Zakelijke betaalpas of debitcard: betalen vanaf je eigen saldo

Het verschil tussen direct afschrijven en krediet

Een zakelijke betaalpas (debitcard) schrijft betalingen direct af van je zakelijke bankrekening of digitale portemonnee (wallet). Je leent geen geld, bouwt geen schuld op en betaalt geen rente.

Bij een traditionele creditcard met kredietruimte of een charge card werkt dat anders. Met die kaarten verzamel je uitgaven gedurende de maand. Het totale bedrag betaal je achteraf in één keer terug.

Waarom een betaalpas volstaat voor kleine bedrijven

Voor veel zzp'ers en kleine ondernemingen is een lening op een kaart overbodig. Je wilt vooral zakelijke aankopen gescheiden houden van je privéfinanciën en online of onderweg betalen.

Een prepaidkaart werkt met een saldo dat je vooraf apart oplaadt. Een zakelijke betaalpas hangt rechtstreeks aan je lopende rekening. Zo houd je direct overzicht in je bankieren-app, zonder vooraf geld over te boeken.

Geen krediettoets, wel identificatie

Een zakelijke betaalpas verstrekt geen krediet. Daarom vindt er geen registratie of toetsing plaats van een consumptief krediet: een lening voor privégebruik. Je hoeft ook niet persoonlijk borg te staan voor een kaartkrediet.

Elke financiële instelling vraagt wel om een geldig identiteitsbewijs en een actueel uittreksel uit het KVK-handelsregister. Banken en betaalinstellingen zijn wettelijk verplicht om je onderneming te controleren.

Welke rekening past bij je rechtsvorm?

Niet elke rekening is voor elke rechtsvorm beschikbaar. Sommige rekeningen, zoals bunq Free Business en N26 Business, richten zich uitsluitend op eenmanszaken. Andere rekeningen vereisen juist een rechtspersoon, zoals een bv.

Hoe is je saldo beschermd?

Bij traditionele banken beschermt het Nederlandse depositogarantiestelsel je saldo tot €100.000 per bank. E-geldinstellingen beschermen je geld via een stichting derdengelden, die klantgeld apart houdt. Dit heet safeguarding en biedt een andere juridische waarborg.

Je saldo bepaalt de bestedingsruimte

Bij een zakelijke betaalpas bepaalt je beschikbare banksaldo hoeveel je kunt uitgeven. Er is geen kredietbeoordelaar die op basis van je jaarcijfers een kredietlimiet vaststelt.

Je kunt nooit meer uitgeven dan het saldo op je rekening of in je wallet. Dat kan alleen als je bewust een apart roodstandkrediet op je rekening hebt aangevraagd.

Welke limieten kun je instellen?

Om risico's te beperken, stel je via de app dag-, week- of maandlimieten in. De One-kaart van Qonto heeft bijvoorbeeld een vaste betaallimiet van €20.000 per kalendermaand, binnen je beschikbare saldo.

Bij aanbieders zoals Revolut, GoDutch en Vivid pas je limieten voor online betalingen en pinnen direct aan. Bij sommige traditionele banken hangt het aanpassen van online limieten af van het kaarttype, zoals bij een overgang van Maestro naar Mastercard. Let daarop bij je keuze.

Wanneer kies je fysieke of virtuele passen?

Heb je personeel? Dan wil je voorkomen dat medewerkers zakelijke uitgaven privé voorschieten. Met medewerkerspassen geef je teamleden direct toegang tot bedrijfsgeld, met vooraf ingestelde grenzen.

Virtuele kaarten zijn digitale betaalpassen die je binnen enkele minuten in de app aanmaakt. Ze zijn geschikt voor online softwarelicenties. Fysieke passen zijn handig voor medewerkers die onderweg moeten tanken of inkopen doen.

Hoe beheer je rechten en limieten?

Bij Revolut Business, Airwallex en GoDutch Pro stel je per medewerker aparte budgetten en transactielimieten in. Je kunt ook per kaart uitschakelen dat iemand contant geld opneemt.

Let op de voorwaarden van je rekening. Basisrekeningen voor zzp'ers, zoals de Rabo ZZP Rekening, zijn bedoeld voor één eigenaar. Voor medewerkerspassen moet je overstappen op een geschikt zakelijk team- of mkb-pakket.

Wat kost betalen in vreemde valuta?

