Zakelijke prepaidkaart: grip op uitgaven zonder krediet

Kies voor prepaid of zakelijk debet

Wil je grip houden op bedrijfsuitgaven zonder schulden te maken? Kies dan een prepaidkaart of zakelijke debetpas: een pas die direct van je saldo afschrijft. Je geeft alleen geld uit dat je vooraf op de rekening of in de digitale portemonnee hebt gestort.

Het verschil met creditcards en charge cards

Bij een klassieke zakelijke creditcard leen je geld van de bank. Je betaalt rente als je gespreid aflost. Een charge card schrijft het openstaande bedrag maandelijks in één keer af via automatische incasso.

Voor een team met strikte bestedingslimieten zijn beide opties minder geschikt. Met een prepaid- of debetmodel voorkom je roodstand en onverwachte schulden volledig. Je kunt nooit meer uitgeven dan het beschikbare saldo.

Geen persoonlijke borgstelling

Met een prepaid- of debetkaart neem je geen krediet op. Daarom vraagt de aanbieder geen persoonlijke borgstelling: je hoeft niet met je privévermogen garant te staan. Ook controleert de aanbieder je kredietgegevens niet bij BKR. De kaartuitgever loopt namelijk geen financieel risico op wanbetaling.

Alle aanbieders controleren wel je identiteit en je inschrijving in het Handelsregister, zoals de wet voorschrijft. Heeft je bedrijf een complexe structuur? Dan kan de controle van de uiteindelijke belanghebbenden (UBO's) enkele dagen duren.

Let goed op je rechtsvorm

Niet elke aanbieder accepteert elke rechtsvorm:

• Soldo levert uitsluitend aan rechtspersonen zoals een bv en accepteert geen eenmanszaken.
• Moss richt zich vooral op bv's. Controleer vooraf of Moss inmiddels ook eenmanszaken toelaat.
• Wise, bunq en Revolut Business accepteren eenmanszaken, vennootschappen onder firma (vof) en bv's.

Je eigen saldo bepaalt je bestedingsruimte

Je bestedingsruimte hangt volledig af van het bedrag dat je vooraf overboekt. De bank of kaartuitgever biedt geen vooraf goedgekeurd krediet.

Twee manieren om saldo toe te wijzen

Er zijn twee gangbare manieren om dit saldo te beheren:

• Gedeelde bedrijfsportemonnee: alle passen gebruiken het saldo van een centrale rekening. Je stelt per pas een eigen limiet in, zoals bij Airwallex en Moss.
• Aparte portemonnee per pas: je moet eerst saldo van de hoofdrekening naar een specifieke kaart overboeken. Pas daarna kun je ermee betalen, zoals bij Soldo.

Hoe is je saldo beschermd?

Bij traditionele banken en bunq beschermt het Nederlandse depositogarantiestelsel je saldo tot €100.000 per instelling.

E-geldinstellingen, zoals Wise, Moss en Soldo, bieden elektronisch geld aan. Zij bewaren je saldo apart van hun eigen vermogen op een derdengeldenrekening. Dit heet safeguarding. Hiervoor geldt geen depositogarantie.

Harde limieten voorkomen verrassingen

Wil je de uitgaven van medewerkers begrenzen? Controleer dan of de aanbieder harde limieten gebruikt of alleen waarschuwingen geeft. Bij een harde limiet weigert de kaart direct een betaling die het budget overschrijdt.

In de meeste beheeromgevingen stel je per teamlid dag-, week- of maandlimieten in. Ook kun je per kaart bepaalde soorten transacties uitschakelen, zoals geldopnames of online betalingen.

Virtuele kaarten voor online abonnementen

Voor terugkerende software-uitgaven kun je virtuele kaarten gebruiken: digitale betaalkaarten zonder fysieke pas.

• Moss en Revolut Business bieden ruime aantallen herbruikbare virtuele passen. Daarmee kun je per leverancier een aparte pas aanmaken.
• Vivid Money laat je kaarten op naam van het bedrijf zetten en opnieuw toewijzen bij personeelswisselingen.
• Wise Business beperkt het aantal digitale passen tot maximaal 3 per teamlid.

