Tankpas voor mkb: vergelijk passen voor je wagenpark

Met meerdere zakelijke tankpassen voorkom je dat declaraties van medewerkers zich opstapelen. Je beheert alle tankbeurten centraal in een online beheeromgeving.

Welk netwerk past bij je routes?

De keuze voor een aanbieder hangt sterk af van de routes van je medewerkers. TanQyou biedt een tankpas zonder abonnementskosten en een gratis online overzicht. De pas werkt alleen bij TanQyou-stations en aangesloten partnerstations binnen Nederland.

Wil je kunnen tanken bij vrijwel elk tankstation in Nederland? Dan kom je uit bij betaalde passen zoals:

• MoveMove: €7,50 per pas per maand.
• Travelcard: €6,95 per pas per maand.
• MKB Brandstof: €10,95 per pas per maand.

Bij MoveMove betaal je €0,75 per pas per maand extra om ook in Europa te kunnen tanken.

Een pas op naam of kenteken?

Controleer vooraf of passen op naam van een medewerker of op kenteken moeten staan. Wisselen medewerkers binnen een team van auto? Dan werkt een pas op medewerkersnaam vaak praktischer dan een pas op kenteken.

Als medewerkers zelfstandig afrekenen, wil je de uitgaven kunnen controleren. Niet elke aanbieder geeft je dezelfde mogelijkheden om budgetten en beperkingen in te stellen.

Welke limieten kun je zelf instellen?

Bij Travelcard kun je per pas bestedingsprofielen aanmaken: instellingen voor wat je medewerker mag uitgeven. Je kunt limieten instellen voor bedragen en voor het maximale aantal transacties.

MoveMove en TanQyou bieden ook instelbare limieten per dag, week of maand. In de online beheeromgeving kun je passen met één klik activeren. Ook kun je ze direct blokkeren bij diefstal of een vermoeden van misbruik.

Welke limieten staan vast?

Bij MKB Brandstof gelden vaste bestedingslimieten per pas:

• Maximaal €250 per dag.
• Maximaal €600 per week.

Als beheerder kun je deze limieten niet aanpassen. Voor voertuigen met een hoog verbruik kan dit een belemmering zijn.

Met een centraal overzicht hoef je transacties niet handmatig aan medewerkers of afdelingen toe te wijzen. Informatie per kenteken helpt je de kosten van je wagenpark te volgen.

Wat zie je per kenteken en medewerker?

Bij MoveMove en TanQyou zie je in de beheeromgeving hoeveel liter je per voertuig hebt getankt. Ook zie je de uitgaven per medewerker.

Bij MKB Brandstof kun je zoeken op kenteken, datum of betalingskenmerk. Je kunt transactiegegevens exporteren naar Excel of CSV, een bestand met tabelgegevens.

Travelcard koppelt rapportages per kenteken direct aan specifieke kostenposten. Het platform kan ook gegevens uitwisselen met wagenparksoftware zoals Repond of XPO Fleet.

Volstaat een tankpasrapportage voor fiscale verplichtingen?

De transactiegegevens van een tankpas vormen geen volledige rittenregistratie voor de fiscale 500-kilometergrens. Kilometerstanden en bezoekadressen ontbreken namelijk.

Heb je 100 of meer werknemers? Dan dekt een tankpasrapportage ook niet automatisch de verplichte rapportage Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM). Daarin moet je ook woon-werkverkeer en reizen zonder gebruik van de pas opnemen.

Een tankpas maakt het eenvoudiger om brandstofkosten fiscaal te verantwoorden. De pas geeft je niet automatisch recht op aftrek van voorbelasting: de btw die je over je zakelijke kosten betaalt. De Belastingdienst stelt voorwaarden aan zakelijke brandstofkosten.

Welke naam moet op de factuur staan?

Bij losse tankbonnen boven de €100 moet de Belastingdienst kunnen nagaan wie de afnemer is. Een zakelijke verzamelfactuur van een tankpasaanbieder lost dit op. Die moet dan wel op de exacte statutaire naam staan: de officiële naam van je onderneming.

Wat geldt bij privégebruik?

Brandstof voor zakelijke ritten is aftrekbaar. Gebruik je een auto van de zaak ook privé? Dan moet je aan het eind van het jaar de btw corrigeren. Woon-werkverkeer geldt voor de btw als privégebruik.

Kun je het werkelijke privégebruik niet exact aantonen met een rittenadministratie? Dan hanteert de Belastingdienst doorgaans een forfait: een vast percentage van de catalogusprijs.

• Doorgaans geldt 2,7% van de catalogusprijs, inclusief btw en bpm, de belasting bij aanschaf van een auto.
• In specifieke gevallen geldt 1,5%, zoals na vier jaar na het jaar van eerste ingebruikname.

Binnen een wagenpark wisselen auto's regelmatig van bestuurder. Ook verdeel je facturen vaak over kostenplaatsen, de onderdelen waaraan je kosten toewijst, of over vestigingen.

Kun je het kenteken op een pas wijzigen?

Bij MoveMove kun je bij tijdelijk vervangend vervoer het kenteken in de online beheeromgeving aanpassen. Zo hoef je voor een leenauto niet direct een nieuwe pas aan te vragen.

