Zakelijke tankpas en btw-aftrek op brandstof

Wanneer mag je brandstof-btw aftrekken?

Een tankpas levert een verzamelfactuur op. Die geeft niet automatisch recht op btw-teruggave: daarvoor stelt de Belastingdienst eisen.

De brandstofaankoop moet aantoonbaar horen bij bedrijfsomzet waarover je btw betaalt. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR) of lever je vrijgestelde goederen of diensten? Dan mag je geen brandstof-btw terugvragen.

Wat moet er op de btw-factuur staan?

Controleer of de factuur voldoet aan de wettelijke factuureisen. De volgende gegevens moeten erop staan:

• De leveranciersgegevens.
• Je officiële bedrijfsnaam, adres en btw-identificatienummer.
• De factuurdatum en het factuurnummer.
• De exacte uitsplitsing van de btw.

MKB Brandstof, MoveMove, TanQyou en Travelcard verstrekken periodieke verzamelfacturen die aan deze eisen voldoen. Controleer bij de start altijd op een proeffactuur of je onderneming juist vermeld staat.

Privégebruik van een zakelijke auto

Rijd je een zakelijke auto ook privé? Dan trek je gedurende het jaar alle btw op brandstof en onderhoud af. In de laatste btw-aangifte van het jaar corrigeer je dit voor het privégebruik.

Zonder sluitende rittenregistratie gebruikt de Belastingdienst meestal een forfait: een vast percentage van de catalogusprijs. Daarbij gelden de volgende percentages:

• Meestal 2,7% van de catalogusprijs, inclusief btw en bpm, de aanschafbelasting op auto's.
• In specifieke situaties een verlaagd forfait van 1,5%.

Privéauto zakelijk gebruiken

Gebruik je een privéauto voor je onderneming? Dan mag je in 2026 voor de inkomstenbelasting €0,25 per zakelijke kilometer aftrekken van de winst. De brandstofkosten zelf zijn dan niet aftrekbaar van je winst.

Voor de btw mag je de belasting op brandstof en onderhoud wel terugvragen in verhouding tot het zakelijke gebruik.

Let op: voor de btw telt woon-werkverkeer als privégebruik. Voor de inkomstenbelasting telt het juist als zakelijk.

Wanneer zijn losse tankbonnen voldoende?

Een tankpas is niet verplicht voor de belasting, maar helpt je bij de administratie. De Belastingdienst accepteert ook losse brandstofbonnen boven de €100 zonder je bedrijfsnaam. De betaling moet dan wel naar jou te herleiden zijn.

Je moet daarvoor betalen met een zakelijke pinpas, zakelijke creditcard of tankpas. Een contante betaling levert geen bewijs op waarmee je de btw kunt terugvragen.

Hoe voorkom je onleesbare of zoekgeraakte bonnen?

Thermische kassabonnen, geprint op warmtegevoelig papier, vervagen snel in een ordner. Je moet je administratie zeven jaar bewaren. De Belastingdienst eist daarom een leesbare en volledige weergave van het origineel.

Met een tankpas bundel je al je tankbeurten op een periodieke factuur. Zo hoef je niet tientallen losse tankbonnen te scannen en voorkom je het risico op zoekgeraakte bewijsstukken.

Tankgegevens zijn geen rittenregistratie

Een tankpasfactuur bewijst alleen de aankoop en de datum van de brandstof. Ook als je bij de pomp de kilometerstand invoert, is dat geen volledige rittenregistratie.

De 500-kilometergrens geldt alleen om bijtelling te voorkomen: een bedrag bij je inkomen voor privégebruik van een zakelijke auto. Die grens is geen vrijstelling voor de btw. Voor de Belastingdienst moet je kunnen aantonen welk deel van het gebruik zakelijk is.

Hoe registreer je ritten via je aanbieder?

Wil je via je tankpasaanbieder sluitend aantonen welke ritten zakelijk en privé zijn? TanQyou biedt een optionele ritten-dongel voor €9,95 per maand. Die registreert ritten automatisch en exporteert ze naar Excel.

MoveMove ondersteunt koppelingen met externe kilometerregistratiesystemen.

Bij MKB Brandstof exporteer je kilometerstanden vanuit je online overzicht naar Excel of CSV, een bestandsformaat voor tabellen. Deze functie registreert geen afzonderlijke ritten.

