Zakelijke creditcard voor het buitenland vergelijken

Bedrijfsgeld beschikbaar houden of besparen op valutakosten?

Je keuze hangt af van waarvoor je de kaart gebruikt. Reserveer je vluchten en hotels, of betaal je leveranciers en online software in vreemde valuta?

Charge card met uitgestelde betaling

Kaarten van Rabobank, ING, ABN AMRO en ICS zijn zakelijke charge cards. Je lost het openstaande saldo elke maand volledig af. Het is dus geen doorlopend krediet voor consumenten.

Dit past bij zakenreizen. Hotels en autoverhuurders vragen bij het inchecken een waarborgsom. Ze reserveren dit bedrag op je kaart: een pre-autorisatie. Bij een charge card blokkeert deze borg tijdelijk je kredietruimte bij de kaartuitgever. Het bedrag gaat niet van je betaalrekening af.

Zakelijke debetkaart of valutapas

Wise, Airwallex, Revolut Business en N26 leveren zakelijke debetkaarten van Visa of Mastercard. Betalingen gaan direct van je zakelijke saldo af, of van je saldo in een bepaalde valuta, zoals USD of GBP.

Voor een webshop of import- en exportbedrijf bespaart dit honderden euro's aan wisselkoerskosten bij factuurbetalingen. Tijdens reizen is er een nadeel: een hotelborg blokkeert direct je eigen beschikbare bedrijfsgeld. Dat blijft zo totdat de reservering definitief is vrijgegeven.

Prepaid betaalkaarten

Prepaid kaarten moet je vooraf handmatig opwaarderen. Veel autoverhuurders en internationale hotels weigeren deze kaarten uitdrukkelijk voor borgstellingen. Reis je vaak voor je werk, dan zijn ze daarom zelden geschikt.

Welke rechtsvormen accepteert de aanbieder?

Niet elke kaartaanbieder accepteert elke rechtsvorm. N26 Business Standard is uitsluitend bedoeld voor zzp'ers en freelancers die op eigen naam ondernemen. Met een bv kun je hier geen zakelijke rekening openen.

Soldo en Spendesk richten zich juist op rechtspersonen zoals een bv en sluiten eenmanszaken uit. Wise, Airwallex, bunq en de traditionele Nederlandse grootbanken accepteren eenmanszaken, vof's en bv's.

Hoelang moet je bedrijf of bankrekening bestaan?

Traditionele instellingen stellen specifieke voorwaarden voor een aanvraag:

• American Express: je bedrijf moet minimaal één jaar ingeschreven staan in het KVK-handelsregister.
• ING: je moet minimaal drie maanden een actieve zakelijke rekening hebben voordat je een Businesscard kunt aanvragen.
• ABN AMRO: bestaat je bedrijf korter dan twee jaar, dan geldt een bedrijfslimiet van maximaal €500. Je kunt geen contant geld opnemen.
• ICS: starters zijn direct vanaf de oprichtingsdatum welkom.

Wanneer ben je persoonlijk aansprakelijk?

Vraag je voor een eenmanszaak of vof een kaart met kredietruimte aan, zoals bij ING? Dan volgt standaard een BKR-toetsing: een controle van je kredietgegevens. Voor een bv gebeurt dit niet automatisch.

Controleer ook de aansprakelijkheid in de overeenkomst. Bij American Express en Rabobank teken je standaard voor hoofdelijke aansprakelijkheid. Dit betekent dat je als bestuurder of kaarthouder persoonlijk aansprakelijk kunt worden gesteld voor openstaande kaartschulden van de bv.

Hoe bepaalt de aanbieder je bestedingsruimte?

Bij traditionele charge cards hangt je bestedingsruimte af van een financiële beoordeling. Voor de Rabo BusinessCard gelden deze limieten:

• De standaardlimiet is €5.000.
• Via online bankieren kun je de limiet zelf instellen tussen €1.000 en €10.000.

American Express werkt met 'geen vooraf ingestelde limiet'. Dat betekent niet dat je onbeperkt kunt uitgeven. Je bestedingsruimte groeit mee met je betaalhistorie en transactiepatroon. Je moet de maandrekening altijd volledig betalen.

Is een starterslimiet genoeg voor je reis?

Voor jonge ondernemingen kunnen starterslimieten een praktisch probleem zijn:

• ICS: starters zonder financiële historie krijgen vaak een startlimiet van €500.
• ABN AMRO: voor bedrijven die korter dan twee jaar bestaan, geldt een maximum van €500.