Wisselkoersen en opslagen vergelijken

Betaal je regelmatig leveranciers in dollars of ponden? Let dan op de kosten voor het wisselen van valuta. De tarieven verschillen sterk per kaart:

• Wise Business: wisselt tegen de middenkoers, de koers tussen de aan- en verkoopkoers. Daarbovenop betaal je een inzichtelijke opslag vanaf 0,2%, afhankelijk van de valuta.
• Revolut Business (Basic): je kunt maandelijks €1.000 wisselen zonder vaste opslag. Daarna betaal je 0,6%. Buiten beursuren geldt een weekendtoeslag van 1%.
• Moss: rekent een standaard valutamarge van 2% boven op de Mastercard-wisselkoers.

Contant geld pinnen

Contant geld opnemen met een zakelijke prepaidpas kost vaak extra per transactie. Bij veel platforms kun je geldopnames per medewerker volledig blokkeren. Zo vermijd je contante geldstromen.

Een pintransactie is geen btw-factuur

Een bankafschrift of pinbon bewijst dat je hebt betaald. Volgens de Belastingdienst is dat zelden genoeg om betaalde btw af te trekken.

Alleen bij factuurbedragen tot en met €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur. Daarop moeten de leverancier, datum, omschrijving en het btw-bedrag staan.

Boven €100 heb je altijd een volledige factuur op naam van je onderneming nodig. Privé-aankopen met een zakelijke pas zijn nooit aftrekbaar van de winst.

Automatische koppelingen met boekhoudsoftware

Platforms zoals Moss, Soldo, bunq en Airwallex bieden directe bankkoppelingen met systemen zoals Exact Online, Moneybird en Twinfield. Medewerkers uploaden via de app direct een foto van het bonnetje. Het platform stuurt de transactie met de bon door naar je administratie.

Bereken je kosten met de kostenmodule

Gebruik de kostenmodule hierboven om de kosten voor je situatie te berekenen. Neem vaste pakketkosten, extra kaarten, koersopslagen en geldopnames mee.

Welke kosten vallen buiten het pakket?

Naast de vaste maandtarieven zijn er kosten die alleen bij bepaalde handelingen optreden:

• Aanmaak van kaarten: Soldo rekent bijvoorbeeld €5 voor een fysieke pas en €1 voor een virtuele pas.
• Verzending van kaarten: Vivid vraagt vanaf de tweede fysieke kaart €9,90 voor standaardverzending en €24,90 voor spoedlevering.
• Eenmalige inschrijving: Wise Business rekent eenmalig €60 om een rekening te openen.
• Koersopslagen buiten kantooruren: sommige financiële technologiebedrijven rekenen in het weekend een extra opslag van 1% op valutatransacties.
• Betwiste transacties: je kunt administratiekosten betalen voor een ongegronde chargebackaanvraag. Dat is een verzoek om een kaartbetaling terug te draaien.

Direct ingrijpen in de app

Blokkeer of bevries de kaart direct via de mobiele app bij verlies, diefstal of verdachte transacties. Door de vooraf ingestelde paslimieten blijft de mogelijke schade altijd beperkt tot het toegewezen saldo.

Verlaat een medewerker je bedrijf? Trek dan direct de toegangsrechten in en hef de virtuele of fysieke pas op.

Betwiste betalingen en chargebacks

Debit Mastercards en Visa Debit-passen geven toegang tot de internationale chargebackprocedure van het kaartnetwerk. Daarmee kun je een betaling betwisten bij niet-geleverde diensten of afschrijvingen waarvoor je geen toestemming hebt gegeven.

Als zakelijke gebruiker heb je minder wettelijke consumentenbescherming. Bewaar facturen, leveringsbewijzen en communicatie met de verkoper zorgvuldig. Daarmee onderbouw je je betwisting binnen de meldingstermijnen van de kaartuitgever.