Zakelijke rittenregistratie vergelijken

De grens van 500 kilometer per jaar

Rijd je in een auto van de zaak en wil je geen bijtelling betalen? Dan mag je per kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé rijden. Krijg je de auto halverwege het jaar, dan daalt deze grens naar verhouding.

Als werkgever of directeur-grootaandeelhouder (DGA) kun je hiervoor een 'Verklaring geen privégebruik auto' indienen bij de Belastingdienst. Als zzp'er kun je deze verklaring niet aanvragen. Je moet het tegenbewijs zelf opnemen in je bedrijfsadministratie.

Wat betekent het RRS-keurmerk?

Veel ondernemers kiezen voor een systeem met het keurmerk van de Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS). Daarmee willen ze discussie met de Belastingdienst voorkomen. Cartracker, FleetGO (Professional), TrackJack (PRO Fiscaal) en RouteVision leveren zulke gecertificeerde systemen.

RitMeter en YesHugo hebben dit keurmerk niet. Bij een systeem met het keurmerk gaat de Belastingdienst ervan uit dat de rittenregistratie sluitend en volledig is. Let wel op: de Belastingdienst mag achteraf altijd controleren of een rit die je als zakelijk hebt vastgelegd ook echt een zakelijk doel had.

Vaste kilometervergoeding in 2026

Gebruik je je privéauto voor zakelijke ritten? Dan mag je in 2026 een vast bedrag van €0,25 per kilometer opvoeren. Als zzp'er mag je dit bedrag van je winst aftrekken. Als werkgever of bv mag je dit bedrag als onbelaste reiskostenvergoeding uitkeren aan werknemers en de DGA.

Voor zzp'ers dekt deze €0,25 per kilometer alle autokosten. Voor de inkomstenbelasting kun je de volgende kosten dus niet apart als zakelijke kosten aftrekken:

• Brandstof.
• Onderhoud.
• Verzekering.
• Tolgelden.
• Parkeerkosten.

Registreren zonder vaste inbouw

Voor een privéauto is een ingebouwde tracker, een apparaat dat je ritten vastlegt, vaak overbodig. Een app op je smartphone is dan meestal praktisch.

Met RitMeter start je ritten handmatig op je telefoon. EasyRit kan ritten automatisch starten zodra je instapt. Daarvoor gebruik je een optionele Bluetooth-beacon: een apparaatje dat een signaal naar je telefoon stuurt. Deze kost €24,95 inclusief btw voor iOS.

Woon-werkverkeer is privé voor de btw

Woon-werkverkeer zorgt vaak voor verwarring in de rittenadministratie. Voor de inkomstenbelasting telt het als zakelijk. Voor de btw telt het juist als privégebruik. Alleen onderscheid maken tussen zakelijk en privé is voor de btw daarom niet voldoende.

Gebruik je een zakelijke auto ook privé? Dan moet je in de laatste btw-aangifte van het jaar een correctie voor privégebruik toepassen. Zonder sluitende rittenregistratie geldt meestal een forfait: een vast percentage van de cataloguswaarde, inclusief btw en bpm. Bpm is de aanschafbelasting op een auto. De percentages zijn:

• Meestal het hoge forfait van 2,7%.
• Onder specifieke voorwaarden 1,5%.

Werkelijk gebruik aantonen

Met een rittenregistratie waarin je woon-werkverkeer apart vastlegt, kan je boekhouder de btw-correctie berekenen op basis van het werkelijke privégebruik. Dit kan bijvoorbeeld bij Cartracker, EasyRit en YesHugo. Bij weinig privékilometers is dat vaak aanzienlijk voordeliger dan het forfait.

Let op als je DGA bent en een privéauto gebruikt: voor de btw tel je als werknemer. De bv kan over de kilometervergoeding van €0,25 geen btw terugvragen.

Verplichte gegevens per rit

De Belastingdienst stelt eisen aan je rittenadministratie. Alleen een maandelijks totaal aan kilometers is nooit voldoende als bewijs. Je administratie moet per voertuig het merk, model, kenteken en de gebruiksperiode vermelden.

Per rit moet je het volgende vastleggen:

• De datum en de begin- en eindstand van de kilometerteller.
• Het vertrekadres en het aankomstadres.
• De gereden route als je bent omgereden.
• Of de rit zakelijk of privé was.
• Eventuele privékilometers tijdens een zakelijke rit.

Voor de Belastingdienst gelden een heenreis en een terugreis als twee aparte ritten. Je moet ze dus ook apart vastleggen.

Hoe onderbouw je je ritten?

Systemen met een RRS-keurmerk zorgen ervoor dat je gegevens achteraf niet ongemerkt kunt aanpassen. Gebruik je een app zonder keurmerk? Bewaar dan altijd aanvullend bewijs, zoals agenda-afspraken, werkbonnen en brandstofbonnen. Daarmee onderbouw je dat je ritten zakelijk waren.

