Wat kost een zakelijke creditcard echt? Alle kosten op een rij

Hoe werkt een debetkaart?

Kies eerst of je vooraf geld wilt storten of achteraf wilt betalen. De meeste moderne zakelijke kaarten zijn debetkaarten, gekoppeld aan een rekening of saldo. Dat geldt bijvoorbeeld voor Vivid, Wallester, N26, Wise en Airwallex.

Met een zakelijke debetkaart geef je alleen geld uit dat al op je zakelijke rekening staat. Je krijgt geen krediet en bouwt geen schuld op. Daardoor loop je geen renterisico. Dat maakt budgetteren overzichtelijk en voorkomt onverwachte financieringskosten.

Hoe werkt een charge card?

Traditionele banken zoals Rabobank, ING en ABN AMRO leveren meestal een charge card. Dat geldt ook voor aanbieders zoals ICS en American Express. De aanbieder schrijft je uitgaven eenmaal per maand automatisch en volledig van je zakelijke bankrekening af.

Tot de maandfactuur geeft een charge card je tijdelijk extra betaalruimte. Het is geen doorlopend krediet waarbij je maandelijks een klein deel terugbetaalt. Betaal je de rekening niet op tijd, dan volgen direct rente en administratiekosten.

Welke rechtsvormen accepteren aanbieders?

Niet elke kaart past bij iedere rechtsvorm. N26 Business Standard is alleen bedoeld voor zzp'ers en freelancers die onder hun eigen naam werken. Een bv of een team met meerdere medewerkers kan hier geen zakelijke rekening openen.

Andere aanbieders accepteren eenmanszaken, vof's en bv's. Traditionele banken stellen vaak strengere voorwaarden. Voor een ING Businesscard moet je bijvoorbeeld minimaal drie maanden een actieve zakelijke rekening bij ING hebben, met voldoende zakelijke inkomsten.

Welke eisen gelden voor je bedrijf?

Voor een American Express Business Gold Card gelden deze eisen:

• Je bedrijf staat minimaal één jaar ingeschreven bij de KVK.
• Je hebt een bruto jaarinkomen van minimaal €36.000.

Bij ABN AMRO geldt een beperkte limiet voor bedrijven die korter dan twee jaar bestaan.

Ben je ook privé aansprakelijk?

Let goed op de aansprakelijkheid in het contract. Bij American Express ben je als hoofdkaarthouder samen met het bedrijf hoofdelijk aansprakelijk: de aanbieder kan de schulden ook op jou privé verhalen.

Wanneer registreert BKR een zakelijk krediet?

Bij een zakelijke debetkaart krijg je geen krediettoets, omdat je je eigen geld uitgeeft. Bij kaarten met krediet of uitgestelde betaling ligt dat anders. Volgens BKR registreert het een zakelijk krediet alleen als het bedrag hoger is dan €1.000 én je zelf aansprakelijk bent voor de terugbetaling.

Wat bepaalt je ruimte bij debetkaarten?

Bij debetkaarten hangt je bestedingsruimte volledig af van je rekeningsaldo of het geld dat je hebt overgemaakt. Aanbieders zoals Wallester en Wise hanteren voor de veiligheid wel algemene transactie- en daglimieten. Je krijgt geen kredietbeoordeling.

Wat bepaalt je limiet bij charge cards?

Bij charge cards stelt de uitgever een bestedingslimiet vast. Die hangt af van hoelang je bedrijf bestaat, je omzet en je financiële verleden. Voor starters hanteren aanbieders vaak een vaste bovengrens om hun risico te beperken.

• ABN AMRO: bestaat je bedrijf korter dan twee jaar, dan kun je een bedrijfslimiet van maximaal €500 aanvragen.
• ICS Mastercard Business: de regeling voor starters begint met een bestedingsruimte van €500.
• Rabobank: de historisch genoemde standaardlimiet is €5.000. Je kunt die in internetbankieren zelf instellen tussen €1.000 en €10.000. Voor hogere limieten tot €50.000 neem je contact op. Controleer of deze limieten nog gelden.
• American Express: je bestedingsruimte verandert op basis van je uitgavenpatroon en betalingsgedrag.

