Tankpas voor de bouw: vergelijk passen voor busjes en personeel

In een bouw- of installatiebedrijf rijden vaak meerdere monteurs en ploegen in eigen bestelbussen. Dan wil je de passen op een centrale plek beheren. Zo kun je snel passen toevoegen, blokkeren of toewijzen aan een kenteken of medewerker.

Grip op je wagenpark

Aanbieders verschillen sterk in hoe je meerdere passen beheert:

• TanQyou: via het FleetManager-platform betaal je €0 per maand en €0 per pas. Dat is aantrekkelijk als je aantal bestelwagens groeit.
• MoveMove en Travelcard: je beheert gebruikers, voertuigen en passen centraal in uitgebreide online beheeromgevingen.
• MKB Brandstof: ondersteunt ook wagenparken met meer dan 5 passen, maar vraagt daarvoor €200 borg per pas.

Controleer vooraf of de pas op naam van de monteur of op kenteken van de bus moet staan. Een pas op kenteken voorkomt problemen als ploegen dezelfde werkbus gebruiken.

Bouwprojecten en storingsklussen wisselen voortdurend van plek. Je personeel moet langs de snelweg of dicht bij de bouwplaats kunnen tanken. Je wilt voorkomen dat medewerkers moeten omrijden naar een aangesloten tankstation.

Overal tanken of binnen een partnernetwerk?

Werken je monteurs door het hele land? Dan is landelijke dekking doorslaggevend. MoveMove werkt bij alle tankstations in Nederland. MKB Brandstof meldt een dekking van 99,9% en rekent de actuele pompprijs door.

Travelcard werkt ook bij vrijwel elk Nederlands tankstation. Afhankelijk van je contract betaal je een dagprijs of de pompprijs.

TanQyou heeft een netwerk van eigen stations en aangesloten partnerstations, met ruim 500 locaties. Dat kan voldoende zijn rond een vast werkgebied of een vaste standplaats. Controleer de routes vooraf als je personeel naar wisselende bouwlocaties rijdt.

Voor een complete projectadministratie wil je brandstof- en parkeerkosten aan specifieke orders of klussen toewijzen. Zo kun je achteraf de werkelijke kosten berekenen. Geen enkele tankpas wijst kosten volledig automatisch toe op bouwprojectcode, maar de rapportages verschillen wel.

Hoe helpen rapportages bij het toewijzen?

Travelcard kan facturen en rapportages splitsen naar kostenposten of vestigingen. Daarmee kan je administratie de kosten aan projecten toewijzen.

MoveMove levert overzichten per medewerker of voertuig. Je boekhouder kan die koppelen aan projectdossiers. Bij TanQyou kun je in het platform projectnotities aan ritten toevoegen.

Wanneer mag een vereenvoudigde rittenregeling?

Voor bestelauto's met veel ritten per dag staat de Belastingdienst een vereenvoudigde rittenregeling toe via de projectadministratie van de werkgever. Daarvoor moet vooraf een schriftelijke overeenkomst liggen. Daarin moet staan dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd is uitgesloten.

Gaat je personeel met een pas van de zaak op pad? Dan wil je misbruik of onbedoelde uitgaven uitsluiten. Daarom wil je per pas bepalen wat je medewerker mag kopen en tot welk bedrag.

Aanpasbare limieten of vaste maxima?

Bij Travelcard stel je in de online beheeromgeving zelf bestedingslimieten en uitgavenprofielen in. Met zo'n profiel bepaal je welke aankopen zijn toegestaan: bijvoorbeeld alleen brandstof of ook ruitenwisservloeistof.

Bij MoveMove stel je ook per pas limieten in via het dashboard. Transacties tellen bij elkaar op binnen de factuurweek of -maand. Bij overschrijding weigert de pas de betaling.

Bij MKB Brandstof kun je de maximale bestedingslimiet niet zelf aanpassen. Per pas gelden vaste maxima:

• €250 per dag.
• €600 per week.

TanQyou vermeldt opties voor limieten. Controleer vooraf wat je precies per pas kunt instellen.

Je hebt geen tankpas nodig om btw op brandstof terug te vragen. Een losse brandstofbon volstaat als de betaling naar je bedrijf te herleiden is. Een pas maakt dit wel eenvoudiger met één verzamelfactuur.

Welke correctie geldt bij privégebruik?

