderaannemer aan onroerende zaken, zoals gebouwen? Dan moet je de btw vaak verleggen naar de hoofdaannemer. Je brengt dan geen btw in rekening. Je vermeldt verplicht 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van de klant.

Niet elke klus in de bouw valt onder deze regeling. Controleer of je offertesjabloon de verleggingsteksten en btw-velden correct ondersteunt. Doe dit voordat je offertes definitief verstuurt.

Welke prijzen toon je aan particulieren?

Breng je een offerte uit aan particulieren of huiseigenaren? Volgens de Autoriteit Consument & Markt (ACM) moet je consumentenprijzen altijd inclusief btw en bijkomende kosten tonen.

Standaard zakelijke sjablonen rekenen vaak exclusief btw. Stel voor particuliere klanten een opmaak in die direct het totaalbedrag inclusief btw toont. Zo voorkom je discussies achteraf.

Hoe gebruik je je eigen huisstijl?

Een professionele offerte sluit aan bij je eigen huisstijl. Bij pakketten zoals InformerOnline, Billit en e-Boekhouden.nl kun je je eigen logo en briefpapier uploaden. Zo zijn je offertes herkenbaar voor je opdrachtgevers.

Gebruik je sjablonen of kopieer je concepten?

Let op hoe de software omgaat met herbruikbare voorstellen. MoneyMonk biedt aparte sjablonen die je kunt aanpassen en hergebruiken voor terugkerende werkzaamheden en soorten offertes.

Moneybird ondersteunt huisstijlen, maar heeft geen aparte functie voor herbruikbare offertesjablonen. Als alternatief kopieer je een eerder opgesteld concept. Bepaal of kopiëren voor je volstaat of dat je vaste sjablonen wilt beheren.

Wat betaal je per betaling of document?

Naast de vaste abonnementskosten betaal je vaak voor je gebruik. Let bijvoorbeeld op deze kosten:

• Moneybird: bij een betaallink op je factuur betaal je €0,29 per iDEAL-transactie en €0,25 per SEPA-incasso, een Europese automatische incasso.
• Zervant: de documentatie vermeldt voor Europese kaarten transactiekosten van 1,9% tot 2% plus €0,25 per betaling.
• Billit Starter: boven de maandbundel van 25 stuks betaal je €0,50 per extra verwerkt document.

Wat kosten bankkoppelingen en extra gebruikers?

Bankkoppelingen zijn niet altijd kosteloos inbegrepen:

• InformerOnline: €1 per gekoppelde rekening per maand, met €4 per maand extra voor een Ponto-koppeling.
• e-Boekhouden.nl: €0,99 per maand voor Knab.

Moet er een collega meewerken? Dit zijn de kosten voor extra gebruikers:

• Billit: €5 per extra gebruiker per maand.
• MoneyMonk: €15 per extra gebruiker per maand.
• e-Boekhouden.nl: extra gebruikers zijn kosteloos.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Hoe werken offertes in een compleet boekhoudpakket?

Kies je een compleet administratiepakket zoals e-Boekhouden.nl of InformerOnline? Dan boekt het programma je facturen direct in je boekhouding en btw-aangifte.

Let wel op de limieten:

• e-Boekhouden.nl ZZP Pakket: maximaal 240 boekingen per boekjaar.
• InformerOnline ZZP Basis: maximaal 30 bankbetalingen verwerken per maand.
• MoneyMonk Basis: maximaal 20 banktransacties per maand en maximaal €20.000 jaaromzet.

Hoe werken externe koppelingen en e-facturatie?

Kies je een gespecialiseerd programma zoals Billit? Controleer dan hoe het programma facturen doorstuurt naar je boekhouder. Billit biedt een koppeling met Peppol, een netwerk voor beveiligde elektronische facturatie.

Voor overheidsopdrachten is e-facturatie via UBL (Universal Business Language) al verplicht. UBL is een bestandsformaat voor elektronische facturen. Een gewone pdf per e-mail krijg je teruggestuurd.

Hoe verhuis je klanten en openstaande offertes?

Je klantenbestand en artikelenlijst kun je meestal eenvoudig naar het nieuwe systeem overzetten. Dat doe je met een csv- of Excel-bestand: een bestand met gegevens in tabelvorm. Bij InformerOnline kun je bedrijfsgegevens ook direct opzoeken via een KVK-koppeling.

Oude offertes en concepten verhuizen zelden automatisch mee tussen systemen. Rond lopende offertetrajecten daarom bij voorkeur af in je oude programma voordat je overstapt.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

De Belastingdienst verplicht je om verkoopfacturen 7 jaar digitaal te bewaren. Voor facturen over onroerende zaken in de bouwsector geldt een fiscale bewaartermijn van 10 jaar.

Digitaal verzonden stukken moet je in hun oorspronkelijke digitale vorm bewaren. Exporteer altijd je volledige archief, inclusief ondertekenbevestigingen, voordat je je abonnement opzegt. Na beëindiging sluit de toegang tot je account direct.