Op een internationale zakenreis kun je daardoor snel bestedingsruimte tekortkomen. Een voorbeeld:

• Een hotel reserveert een waarborgsom van €350 op je kaart.
• Er blijft slechts €150 over voor vluchten, taxi's en maaltijden.

Zorg daarom voor voldoende aantoonbare omzet voordat je een charge card meeneemt op zakenreis.

Debetkaarten: besteden naar eigen saldo

Bij debetkaarten van Wise, Airwallex of bunq krijg je geen kredietruimte van de uitgever. Je besteedt wat op je rekening staat. Daarbij gelden de veiligheidslimieten die je zelf per dag of per maand instelt in de app.

Wanneer kies je fysieke of virtuele kaarten?

Reizen je consultants voor hun werk, dan zijn fysieke betaalpassen belangrijk bij betaalterminals en tolwegen. Willen je medewerkers met hun smartphone betalen? Controleer dan vooraf of de kaart Apple Pay of Google Pay ondersteunt.

Voor online software-abonnementen, clouddiensten en advertentiecampagnes zijn virtuele kaarten veiliger. Je maakt per leverancier een unieke digitale kaart aan met een vast budget. Als iemand die kaart hackt, blijft de rest van je bedrijfsvoering onaangetast.

Hoe beheer je kaarten en gebruikersrechten?

Fintechplatformen, digitale financiële dienstverleners, zijn ingericht op teams:

• Airwallex Explore: standaard vijf gebruikers voor werknemerskaarten, met procedures om uitgaven goed te keuren.
• Wise Business: eenmalig €4 per extra medewerkerskaart, met maximaal drie virtuele kaarten per teamlid.

Bij traditionele banken zoals ING of Rabobank kun je extra fysieke passen voor vennoten of werknemers aanvragen. Je betaalt daarvoor een vaste vergoeding per kaart.

Wil je uitgebreid digitaal beheer met unieke virtuele inkoopkaarten? Bij grootbanken heb je daarvoor vaak aparte, duurdere pakketten voor grotere bedrijven nodig, zoals Payment Control via ICS.

Welke wisselkoersopslag betaal je?

Traditionele banken en creditcards rekenen standaard een koersopslag: extra kosten bovenop de referentiekoers van Visa of Mastercard.

• ICS, ABN AMRO, ING en American Express: 2,5% opslag over elke betaling in een andere valuta dan de euro.
• Rabobank: 2,0% opslag.

Importeer je veel of werk je als consultant, dan zijn debetplatformen aanzienlijk voordeliger:

• N26 Business Standard: 0% eigen opslag bovenop de Mastercard-wisselkoers.
• Wise: wisselkosten vanaf 0,2%, op basis van de middenkoers, het gemiddelde van de koop- en verkoopkoers.
• bunq: 0,5% beschermingsopslag bij betaalde plannen.
• Revolut Business Basic: kosteloos wisselen tot €1.000 per maand, daarna 0,6% opslag. Buiten beursuren, in het weekend, geldt een extra opslag van 1%.

Wat kost geld opnemen in het buitenland?

Contant geld opnemen met een zakelijke creditcard is erg kostbaar. De tarieven verschillen per aanbieder:

• ABN AMRO, ING en ICS: 4% opnamekosten, met een minimum van €4,50 per transactie. Eventuele koersopslag komt daar nog bij.
• Rabobank: €5,00 per geldopname plus 2% valutaopslag.
• Wise: gratis opnemen tot €250 per maand per account. Over het bedrag daarboven betaal je 2,69%.
• N26: Standard-gebruikers betalen 1,7% over geldopnames in vreemde valuta.

Waarom kiezen voor de lokale valuta?

Kies bij buitenlandse geldautomaten en betaalterminals altijd voor afrekenen in de lokale valuta, zoals USD of GBP.

Kies je op het scherm voor directe omrekening naar euro's? Dan gebruik je Dynamic Currency Conversion (DCC). De lokale automaatexploitant bepaalt dan de wisselkoers. Die is vrijwel altijd ongunstig en bevat extra kosten voor het omwisselen.