Betaal je regelmatig buitenlandse software of leveranciers buiten de eurozone? Let dan op de valutakosten. Die verschillen flink per aanbieder.

Traditionele banken rekenen meestal een vaste koersopslag en soms ook vaste kosten per boeking. Bijvoorbeeld:

• ABN AMRO: €0,15 plus 1,2% koersmarge.
• ING: 1,40% koersopslag.

Wat kost valuta aanhouden of omwisselen?

Wise, Revolut en Airwallex bieden rekeningen waarop je meerdere valuta kunt aanhouden. Voor het omwisselen gelden onder meer deze tarieven en limieten:

• Wise: omwisselen vanaf 0,2%, afhankelijk van de muntsoort.
• Revolut Basic: een maandelijkse wissellimiet van €1.000. Daarna geldt 0,6% toeslag, plus 1% in het weekend.

Wat kost contant geld opnemen?

Veel zakelijke passen rekenen een vast bedrag per geldopname. Andere aanbieders rekenen een percentage:

• ABN AMRO: €0,35 per opname.
• ING: €0,89 per opname binnen de EER, de Europese Economische Ruimte.
• Revolut: 2% per opname.
• GoDutch: 2% per opname buiten SEPA, het gebied voor gezamenlijke Europese betaalafspraken.

Een banktransactie is geen btw-bewijs

Een afschrijving op je rekeningoverzicht bewijst dat je hebt betaald. Voor de Belastingdienst is dit geen fiscaal bewijs voor btw-aftrek. Je hebt altijd een geldige inkoopfactuur of bon nodig.

Welke eisen gelden, hangt af van het bedrag:

• Tot maximaal €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur of kassabon.
• Daarboven moet de factuur aan alle wettelijke factuureisen voldoen, inclusief je bedrijfsnaam en adresgegevens.

Wat doet een automatische boekhoudkoppeling?

Veel zakelijke rekeningen bieden een automatische koppeling met boekhoudsoftware zoals Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden.nl en Twinfield. Daarmee laadt je boekhoudpakket dagelijks automatisch je transacties in.

Houd rekening met extra abonnementskosten voor deze koppeling:

• Rabobank: €2,00 per gekoppelde rekening per maand.
• ING: €3,25 per maand, buiten eventuele startersacties.

Welke kosten vergelijk je in de kostenmodule?

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Je vergelijkt daarmee:

• Vaste pakketprijzen.
• Kosten per extra pas.
• Transactiekosten.
• Standaard valutaopslagen.

Welke kosten vallen buiten het standaardtarief?

Naast de gewone pakketkosten kun je extra administratieve kosten betalen. Denk aan:

• Een vervangende kaart bij verlies of diefstal.
• Het openen van een rekening, zoals de eenmalige €60 bij Wise Business.
• Extra actieve gebruikers bij teamrekeningen, zoals €5 per maand per extra gebruiker boven het inbegrepen aantal bij Airwallex Explore.
• Formele betwistingen van betalingen, ook wel chargebacks genoemd.

Een zakelijke betaalpas schrijft rechtstreeks af van je saldo. Je betaalt daardoor geen debetrente: rente over een schuld door gespreid aflossen.

Controleer vooraf ook of je betaalt voor het aanhouden van aparte rekeningen in vreemde valuta.

Wie is aansprakelijk bij fraude?

Als zakelijke rekeninghouder heb je niet automatisch dezelfde wettelijke bescherming als consumenten. Banken en betaaldienstverleners mogen in hun zakelijke voorwaarden afwijken van de consumentenregels over aansprakelijkheid bij betalingen zonder toestemming.

Geef je medewerkers daarom duidelijke instructies over het veilig bewaren van inloggegevens en pincodes. Meld verlies of fraude altijd onmiddellijk om verdere schade te voorkomen.

Hoe blokkeer je een kaart?

Verlies je een pas of zie je verdachte afschrijvingen? Blokkeer de kaart dan direct zelf via de mobiele app. In veel apps kun je een kaart ook tijdelijk blokkeren als je deze even kwijt bent.

Hoe betwist je een betaling?

Moderne zakelijke betaalpassen, zoals Debit Mastercard en Visa Debit, hebben een chargeback-procedure. Daarmee kun je onterechte afschrijvingen of niet-geleverde goederen betwisten. Controleer in de algemene voorwaarden van je aanbieder welke termijnen en bewijsstukken hiervoor gelden.