Zakelijke creditcard voor zzp: welke kaart past bij je?

Als zzp’er heb je meestal geen ingewikkelde kredietregeling nodig, maar wel een duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé. Welke kaart past, hangt af van hoe je wilt betalen: vooraf opwaarderen, direct afschrijven of maandelijks achteraf betalen.

Zakelijke debetkaart op eigen saldo

Met een zakelijke debetkaart geef je alleen geld uit dat op je zakelijke rekening staat. Aanbieders zoals bunq, N26, Vivid Money en Wise Business werken zo. Je krijgt geen krediet en bouwt geen schulden op.

Let op de productomschrijving van de aanbieder. bunq noemt zijn product bijvoorbeeld een zakelijke creditcard, maar schrijft betalingen direct van je rekeningsaldo af. De kaart werkt dus als een debetkaart zonder mogelijkheid om te lenen.

Zakelijke charge card

Bij een charge card schiet de kaartuitgever je uitgaven voor. Aan het einde van de maand incasseert de uitgever het totale openstaande bedrag automatisch van je gekoppelde zakelijke rekening. Zo werken ICS Mastercard Business, Rabo BusinessCard, ING Businesscard, ABN AMRO Business Card en American Express Business Entry.

Een charge card is handig als je wacht op de vergoeding van declaraties of hotel- en autohuurreserveringen betaalt. Het is geen doorlopend krediet: je kunt het openstaande bedrag niet in termijnen terugbetalen.

Niet elke zakelijke kaart is direct beschikbaar voor elke eenmanszaak. Aanbieders stellen verschillende eisen aan hoelang je bedrijf bestaat en of je aan je betaalverplichtingen kunt voldoen.

Welke acceptatie-eisen gelden per aanbieder?

N26 Business Standard accepteert freelancers, maar de rekening en kaart moeten uitsluitend op je persoonlijke naam staan. Een handelsnaam op de kaart is niet mogelijk.

Traditionele charge cards stellen vaak strengere eisen aan je inschrijving. Voor American Express Business Entry gelden deze voorwaarden:

• Je staat minimaal één jaar ingeschreven bij de KVK.
• Je hebt een bruto jaarinkomen van ten minste €23.000.
• Je hebt geen negatieve BKR-registratie, een registratie van betalingsproblemen bij het Bureau Krediet Registratie.

ING vereist dat je al minimaal drie maanden een actieve zakelijke rekening bij ING hebt met voldoende bijschrijvingen.

Qonto biedt zijn charge card op Plus of X pas aan als je bedrijf minimaal zes maanden geregistreerd staat.

Ben je persoonlijk aansprakelijk en geldt een BKR-toets?

Bij een eenmanszaak ben je volgens de wet altijd persoonlijk aansprakelijk voor alle verplichtingen van je onderneming. Een zakelijke kaart verandert daar niets aan.

Kies je een charge card bij ING of ICS, dan controleert de aanbieder je BKR-registratie. Bij debetkaarten op saldo, zoals Wise, Vivid of bunq, krijg je geen krediet. Daarom vindt er geen krediettoets plaats en hoef je niet persoonlijk borg te staan voor een lening.

Hoeveel je met je kaart kunt uitgeven, verschilt sterk tussen debetkaarten en kaarten waarmee je achteraf betaalt.

Limieten bij starters en gevestigde bedrijven

Bij debetkaarten hangt je bestedingsruimte direct af van het saldo op je zakelijke rekening. In de mobiele app kun je zelf dag- of maandlimieten instellen om het risico bij verlies te beperken.

Bij charge cards bepaalt de uitgever je kredietlimiet op basis van je financiële gegevens:

• ABN AMRO Business Card: bestaat je bedrijf korter dan 2 jaar, dan geldt een maximale bedrijfslimiet van €500.
• ICS Mastercard Business: heeft voor startende ondernemers eveneens een instaplimiet van €500.
• Rabo BusinessCard: heeft een standaardlimiet van €5.000. In internetbankieren kun je de limiet zelf instellen tussen €1.000 en €10.000. Op aanvraag is een maximum tot €50.000 mogelijk.
• Qonto: biedt op de Plus- of X-kaart na kredietbeoordeling een limiet voor uitgesteld betalen tot maximaal €15.000 per maand.
• American Express Business Entry: heeft geen vooraf vastgestelde limiet. De aanbieder beoordeelt transacties afzonderlijk op basis van je eerdere uitgaven en betalingen.