Je kunt brandstofkosten alleen aftrekken voor zover je de bestelbus zakelijk gebruikt. Voor privégebruik van bestelbussen geldt een btw-correctie:

• Standaard 2,7% van de catalogusprijs, inclusief btw en bpm, de belasting op personenauto's en motorrijwielen.
• Onder specifieke voorwaarden 1,5%.

Welke ritten zijn zakelijk voor de btw?

Ritten van huis naar een vaste werkplaats gelden voor de btw als woon-werkverkeer en dus als privégebruik. Rijdt een monteur rechtstreeks naar wisselende bouwplaatsen of klanten? Dan zijn die ritten zakelijk, zolang de bestemming geen vaste werkplek is.

Vervangt de tankpasfactuur je rittenregistratie?

Een tankpasfactuur is geen sluitende rittenregistratie. Rijdt je personeel minder dan 500 kilometer privé? Dan blijft een volledige kilometeradministratie verplicht, tenzij er een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik' geldt.

Naast de vaste vergoeding per pas betaal je variabele kosten voor het dagelijkse gebruik van je wagenpark. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke toeslagen gelden bij gebruik?

Let bij het vergelijken op deze extra servicekosten:

• Parkeren: Travelcard rekent €0,32 per parkeeractie. MoveMove en TanQyou rekenen beide €0,25 per parkeertransactie.
• Aanvullende aankopen: Travelcard rekent €0,50 per eenheid voor de wasstraat, motorolie of ruitenwisservloeistof.
• Thuisladen: Travelcard rekent €0,01 per kWh servicekosten voor het verwerken van thuislaadtransacties bij elektrische bussen.
• Rittenregistratie: TanQyou biedt automatische rittenregistratie via een dongel, een apparaatje in je voertuig. Dit kost €9,95 per maand per voertuig.
• Buitenland: MoveMove rekent €0,75 per maand extra voor tanken in Europa.

Welke eenmalige kosten en factuurtoeslagen gelden?

• Travelcard: je betaalt eenmalig €9,95 voor het aanmaken van je account en het verzenden van je pas.
• Travelcard: bij maandfacturatie met een betaaltermijn van 7 of 37 dagen kan een toeslag van 2% of 3% over de omzet gelden.
• MKB Brandstof: je betaalt €200 borg per pas.

Een tankpas bespaart vooral administratietijd als verzamelfacturen direct in je boekhoudpakket komen. Je hoeft dan geen bonnetjes te scannen.

Welke factuurkoppelingen bieden de aanbieders?

MKB Brandstof levert facturen rechtstreeks via het Peppol-netwerk. Geschikte boekhoudsoftware leest die facturen automatisch in.

MoveMove ondersteunt elektronische facturatie via UBL-bestanden. Dit werkt met pakketten zoals Exact Online, AFAS, SnelStart, e-Boekhouden, SAP, Yuki en Twinfield.

Travelcard vermeldt koppelingen met softwarepakketten zoals AFAS, SAP, AccountView, Repond, XPO Fleet en Navision.

TanQyou levert een PDF-factuur en exportbestanden voor je administratie. Een directe UBL- of Peppol-koppeling is niet bevestigd.

Verdeelt de koppeling ook je projectkosten?

Een factuurkoppeling leest kosten in. De koppeling verdeelt ritten van een gedeelde bus niet vanzelf over bouwprojecten. Laat je boekhouder vooraf testen hoe de software factuurregels verwerkt.

Stap je over naar een andere pasaanbieder? Zorg dat de passen op elkaar aansluiten, zodat je personeel niet met een weigerende pas bij de pomp staat.

Welke gegevens moet je bewaren?

Exporteer oude transactieoverzichten en rittenrapportages naar PDF of een spreadsheet voordat je je account sluit. De Belastingdienst verplicht je om facturen 7 jaar te bewaren. Dit staat los van de bewaartermijn van 10 jaar voor onroerend goed.

Welke opzegvoorwaarden gelden?

Controleer de opzegtermijn van je huidige contract:

• MoveMove: heeft geen vast contract en hanteert een opzegtermijn van 1 maand.
• MKB Brandstof: de opzegtermijn loopt tot het einde van de lopende maand. Je blijft de volledige maandbijdrage betalen. Daarna vraag je de borg van €200 per pas terug.

Wanneer deel je nieuwe passen uit?

Deel nieuwe passen pas uit zodra de pincodes actief zijn. Blokkeer de oude passen direct om dubbele kosten of zoekgeraakte passen te voorkomen.