Kies je een app of vaste tracker?

De keuze tussen een app en een vaste tracker hangt af van het risico dat je wilt lopen. Bij smartphone-apps moet je er vaak zelf aan denken om de ritregistratie te starten. Dat geldt bijvoorbeeld voor RitMeter. Vergeet je dit regelmatig, dan ontbreken er ritten in je administratie. De Belastingdienst keurt je overzicht dan af.

Wil je met een auto van de zaak onder de 500 kilometer blijven? Automatische registratie via een OBD-stekker, een tracker in de diagnoseaansluiting van je auto, of een ingebouwde black box biedt dan de meeste zekerheid over de registratie. Zulke systemen vind je bijvoorbeeld bij Cartracker, FleetGO en TrackJack. Ze leggen ritten vast zonder dat je zelf iets hoeft te doen.

Welke bestanden kun je exporteren?

Controleer vooraf welke bestanden het systeem kan exporteren. Voor je eigen administratie en loonstroken zijn Excel-, CSV- of PDF-overzichten praktisch.

Bij een controle vraagt de inspecteur van de Belastingdienst vaak om een XML Auditfile RRS (XAR). Dit is een exportbestand voor controle van je rittenadministratie. Cartracker, TrackJack en RouteVision kunnen dit bestand direct vanuit hun online omgeving maken.

Wat kosten apparatuur, inbouw en accessoires?

Naast de vaste softwarelicentie hebben veel systemen eenmalige of variabele kosten. Kies je een gecertificeerde inbouwtracker, dan betaal je vaak voor de apparatuur en installatie. TrackJack rekent bijvoorbeeld:

• €165 exclusief btw voor de apparatuur.
• €94,95 exclusief btw voor inbouw op locatie.

Werkt je auto niet met YesHugo samen? Dan krijg je een Ecobox in bruikleen. Die moet je na afloop terugsturen om kosten te vermijden.

Sommige aanbieders rekenen extra voor accessoires. Bij FleetGO betaal je bijvoorbeeld:

• €1 per maand voor een privé/zakelijk-schakelaar.
• €2 per maand voor bestuurdersidentificatie, waarmee je vastlegt wie rijdt.

Hoelang zit je aan een contract vast?

Let op de verplichtingen in je contract. Cartracker biedt maandelijks opzegbare contracten na een proefperiode van 30 dagen. Voor het Personal-pakket van EasyRit betaal je vooraf per kwartaal of jaar.

FleetGO legt de eerste contractperiode vast op het bestelformulier. RouteVision werkt van oudsher met meerjarige overeenkomsten, tot 20 kalenderkwartalen. Controleer altijd de exacte contractduur voordat je tekent.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Hoe verwerk je ritten in de salarisadministratie?

Als werkgever bespaar je met een directe koppeling veel handmatig werk aan declaraties. EasyRit heeft een koppeling met AFAS. Die zet gereden ritten maandelijks automatisch klaar als loonmutatie: een wijziging voor de salarisverwerking. Ook komt er een PDF in het loondossier van de medewerker.

Bij software zoals Nmbrs wissel je de gegevens vanuit EasyRit uit via een CSV-import. Andere aanbieders noemen soms salarispartners via hun urenmodules. Maar ze bieden niet altijd een kant-en-klaar proces voor het declareren van reiskosten.

Welke koppeling past bij je boekhouding?

Werk je als zzp'er of heb je een kleiner wagenpark? Een koppeling met je boekhoudprogramma is dan handig om kilometers direct aan klanten door te belasten. TrackJack en YesHugo hebben bijvoorbeeld een directe koppeling met Rompslomp.

Sommige aanbieders adverteren met een 'open API': een technische toegang waarmee andere software gegevens kan uitwisselen. Controleer dan of er al een werkende koppeling is met je boekhoudsoftware. Mogelijk moet je die op maat laten maken.

Fiscale bewaarplicht van 7 jaar

Stap je over naar een andere aanbieder of stop je een abonnement? Je moet je rittenadministratie voor de Belastingdienst wettelijk 7 jaar bewaren.

Zodra je abonnement stopt, verlies je bij vrijwel alle aanbieders de toegang tot de online omgeving en de app. Download daarom altijd vóór de einddatum van je contract alle oude rittenrapporten. Doe dit in PDF, Excel en, als die beschikbaar is, als XML-auditfile.

Moet je apparatuur terugsturen of overzetten?

Controleer wie de eigenaar is van de apparatuur. Geleende apparatuur, zoals een OBD-dongle, moet je binnen de gestelde termijn onbeschadigd terugsturen. Zo voorkom je een boete.

Heb je een tracker gekocht en professioneel laten inbouwen? Bij verkoop van je auto kun je die laten uitbouwen en overzetten naar een volgend voertuig. Houd rekening met eventuele kosten voor het opnieuw inbouwen door een gecertificeerde monteur.