Zakelijke creditcard: rente, terugbetalen en charge cards uitgelegd

Kies het contract, niet de marketingnaam

Veel zakelijke betaalkaarten heten 'creditcard', maar hebben heel verschillende afspraken over terugbetalen. Als starter is de manier van terugbetalen je belangrijkste keuze.

Charge card: maandelijks volledig aflossen

De meeste traditionele bankkaarten in Nederland zijn charge cards. Dit geldt voor de Rabo BusinessCard, ING Businesscard, ABN AMRO Business Card en Knab Creditcard Zakelijk.

Bij dit model verzamel je gedurende de maand je zakelijke uitgaven. De aanbieder schrijft het volledige openstaande bedrag in één keer af, aan het einde van de periode of na het rekeningoverzicht.

Gespreid terugbetalen is bij deze kaarten contractueel niet mogelijk. Zowel Knab als Rabobank vermeldt uitdrukkelijk dat je niet in termijnen kunt betalen.

Kun je met doorlopend krediet gespreid terugbetalen?

Een klassieke creditcard waarmee je flexibel gespreid kunt terugbetalen, bestaat vrijwel niet meer op de zakelijke markt. Te laat betalen is geen geplande financiering: je houdt je dan niet aan het contract.

Wil je toch gespreid terugbetalen? Dan kom je uit bij apart krediet, zoals de doorlopende kredietlijn van Finom. Dit is geen krediet op de kaart zelf. Het is een lening die je wekelijks aflost en die gekoppeld is aan een zakelijke debetpas.

Betaalpas of vooraf opladen

Wil je geen maandelijkse schuld opbouwen en geen risico op rente of boetes? Dan past een zakelijke betaalpas of een kaart die je vooraf oplaadt, zoals bunq Core Business of Wise Business.

Bij bunq Core Business gebruikt de kaart direct je rekeningsaldo, ondanks de merknaam. Ook bij Wise betaal je direct met eigen geld en krijg je geen kredietbeoordeling.

Direct starten zonder jaarcijfers

Als pas gestart bedrijf heb je nog geen financiële historie of jaarverslagen. Toch kun je bij bepaalde aanbieders vanaf dag één terecht.

Bij ICS kun je de Mastercard Business aanvragen zodra je bij de KvK staat ingeschreven. Je hoeft geen jaarcijfers te tonen. Dit geeft toegang tot de aanvraagprocedure, maar betekent geen automatische goedkeuring.

Welke bedrijfsleeftijd en bankhistorie zijn vereist?

Andere aanbieders stellen harde toelatingseisen:

• ING: je moet minimaal 3 maanden een zakelijke rekening bij ING hebben en daarop minstens 3 maanden voldoende zakelijke inkomsten ontvangen.
• American Express: voor de Business Gold Card moet je minimaal 1 jaar ingeschreven staan in het handelsregister van de KvK. Ook moet je bruto jaarinkomen minstens €36.000 zijn.
• Finom: de zakelijke kredietlijn is momenteel uitsluitend beschikbaar voor bestaande Nederlandse klanten.

Wanneer ben je persoonlijk aansprakelijk?

De toelating hangt ook af van je rechtsvorm. Bij een eenmanszaak of vof controleert ING je kredietgegevens bij het Bureau Krediet Registratie (BKR). Bij een rechtspersoon zoals een bv doet ING dit niet standaard.

Een bv beschermt je niet automatisch tegen persoonlijke aansprakelijkheid. Bij American Express Business Gold teken je voor hoofdelijke aansprakelijkheid: zowel het bedrijf als de hoofdkaarthouder is verantwoordelijk voor de volledige schuld.

BKR registreert zakelijke kredieten als het kredietbedrag hoger is dan €1.000 én je als ondernemer persoonlijk aansprakelijk bent voor de terugbetaling.

Welke limiet krijg je als starter?

Zonder bewezen omzet geven creditcarduitgevers je een beperkte starterslimiet om hun risico te beperken.

Voor jonge bedrijven gelden bij ABN AMRO en Knab deze limieten:

• ABN AMRO: bedrijven die korter dan 2 jaar bestaan, krijgen op de Business Card een maximale bedrijfslimiet van €500. Geldopnames, goktransacties en aankopen bij juweliers zijn dan geblokkeerd.
• Knab: starters krijgen een bestedingslimiet van €500. Pas later kun je doorgroeien naar de standaardlimiet van €2.500 of een hogere limiet op aanvraag.

