PSP-uitbetalingen automatisch verwerken in je boekhouding

Hoe stem je uitbetalingen af?

Kies een betaalprovider (PSP) niet alleen op transactietarieven. Kijk vooral hoe de uitbetalingen in je grootboek terechtkomen: het overzicht van je boekhoudrekeningen. Veel webshops boeken verzameluitbetalingen handmatig af. Dat leidt tot uitzoekwerk bij de kwartaalaangifte.

Werk je met gangbare Nederlandse pakketten zoals Exact Online, SnelStart of AFAS? Buckaroo biedt hiervoor een directe boekhoudkoppeling via Bizcuit. Die splitst omzet, transactiekosten, uitbetalingen en terugbetalingen automatisch per dag.

Hoe werken Mollie en Adyen?

Bij Mollie verloopt de automatische uitsplitsing naar Exact Online, SnelStart of AFAS via de externe partner Combidesk. Naast je Mollie-account heb je daarvoor een apart ingerichte Combidesk-koppeling nodig.

Adyen richt zich met zijn uitgebreide koppeling vooral op grotere organisaties met NetSuite. Het Settlement Detail Report (SDR) is een rapport met uitbetalingsdetails. Het koppelt betalingen via unieke PSP-referenties: kenmerken waarmee je betalingen herkent. Ook boekt het transactiekosten direct op het juiste rekeningnummer.

Wat als je meerdere betaalproviders gebruikt?

Gebruik je bijvoorbeeld Mollie naast Adyen? Geen van deze providers verwerkt uitbetalingen van concurrerende partijen. Richt de reconciliatie dan in via gespecialiseerde boekhoudsoftware.

Waarom is de bankstorting niet je omzet?

Een betaalprovider stort periodiek één verzamelbedrag op je zakelijke bankrekening. Dit is een nettobedrag: je bruto-omzet min de ingehouden transactiekosten en verwerkte terugbetalingen aan klanten.

Boek je alleen de bankbijschrijving als omzet? Dan klopt je btw-aangifte niet en ontbreken je bedrijfskosten in de winst-en-verliesrekening. Automatische payout-splitsing zet het verzamelbedrag direct om in afzonderlijke boekingen.

Hoe verwerk je kosten en retouren?

Buckaroo Accounting verzamelt transactiekosten dagelijks en boekt ze apart van de omzet. De koppeling boekt ook eventuele correcties en terugbetalingen direct tegen op de juiste grootboekrekening.

Mollie verrekent transactiekosten doorgaans direct met je openstaande tegoed. Daardoor staat de maandelijkse kostenfactuur al op voldaan. De koppeling voorkomt dat je deze inhoudingen dubbel als kosten of als nog te betalen posten boekt.

Volgens de regels van de Autoriteit Consument & Markt (ACM) moet je webshopretouren bij herroeping binnen 14 dagen via hetzelfde betaalmiddel terugbetalen. Herroeping betekent dat de klant de aankoop ongedaan maakt. Je koppeling moet deze terugbetalingen kunnen koppelen aan de oorspronkelijke order.

Hoe werkt een tussenrekening?

Om je webshoporders en bankrekening sluitend op elkaar te laten aansluiten, gebruik je een tussenrekening. Dat is een boekhoudrekening waarop je bedragen tijdelijk boekt. Vaak heet die 'Kruisposten PSP' of 'Vorderingen betalingsproviders'. Zodra een klant in je webshop afrekent, komt het bedrag dat je nog van de provider krijgt op deze rekening.

Betaalt de provider uit naar je bank? Dan boekt de software de bankontvangst weg tegen de tussenrekening. Het saldo op die rekening is precies het bedrag dat de betaalprovider nog onder zich heeft.

Hoe koppel je betalingen aan boekingen?

Adyen gebruikt in zijn NetSuite-koppeling specifieke PSP-referenties en transactietypes om boekingsregels automatisch aan elkaar te koppelen. Zo zie je direct welke groepen betalingen nog openstaan en of er saldoverschillen zijn.