Een pinbon is geen volwaardige btw-factuur

Een pintransactie of creditcardafschrift is voor de Belastingdienst geen bewijs om voorbelasting, de btw op je zakelijke aankopen, af te trekken. Voor het aankoopbewijs gelden deze regels:

• Tot maximaal €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur. Daarop moet duidelijk staan welke goederen of diensten je hebt gekocht.
• Boven €100 heb je altijd een officiële factuur nodig met je bedrijfsnaam en adres.

Vraag buitenlandse hotels of leveranciers direct om een factuur op naam van je onderneming.

Hoe verwerk je buitenlandse btw?

Buitenlandse btw kun je niet zomaar terugvragen in je reguliere Nederlandse btw-aangifte. Bij diensten binnen de EU, zoals online software, moet de leverancier de btw vaak verleggen naar je Nederlandse btw-nummer. Je verwerkt de btw dan zelf in je aangifte.

Controleer vooraf of leveranciers je btw-nummer correct op de facturen zetten.

Wat doet een boekhoudkoppeling wel en niet?

Wise, bunq en Airwallex bieden directe koppelingen met boekhoudpakketten zoals Exact Online. Daarmee laad je transactiegegevens automatisch in.

Een automatische bankkoppeling verwerkt alleen de geldstroom. Je blijft zelf verantwoordelijk voor het uploaden van het juiste aankoopbewijs en de juiste fiscale indeling. Privé-uitgaven op een zakenreis zijn fiscaal niet aftrekbaar.

Welke kosten vallen buiten de vergelijking?

Gebruik de kostenmodule hierboven om je kosten te berekenen voor vaste pakketprijzen, extra kaarten, standaard koersopslagen en reguliere geldopnames.

Houd daarnaast rekening met deze kosten en voorwaarden:

• Vervangende kaarten en verzending: virtuele passen zijn vaak kosteloos. N26 Standard rekent €10 voor het maken en bezorgen van een eerste fysieke pas. Bij Revolut kunnen kaart- en verzendkosten gelden, afhankelijk van je bestelling in de app.
• Een rekening openen: bij Wise Business betaal je eenmalig €60 om een account te openen.
• Voorwaarden voor gratis rekeningen: Airwallex Explore kost €0 per maand als je minimaal €10.000 per maand stort of als minimumsaldo aanhoudt. Anders betaal je €19 per maand.
• Weekendtoeslag: Revolut rekent buiten beursuren, in het weekend, een extra toeslag van 1% op valutawissels.
• Te laat betalen: betaal je bij een charge card zoals ICS zelf je maandrekening? Dan moet je het openstaande saldo uiterlijk binnen 21 dagen na de maandafsluiting voldoen om vertragingskosten of blokkades te voorkomen.
• Een onterechte terugboeking aanvragen: vraag je onterecht een chargeback aan, een procedure om een kaartbetaling te betwisten? Dan kan de kaartuitgever administratiekosten rekenen voor het onderzoek.

Welke bescherming heb je bij verlies of diefstal?

Zakelijke creditcards en debetkaarten vallen niet onder de wettelijke consumentenbescherming uit de Wet op het financieel toezicht (Wft). Visa sluit zakelijke kaarten bovendien uitdrukkelijk uit van bepaalde standaardregelingen die particulieren vrijstellen van aansprakelijkheid, de zogenoemde 'zero liability'-regelingen.

Controleer de voorwaarden van je uitgever over aansprakelijkheid bij verlies of diefstal. Zorg dat medewerkers verlies van een kaart direct melden.

Hoe blokkeer je een kaart bij fraude?

Bij fintechs zoals Wise, Revolut, bunq en Airwallex kun je een pas met één klik in de app tijdelijk of definitief blokkeren. Bij traditionele banken en ICS neem je bij een vermoeden van fraude direct contact op met de telefonische alarmcentrale. Die is 24/7 bereikbaar.

Hoe betwist je een kaartbetaling?

Een chargeback is een formele procedure via Visa of Mastercard om een betaling te betwisten. Je kunt die gebruiken bij niet-geleverde diensten, verwerkingsfouten of afschrijvingen waarvoor je geen toestemming hebt gegeven.

Het is geen verzekering die automatisch direct uitkeert. Uitgevers zoals ICS eisen dat je eerst schriftelijk aantoont dat je oprecht hebt geprobeerd het probleem rechtstreeks met de leverancier op te lossen. Bewaar daarom altijd hotelbevestigingen, annuleringsvoorwaarden en e-mails met buitenlandse partijen.