Hoeveel ruimte bieden Rabobank en American Express?

Bij Rabobank gelden de volgende limieten:

• De standaardlimiet is €5.000.
• Via internetbankieren kun je de limiet instellen tussen €1.000 en €10.000.
• Op aanvraag is een hogere limiet tot €50.000 mogelijk.

Zonder financiële historie beoordeelt Rabobank de toekenning individueel.

American Express heeft geen vooraf vastgestelde bestedingslimiet. Dat betekent niet dat je onbeperkt kunt uitgeven: American Express toetst je uitgaven doorlopend aan je bestedings- en betaalgedrag.

Meer ruimte via een aparte kredietlijn

Heb je direct meer ruimte nodig voor voorraad of werkkapitaal, het geld voor je dagelijkse bedrijfsvoering? De Finom kredietlijn biedt bedragen tussen €2.000 en €50.000, los van de dagelijkse kaartlimiet.

Wanneer kies je fysieke of virtuele passen?

Als je team groeit, wil je medewerkers laten betalen zonder dat ze je hoofdkaart hoeven te delen.

Virtuele kaarten zijn digitale kaarten voor bijvoorbeeld online softwarelicenties en abonnementen. Finom Solo bevat standaard een virtuele kaart. Fysieke passen zijn praktischer voor onderweg en tanken.

Hoe stel je limieten per medewerker in?

Via bankportalen zoals Mijn ICS Business of het ING Commercial Card Portal stel je per medewerker een aparte maandlimiet in.

Bij ICS kun je ook bepaalde soorten uitgaven per medewerkerskaart volledig blokkeren, zoals geldopnames bij geldautomaten.

Wie is verantwoordelijk voor medewerkerskaarten?

Kaarten voor medewerkers vallen onder de centrale bedrijfsrekening. Bij kaarten zoals de Rabo BusinessCard zijn kaarthouders mede aansprakelijk volgens de zakelijke voorwaarden.

Stel duidelijke interne inkoopregels op. Ook met een ingestelde limiet blijf je verplicht om het openstaande saldo aan het einde van de maand volledig te betalen.

Welke wisselkoersopslag betaal je?

Betaal je leveranciers buiten de eurozone of reken je software af in dollars? Kaartuitgevers rekenen dan een wisselkoersopslag: extra kosten voor het omrekenen naar een andere valuta.

• ICS (Mastercard Business), ABN AMRO, ING en American Express: een koersopslag van 2,5%.
• Rabobank: 2,00% over het omgerekende aankoopbedrag.
• bunq Core Business: de Mastercard-wisselkoers plus 0,5% om valutaschommelingen op te vangen.
• Wise Business: variabele omrekenkosten vanaf 0,2%, afhankelijk van de valuta.

Wat kost contant geld opnemen?

Contant geld opnemen met een zakelijke kaart brengt aanzienlijke kosten mee. Bij jonge starters is dit vaak contractueel uitgesloten, zoals bij ABN AMRO.

De opnamekosten verschillen per aanbieder:

• ICS, ABN AMRO en ING: 4% over het opgenomen bedrag, met een minimum van €4,50 per transactie.
• ICS bij een positief kaartsaldo: 1%, met een maximum van €1,50.
• American Express: 3,5%, met een minimum van €4,50 per opname.
• Rabobank: €5,00 per automaatopname, plus 2% bij vreemde valuta.
• Wise Business: gratis opnemen tot en met €250 per maand. Daarboven betaal je 2,69% over het meerdere.
• bunq: €0,99 per opname voor de eerste 5 opnames per maand. Daarna betaal je €2,99 per opname.

Een rekeningoverzicht is geen geldig btw-bewijs

Een bankafschrift of creditcardoverzicht is geen geldig bewijs om btw af te trekken. Voor aftrek van voorbelasting, de btw die je over zakelijke aankopen betaalt, heb je altijd een correcte factuur nodig.

Alleen bij factuurbedragen tot maximaal €100 inclusief btw accepteert de Belastingdienst een vereenvoudigde factuur, zoals een kassabon.

Hoe koppel je de kaart aan je boekhouding?