Hoe vaak krijg je een factuur?

MKB Brandstof en MoveMove factureren maandelijks. De documentatie van TanQyou noemt wekelijkse of tweewekelijkse facturatie. Controleer dit vooraf.

Welke brandstofprijs betaal je?

MKB Brandstof en MoveMove rekenen de actuele pompprijs door. Travelcard gebruikt een dagprijs of pompprijs, afhankelijk van je contract.

Hoe vraag je buitenlandse btw terug?

Rijd je zakelijk buiten Nederland? MoveMove biedt een uitbreiding voor tanken in Europa voor €0,75 per maand. MoveMove vermeldt expliciet dat je buitenlandse btw niet via de Nederlandse btw-aangifte kunt terugvragen.

Buitenlandse btw moet je via een apart portaal van de Belastingdienst terugvragen. Controleer bij elke pasleverancier hoe buitenlandse transacties op het overzicht zijn uitgesplitst.

Welke transactiekosten betaal je per aanbieder?

Naast de vaste maandlasten per pas betaal je vaak toeslagen voor aanvullende diensten. Deze variabele kosten bepalen in de praktijk je werkelijke maandbedrag.

• MoveMove: je betaalt €0,25 per parkeertransactie.
• Travelcard: je betaalt €0,32 per parkeertransactie en €0,50 per eenheid voor carwash, motorolie of ruitenwisservloeistof. Voor accountactivatie en verzending betaal je eenmalig €9,95.
• MKB Brandstof: het starttarief van €0,39 voor laden en parkeren vervalt binnen het abonnement.

Waarop let je bij borg en betaling?

Houd ook rekening met borgsommen en betalingsvoorwaarden:

• MKB Brandstof: vraagt bij de brandstofpas een borg van €200.
• TanQyou: rekent €0 per maand en €0 per pas, maar vraagt voor de ritten-dongel €9,95 per maand.
• Travelcard: maandfacturatie is alleen voor geselecteerde klanten. Bij een betalingstermijn van 7 dagen betaal je 2% opslag over je aankopen. Bij 37 dagen betaal je 3% opslag.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke aanbieders ondersteunen Peppol of UBL?

Je bespaart tijd bij je btw-aangifte als je de verzamelfactuur direct in je boekhoudprogramma inleest. Hoe dat werkt, verschilt per aanbieder.

MKB Brandstof levert facturen via het Peppol-netwerk. Je ontvangt ze automatisch en beveiligd in boekhoudsoftware die Peppol ondersteunt. Je hoeft facturen dus niet handmatig vanuit e-mails te importeren.

MoveMove levert facturen als UBL-bestand. Dit algemene factuurformaat importeer je in pakketten zoals Exact Online, AFAS, SnelStart, e-Boekhouden.nl, Twinfield en Yuki.

Welke koppelingen biedt Travelcard?

Travelcard biedt koppelingen met boekhoudpakketten en ERP-pakketten, software voor bedrijfsprocessen, zoals SAP en AFAS. Controleer vooraf of Travelcard je specifieke pakket ondersteunt en of je voor de inrichting betaalt.

Hoe verwerk je facturen van TanQyou?

TanQyou biedt een Excel-export voor de rittenadministratie, maar geen directe Peppol- of automatische UBL-factuurkoppeling. Je voert de verzamelfactuur dus handmatig in je administratie in.

Fiscale bewaarplicht van zeven jaar

Stap je over naar een andere aanbieder? Dan blijft de wettelijke bewaarplicht gelden. Je moet je facturen en de bijbehorende transactiegegevens zeven jaar bewaren.

Download vóór het opzeggen alle oude btw-verzamelfacturen, transactieoverzichten en rittenrapporten als pdf- en Excel-bestanden. Na beëindiging sluit de leverancier vaak snel je online omgeving af.

Welke opzegtermijn geldt?

Controleer de opzegvoorwaarden voordat je een nieuwe pas activeert.

• TanQyou: je zit niet vast aan een contract en hebt geen opzegtermijn.
• MoveMove en Travelcard: een overeenkomst voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van één maand.
• MKB Brandstof: de opzegtermijn loopt tot en met de laatste dag van de lopende kalendermaand.