Bij Travelcard kun je het kenteken op een bestaande pas niet wijzigen. Vervang je een voertuig definitief? Dan moet je een nieuwe pas bestellen en de oude pas deactiveren.

Wie splitst de factuur per vestiging of kostenpost?

Travelcard is de enige partij in deze vergelijking die expliciet aanbiedt om periodieke facturen zelf te splitsen naar vestiging of kostenpost.

Bij MKB Brandstof en MoveMove ontvang je één centrale verzamelfactuur voor je hele account. Wil je de kosten verdelen over bedrijfsonderdelen? Dan moet je die splitsing achteraf zelf maken met exports van de gegevens per kenteken.

Naast het vaste maandbedrag voor de pas betaal je variabele gebruikskosten. Die hangen af van de omvang van je wagenpark en het gebruik van de passen.

Wat kosten aanvullende diensten?

Activeer je extra mobiliteitsdiensten op de pas? Let dan op de kosten per transactie of dienst:

• Parkeren: €0,25 per actie bij TanQyou en MoveMove. Travelcard rekent €0,32 per transactie. Bij MKB Brandstof is het starttarief voor parkeren inbegrepen in het abonnement.
• Carwash en vloeistoffen: Travelcard rekent €0,50 per eenheid voor carwash, motorolie of ruitenwisservloeistof.
• Buitenland: bij MoveMove betaal je €0,75 per pas per maand extra voor tanken in Europa.
• Rittenregistratie: TanQyou biedt een optionele dongel, een apparaatje voor automatische rittenregistratie. Die kost €9,95 per maand per voertuig.

Welke eenmalige kosten en factuurtoeslagen gelden?

Travelcard rekent eenmalige kosten voor het aanmaken van je account en pasverzendkosten van €9,95. Voor maandfacturatie rekent Travelcard daarnaast een toeslag over het totale factuurbedrag:

• 2% bij een betalingstermijn van 7 dagen.
• 3% bij een betalingstermijn van 37 dagen.

Hoe vaak betaal je?

MKB Brandstof schrijft het bedrag standaard wekelijks af.

Heb je bij je aanmelding bij MoveMove een borg betaald? Dan krijg je automatisch wekelijks een factuur. Je kunt in die situatie niet overstappen naar een maandfactuur.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Je wilt facturen in je boekhoudsoftware verwerken zonder gegevens over te typen. Hoe je die gegevens ontvangt, verschilt per aanbieder.

Hoe ontvang je facturen via Peppol of UBL?

MKB Brandstof verstuurt facturen direct via het beveiligde Peppol-netwerk. De verzamelfactuur met btw-specificatie komt automatisch binnen als boekingsvoorstel. Dit werkt in pakketten die Peppol ondersteunen, zoals Exact Online.

MoveMove levert UBL-facturen en PDF-bestanden met een volledige btw-specificatie. Je kunt deze bestanden direct inlezen in software zoals:

• AFAS
• Exact Online
• Informer
• Snelstart
• e-Boekhouden
• SAP
• Yuki
• Twinfield

Welke andere softwarekoppelingen zijn er?

Travelcard heeft gedocumenteerde koppelingen met boekhoudpakketten en ERP, software voor bedrijfsprocessen. Voorbeelden zijn AFAS, SAP, AccountView en Navision. Ook zijn er koppelingen met wagenparkpakketten zoals Repond en XPO Fleet.

TanQyou levert een PDF-factuur met btw-specificatie en Excel-exportbestanden. Er is geen gedocumenteerde directe koppeling via Peppol of UBL. Daardoor verwerk je de gegevens deels handmatig in je boekhouding.

Wil je een koppeling van Travelcard gebruiken? Controleer vooraf welke voorwaarden gelden voor het inrichten ervan.

Plan je overstap naar een andere tankpasaanbieder zorgvuldig. Zo voorkom je dat medewerkers onderweg met een geblokkeerde pas staan.

Welke gegevens moet je zelf bewaren?

Je oude facturen en ritgegevens gaan niet automatisch mee naar een nieuwe aanbieder. De Belastingdienst eist dat je zakelijke facturen zeven jaar bewaart. Download daarom vóór beëindiging alle verzamelfacturen en CSV-exports uit de oude beheeromgeving.

Vaak verlies je kort na de einddatum van het contract de toegang tot de beheeromgeving. Sla je administratie daarom direct op in je eigen bedrijfsarchief.

Wat vervalt bij een overstap?

Bij een overstap vervallen je ingestelde bestedingslimieten, actieve passen en koppelingen met kentekens. Vraag nieuwe passen op tijd aan. Reken op enkele werkdagen tot een week voordat alle medewerkers hun nieuwe pas hebben.

Welke opzegtermijn geldt?

Controleer de contractvoorwaarden van je huidige aanbieder:

• TanQyou: geen contractduur of vaste opzegtermijn.
• MKB Brandstof: de opzegtermijn loopt tot en met de laatste dag van de lopende maand.
• MoveMove en Travelcard: overeenkomsten voor onbepaalde tijd zijn maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand.

Heb je bij de start een waarborgsom betaald, zoals mogelijk bij MoveMove of MKB Brandstof? Maak dan schriftelijke afspraken over de verrekening en terugbetaling daarvan.