Waarvoor gebruik je virtuele kaarten?

Virtuele betaalkaarten zijn digitale kaarten voor bijvoorbeeld softwareabonnementen en online bestellingen. Je maakt ze direct digitaal aan en stelt per kaart een vaste bestedingslimiet in. Komen de kaartgegevens in verkeerde handen, dan blokkeer je alleen die kaart.

• Wallester Business Free: standaard 300 virtuele kaarten zonder vaste abonnementsprijs.
• Wise Business: elk teamlid kan maximaal drie digitale kaarten beheren.
• Vivid: onbeperkt virtuele kaarten bij zakelijke accounts.

Wat betaal je per kaart of gebruiker?

Let op het verschil tussen gebruikers van de software en fysieke kaarten. Aanbieders rekenen daarvoor verschillende kosten:

• Airwallex Explore: 5 gebruikers voor medewerkerskaarten en tot 10 bedrijfskaarten zijn inbegrepen. Elke extra gebruiker kost €5 per maand.
• Wise: een zakelijk account openen kost eenmalig €60. Daarna is de eerste kaart gratis. Elke extra medewerkerskaart kost eenmalig €4.
• Vivid: de eerste fysieke kaart per teamlid is kosteloos.

Traditionele charge cards hanteren andere tarieven:

• ICS: een extra Mastercard Business kost €40 per jaar. Oudere tarieven vermelden €43; controleer welk tarief geldt.
• American Express Business Gold: vier extra kaarten zijn gratis inbegrepen. Daarna betaal je per extra kaart €50 (Green) of €85 (Gold) per jaar.

Wat betaal je voor vreemde valuta?

Betaal je leveranciers of advertenties in dollars of Britse ponden? Dan betaal je bij vrijwel elke traditionele bank een wisselkoersopslag: een toeslag bovenop de wisselkoers.

• ABN AMRO, ING, ICS en American Express: 2,5% wisselkoersopslag.
• Rabobank en Wallester: 2% wisselkoersopslag.

Wise en Airwallex bieden rekeningen waarop je verschillende valuta kunt aanhouden:

• Wise: gebruikt de middenkoers, het midden tussen de aan- en verkoopkoers, zonder opslag. Je betaalt wel een vergoeding voor het omwisselen vanaf 0,2%. Die verschilt per valuta.
• Airwallex: rekent voor belangrijke valuta's 0,5% boven de tarieven die banken onderling gebruiken. Voor overige munten is dat 1%.

Wat kost geld opnemen bij een automaat?

Contant geld opnemen met een zakelijke kaart brengt hoge transactiekosten met zich mee:

• ING: 4% van het opgenomen bedrag, met een minimum van €4,50 per transactie.
• ICS: 4%, met een minimum van €4,50.
• Rabobank: €5,00 per opname. Bij vreemde valuta betaal je €5,00 plus 2% koersopslag.
• American Express: 3,5%, met een minimum van €4,50 per transactie.

Bij digitale financiële aanbieders gelden vaak tarieven die afhangen van het opgenomen bedrag:

• Wise: tot en met €250 per maand per account betaal je geen opnamekosten. Daarboven betaal je 2,69%.
• Vivid Free Start: tot €100 betaal je geen opnamekosten. Daarna betaal je 2%.
• Wallester: binnen de Europese Economische Ruimte (EER) betaal je 2%, met een minimum van €2,00.

Is een kaartafschrift voldoende voor btw-teruggave?

Een betaling met je zakelijke kaart bewijst alleen dat er geld is afgeschreven. Voor de Belastingdienst vervangt een bankafschrift of creditcardoverzicht geen officiële inkoopfactuur.

Welke factuur je nodig hebt, hangt af van het bedrag:

• Maximaal €100 inclusief btw: een vereenvoudigde factuur, zoals een kassabon, is toegestaan.
• Boven €100 inclusief btw: je moet een volledige factuur hebben met de leveranciersgegevens, een omschrijving van de goederen of diensten en de btw-bedragen.

Voor brandstofuitgaven geldt een uitzondering. Daarbij telt mee of de betaling via een zakelijke pas naar jou te herleiden is. Ook dan blijft een gedetailleerde bon verplicht voor btw-teruggave.