Wat doen reserveringen met je bestedingsruimte?

Houd rekening met tijdelijke reserveringen als je een auto huurt of incheckt in een hotel. Zo’n reservering blokkeert direct een deel van je bestedingslimiet of beschikbare saldo. Dat bedrag komt pas weer beschikbaar als het verhuurbedrijf of hotel de reservering vrijgeeft.

Ook als zzp’er werk je soms samen met een assistent op afstand of een tijdelijke kracht. Je eigen hoofdkaart of inloggegevens delen is onveilig en vaak contractueel verboden.

Virtuele kaarten voor software en abonnementen

Virtuele kaarten zijn digitale betaalkaarten. Ze passen bij terugkerende online zakelijke uitgaven, zoals softwarelicenties en webhosting. Je maakt ze direct aan in de app en stelt per kaart een bestedingslimiet in.

bunq Free Business en Qonto Starter bevatten gratis virtuele betaalkaarten. Bij Wise Business kun je naast je hoofdkaart tot drie digitale kaarten tegelijk actief houden.

Wat geldt voor extra fysieke kaarten?

Moet een medewerker of assistent fysieke inkopen doen? Let dan op de voorwaarden en bijkomende kosten:

• Wise Business: een extra fysieke pas voor een teamlid kost eenmalig €4.
• Vivid Money Freelancer Standard: de eerste fysieke kaart per teamlid is inbegrepen. Voor bezorging vanaf een tweede fysieke kaart geldt €9,90 verzendkosten.
• Qonto Starter: bevat standaard één virtuele pas. Een fysieke One Card kost €5 per maand extra.
• N26 Business Standard: ondersteunt geen medewerkerspassen en staat uitsluitend op naam van de rekeninghouder.

Betaal je regelmatig voor internationale online diensten, zoals servers of marketing in dollars? Of reis je buiten de eurozone? Dan bepalen wisselkoersopslagen en opnamekosten een groot deel van je totale uitgaven.

Welke koersopslag betaal je?

Traditionele grootbanken en kaartuitgevers rekenen een vaste koersopslag: extra kosten boven op de referentiekoers van Visa of Mastercard.

• ICS, ABN AMRO, ING en American Express: rekenen een koersopslag van 2,5%.
• Rabobank: rekent een opslag van 2,0%.

Kaarten van digitale financiële aanbieders zijn voor internationale betalingen vaak voordeliger:

• N26 Business Standard: rekent geen eigen toeslag op pinbetalingen in vreemde valuta. Je betaalt de Mastercard-wisselkoers.
• Wise Business: wisselt valuta om vanaf 0,2%, afhankelijk van de valuta die je omwisselt.
• Vivid Money: het Freelancer Standard-tarief vermeldt kosteloze valutawissels bij kaartbetalingen. Voor vliegtickets geldt wel een toeslag van 3% met een minimum van €3.
• bunq: bij het betaalde Core Business-abonnement geldt 0,5% wisselkoersopslag. Voor Free Business vermeldt het tarievenoverzicht een vrijstelling van €1.000 per jaar en daarna een opslag van 1,5%. De freelancer-pagina vermeldt 3%. Vraag dit schriftelijk na bij de aanbieder.

Wat kost geld opnemen bij een geldautomaat?

Contant geld opnemen met een zakelijke creditcard is duur:

• ICS en ING: rekenen 4% van het opgenomen bedrag, met een minimum van €4,50 per transactie.
• Rabobank: rekent een vast tarief van €5,00 per opname.
• American Express: rekent 3,5%, met een minimum van €4,50.

Een zakelijke kaart helpt je zakelijke en privé-uitgaven te scheiden. Daarmee voldoe je niet automatisch aan je fiscale verplichtingen.

Welke eisen stelt de Belastingdienst?