Laat je boekhouder of financiële afdeling altijd een volledige uitbetaling testen. Volg een betaling vanaf de order, via de transactiekosten en een eventuele gedeeltelijke terugbetaling, tot aan de bankbijschrijving.

Wat betaal je per transactie?

Naast vaste softwarelicenties betaal je bij betaalproviders vooral per transactie.

• Mollie: een iDEAL- of Wero-betaling kost €0,32 per stuk.
• Mollie: voor Europese consumentenkaarten van Mastercard of Visa betaal je 1,80% + €0,25 per transactie.
• Buckaroo: bij de bundel van 20 transacties betaal je bijvoorbeeld €0,249 binnen de bundel en €0,30 per transactie daarbuiten, exclusief btw.
• Buckaroo: wil je transacties los laten uitbetalen in plaats van gebundeld? Dan betaal je €0,02 extra bovenop de transactiekosten.

Wat kosten uitbetalingen en de koppeling?

Let op hoe vaak je uitbetalingen ontvangt. Ook kunnen een minimumfactuurbedrag en abonnementskosten gelden.

• Mollie: verwerk je minder dan €500.000 per jaar? Dan betaal je voor dagelijkse of handmatige overboekingen €0,25 per uitbetaling, na de eerste vijf gratis uitbetalingen per maand. Wekelijkse en maandelijkse uitbetalingen zijn hiervan vrijgesteld.
• Adyen: voor iDEAL betaal je €0,11 verwerkingskosten plus €0,22 voor de betaalmethode. Daarnaast geldt een minimumfactuurbedrag dat afhangt van je branche en bedrijfsmodel.
• Buckaroo Accounting: het tarief is €3,50 per maand. De koppeling is tijdelijk gratis tot en met eind 2026.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Werkt de koppeling met je account?

Controleer vooraf welke accountomgeving je bij je betaalprovider gebruikt. Buckaroo Accounting werkt alleen voor ondernemers in de Buckaroo Plaza-omgeving. De koppeling is niet beschikbaar voor gebruikers van My Buckaroo.

Kies je voor Mollie met AFAS, Exact Online of SnelStart? Dan activeer je de koppeling via Combidesk. Naast je gewone Mollie-dashboard moet je hiervoor een aparte beheeromgeving toestemming geven en instellen.

Hoe bewaar je je administratie?

Volgens de Belastingdienst moet je je administratie 7 jaar bewaren. Voor bepaalde regelingen, zoals het One Stop Shop-systeem voor btw, gelden langere termijnen. Alleen een auditfile bewaren is wettelijk niet voldoende. Een auditfile is een exportbestand voor je boekhouder.

Sla je transactiegegevens op bij externe cloudpartijen, zoals een betaalprovider of koppelplatform? Dan blijf je zelf verantwoordelijk voor de digitale beschikbaarheid. Zorg dat je detailgegevens en specificaties altijd kunt exporteren.

Gaan oude transacties mee?

Bij een nieuwe boekhoudkoppeling kun je eerdere transacties doorgaans niet met terugwerkende kracht inlezen. Buckaroo Accounting verwerkt bijvoorbeeld alleen wijzigingen vanaf het moment van activeren.

Sluit een lopende periode daarom altijd eerst volledig af, handmatig of via je oude koppeling. Spreek met je boekhouder een vaste overstapdatum af. Kies bij voorkeur het begin van een nieuwe maand of een nieuw boekjaar.

Welke vergunningen en voorwaarden controleer je?

Bij Buckaroo geldt voor het opzeggen van een koppeling een opzegtermijn van één maand. Mollie is op elk moment opzegbaar.

Stap je over naar een andere betaaldienstverlener? Controleer altijd de registratie bij De Nederlandsche Bank (DNB) of een Europees paspoort: toestemming om in andere Europese landen diensten aan te bieden.

Een nieuwe betaalprovider voert bij je aanmelding een cliëntenonderzoek uit volgens de Wwft, de wet tegen witwassen en terrorismefinanciering. Snelle activering van de software betekent dus niet dat je account direct is goedgekeurd om betalingen te ontvangen.