Koppel je kaart aan je administratie om te voorkomen dat je aan het einde van het kwartaal bonnen moet zoeken:

• Rabobank: biedt de Rabo Boekhoudkoppeling om gegevens automatisch uit te wisselen.
• ICS: ondersteunt koppelingen via Smart Data Connect en Exact SRXP.
• bunq: koppelt rechtstreeks met pakketten zoals Exact, Moneybird en Twinfield.
• Wise en Finom: ondersteunen het exporteren van transactiegegevens in de bestandsformaten MT940 en CSV. Ook ondersteunen ze koppelingen met Exact Online.

Hoe verwerk je privé-uitgaven?

Betaal je per ongeluk een privé-uitgave met je zakelijke kaart? De kaart waarmee je betaalt, verandert niet hoe je de uitgave fiscaal moet behandelen. Bij gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Corrigeer privé-uitgaven altijd direct in de rekening-courant van je administratie: het overzicht van bedragen tussen jou privé en je bedrijf.

Wanneer moet je de kaartrekening betalen?

Gebruik de kostenmodule hierboven om vaste pakketprijzen, kaartbijdragen en standaard valutakosten voor je situatie door te rekenen. Daarnaast zijn er kosten die pas ontstaan als het misgaat.

Bij een charge card moet je het openstaande saldo op tijd betalen. De betaaltermijn verschilt per aanbieder:

• ICS: bij handmatige betaling heb je 21 dagen na de maandafsluiting om te betalen.
• ABN AMRO: de automatische incasso vindt 5 tot 7 werkdagen na het overzicht plaats.

Wat kost te laat of onvolledig betalen?

Bij een betalingsachterstand gelden deze tarieven:

• ICS en ABN AMRO: bij te late of onvolledige betaling betaal je 10% rente op jaarbasis, berekend per dag, plus €5 administratiekosten per maand.
• Knab: de productpagina vermeldt 14% debetrente, de rente over je schuld. De ICS-beheeromgeving hanteert momenteel 10%; controleer welk tarief voor je geldt.
• American Express: bij een betalingsachterstand van meer dan dertig dagen na de factuurdatum betaal je een boete van 2,5% over het openstaande bedrag, met een minimum van €15.

Wat kost een aanvullende kredietlijn?

Voor de aparte zakelijke kredietlijn van Finom betaal je:

• Maandelijks 1% tot 1,9% rente over het opgenomen bedrag.
• €1 per dag voor het onderhoud van de kredietlijn.

Wat gebeurt er bij onvoldoende banksaldo?

Rabobank incasseert creditcardbetalingen altijd aan het einde van de maand, ook als er onvoldoende saldo op je zakelijke rekening staat. Daardoor kom je ongeoorloofd rood te staan en betaal je de bijbehorende debetrente op je betaalrekening.

Bij een betwisting blijf je verplicht te betalen

Ben je het niet eens met een afschrijving of levert een leverancier niet? Dan kun je de betaling via de kaartuitgever betwisten, bijvoorbeeld in het serviceportaal van ICS of ABN AMRO. Dit heet een chargeback.

Tijdens het onderzoek moet je het openstaande maandsaldo blijven betalen. Voldoe het rekeningoverzicht op tijd om boeterente en blokkades te voorkomen.

Wie is aansprakelijk bij misbruik?

Als zakelijke kaarthouder val je niet onder de standaard consumentenbescherming. Volgens de Europese betaaldienstenrichtlijn PSD2 mogen aanbieders bij niet-consumenten afwijken van de wettelijke grenzen aan aansprakelijkheid.

Blokkeer je pas direct via de app van je aanbieder bij verlies, diefstal of een vermoeden van fraude. Zo voorkom je verdere schade.

Hoe is je tegoed beschermd?

Controleer altijd waar je geld staat. Tegoeden bij banken met een vergunning, zoals ABN AMRO, bunq, ING, Knab, Rabobank en ICS, vallen onder het Nederlandse Depositogarantiestelsel. Dit beschermt tegoeden tot €100.000 per persoon of onderneming per bank.

Betaalinstellingen zoals Wise Europe en e-geldinstellingen zoals Finom Payments B.V. vallen hier niet onder. Zij houden klanttegoeden op een aparte derdengeldenrekening, gescheiden van hun eigen bedrijfsvermogen. Dit heet safeguarding.