Wat kost een boekhoudkoppeling?

Met veel apps voor debetkaarten kunnen medewerkers direct na aankoop een foto van de bon uploaden. Deze apps bieden ook koppelingen met Exact Online of Xero. Controleer vooraf of de koppeling gratis is of bij een duurder softwarepakket hoort.

Bij traditionele aanbieders kan automatische gegevensuitwisseling duur zijn. Voor ICS Smart Data Connect betaal je:

• Eenmalige aansluitkosten van €1.500.
• Jaarlijkse gebruikskosten van €1.500.

Hoe verwerk je een privé-uitgave?

Kosten die niet zakelijk zijn, mag je niet van de winst aftrekken. Betaal je per ongeluk een privé-uitgave met je zakelijke pas? Dan moet je die corrigeren via de rekening-courant van de ondernemer of dga, de directeur-grootaandeelhouder. Dat is de boekhoudrekening voor onderlinge betalingen tussen jou en je bedrijf.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Naast de vaste pakketprijs en transactiekosten zijn er kosten die buiten de standaardvergelijking vallen. Die kunnen je totale kosten flink verhogen.

Wat kost te laat betalen?

Betaal je de maandfactuur van een charge card niet op tijd, dan volgen rente, administratiekosten of een boete:

• ICS en ABN AMRO: 10% rente op jaarbasis, dagelijks berekend, plus €5 administratiekosten per maand.
• American Express: een contractuele boete van 2,5%, met een minimum van €15 per keer. Dit is een eenmalige boete, geen jaarlijks rentepercentage.

Wat kost saldo toevoegen?

Bij aanbieders van prepaid- en debetkaarten kunnen de kosten afhangen van de manier waarop je geld toevoegt. Bij Wallester gelden deze tarieven:

• Opwaarderen via een SEPA-bankoverschrijving, een Europese overschrijving in euro's, is gratis.
• Opwaarderen met een betaalkaart kost 1,20% opslag.

Wanneer vervallen abonnementskosten?

Let op de voorwaarden voor vrijstelling van abonnementskosten. Airwallex Explore kost in principe €19 per maand. Dit daalt naar €0 als je aan een van deze voorwaarden voldoet:

• Je stort minimaal €10.000 per maand.
• Je houdt continu een saldo van minimaal €10.000 aan.

Leveren spaarpunten en cashback voordeel op?

Spaarprogramma's en cashback, waarbij je een deel van je aankoopbedrag terugkrijgt, leveren zelden gegarandeerd meer op dan ze kosten als je er extra voor betaalt. Bij N26 Business Standard krijg je een klein percentage terug op aankopen die aan de voorwaarden voldoen.

Bij American Express Business Gold weegt de jaarlijkse bijdrage van €270 alleen op tegen de voordelen als je de inbegrepen kaarten en reisvoordelen intensief gebruikt.

Welke bescherming heb je als zakelijke klant?

De strenge wettelijke regels die consumenten beschermen tegen betalingsfraude en ongeoorloofde transacties gelden niet zomaar voor zakelijke rekeningen. Onder de Europese betalingsrichtlijn PSD2 mogen banken met zakelijke klanten afwijkende termijnen en aansprakelijkheidsregels afspreken.

Lees daarom de zakelijke voorwaarden van je kaartuitgever zorgvuldig. Vermoed je fraude, diefstal of misbruik? Dan moet je de kaart direct blokkeren via de bankieren-app of het online dashboard om verdere schade te voorkomen.

Hoe betwist je een betaling?

Is een online bestelling nooit geleverd of heeft iemand zonder toestemming met je kaart betaald? Neem dan direct contact op met de kaartuitgever. Een chargeback, het terugdraaien van een kaartbetaling, is bij zakelijke betaalkaarten geen vanzelfsprekend recht. De uitkomst hangt af van de regels van het kaartnetwerk Visa, Mastercard of American Express.

Zorg voor een volledig dossier met:

• Orderbevestigingen.
• Communicatie met de leverancier.
• Verzendbewijzen.

Dien je claim direct in. Zakelijke contracten hanteren vaak strengere meldtermijnen dan consumentenkaarten.