Een pintransactie, creditcardafschrift of exportbestand is voor de Belastingdienst geen geldige factuur. Om btw af te trekken, moet je een officiële inkoopfactuur hebben die aan de wettelijke eisen voldoet.

Betaal je per ongeluk een privé-uitgave met je zakelijke pas? Dat telt fiscaal als een privéonttrekking: je gebruikt zakelijk geld voor privé. Je mag deze kosten niet van je winst aftrekken en de btw niet terugvragen.

Welke boekhoudkoppelingen zijn er?

Veel kaarten kunnen transacties automatisch doorsturen naar je boekhoudpakket:

• Wise Business: ondersteunt een rechtstreekse Exact Online-koppeling voor meerdere valuta, inclusief het uploaden van bijlagen.
• bunq en Qonto: bieden directe koppelingen met onder andere Exact Online, Moneybird en e-Boekhouden.
• Vivid Money: ondersteunt koppelingen met onder meer Exact en Twinfield.
• N26 Business Standard: heeft geen directe Nederlandse boekhoudkoppeling. Je downloadt transacties handmatig als CSV-bestand of PDF-afschrift.
• ABN AMRO en ICS: bieden transactie-exports via de gratis beheeromgeving Mijn ICS Business.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Naast de vaste pakketprijs, kaartbijdragen en transactieopslagen zijn er bijkomende kosten. Die verschillen per aanbieder.

Wat kost te laat betalen?

Zakelijke charge cards bieden geen doorlopend krediet waarbij je de schuld tegen rente kunt laten staan. Je moet het openstaande bedrag elke maand volledig betalen.

Bij ICS moet je betaling bijvoorbeeld uiterlijk binnen 21 dagen na de maandafsluiting binnen zijn. Betaal je niet op tijd, dan brengt de aanbieder boetes en wettelijke handelsrente in rekening. Dat is de wettelijke rente voor te late zakelijke betalingen.

Welke opstart- en vervangingskosten betaal je?

Bekijk de eenmalige kosten voordat je een kaart kiest:

• Wise Business: rekent eenmalig €60 voor het openen van een zakelijk account. Een vervangende pas kost €4.
• N26 Business Standard: het account is gratis. Voor de levering van de eerste fysieke debetkaart betaal je eenmalig €10.
• Vivid Money: voor een vervangende fysieke kaart van gerecycled plastic betaal je €9,90 verzendkosten.

Wat kost de boekhoudkoppeling?

Bij digitale banken is de softwarekoppeling vaak inbegrepen in het abonnement. Traditionele banken rekenen hiervoor doorlopende kosten:

• Rabo BoekhoudKoppeling: kost €2 per maand per gekoppelde rekening.
• ING: rekent €3,25 per maand exclusief btw voor één gekoppelde rekening.

Als ondernemer heb je wettelijk minder bescherming dan een consument. Krijg je te maken met oplichting, onterechte afschrijvingen of een kwijtgeraakte pas? Handel dan direct.

Hoe blokkeer je de kaart direct?

Bij moderne zakelijke rekeningen zoals bunq, N26, Qonto, Vivid en Wise kun je je kaart direct zelf tijdelijk of permanent blokkeren via de mobiele app. Dat kan als je de kaart kwijt bent of als iemand anders toegang tot je kaartgegevens heeft. Je hoeft niet te wachten op de openingstijden van een helpdesk.

Bij kaarten van ICS, ING of Rabobank meld je diefstal, verlies of vermoedens van misbruik onmiddellijk telefonisch of via de zakelijke bankomgeving. Zo voorkom je verdere aansprakelijkheid.

Hoe betwist je een betaling?

Komt een online bestelling niet aan of herken je een afschrijving niet? Dan kun je via Mastercard of Visa een chargeback aanvragen: je betwist de betaling en vraagt om terugboeking. Dit is een formele procedure bij een geschil, geen gegarandeerde vergoeding.

Bewaar alle bewijsstukken:

• Orderbevestigingen.
• Communicatie met de leverancier.
• Annuleringsbewijzen.

De kaartuitgever beoordeelt je verzoek volgens de voorwaarden van het kaartnetwerk voordat die een bedrag definitief terugboekt.