Rekeningschema

Je rekeningschema bepaalt hoe je boekhouding is ingedeeld. Je kunt een eigen schema gebruiken of het Referentie Grootboekschema (RGS). Het verschil merk je bij een controle en bij een overstap naar andere software of een andere boekhouder.

Onderzoek en redactie: Boekhouder.nl Research Team

Laatst inhoudelijk gecontroleerd: 28 september 2026

Primaire bron: Belastingdienst

Bronnen: 8 officiële bronnen

Bekijk methodologie

Deze pagina is gebaseerd op informatie van de Belastingdienst en andere officiële bronnen en geeft algemene informatie plus een indicatieve keuzehulp. De uitkomst is geen persoonlijk belastingadvies. Bekijk bronnen

Op deze pagina12 onderdelen

Welke situatie is van jou?

Kies je situatie. Je ziet meteen welke hoofdregel daarbij hoort.

Welke begrippen moet je onderscheiden?

Deze begrippen worden vaak door elkaar gehaald:

Elk bedrijf heeft een rekeningschema; RGS voegt per rekening een standaardcode toe voor gebruik daarbuiten.
Referentiecode en grootboeknummer: twee van vier RGS-velden. Het nummer is eigen; de code is gedeeld.
Omslagcode: verwijst naar de tegengestelde post bij rekeningen die debet of credit kunnen staan.
RGS-codes sluiten aan op SBR-codes voor rapportages.
XAF 3.2: 250 velden; XAF 4.0: 90. Vanaf 1 januari 2027 geldt alleen XAF 4.0.

Wanneer geldt dit voor jou?

Intern bruikbaar, uitwisseling kost werk
Deel je cijfers buiten je bedrijf, dan moet de ontvanger ze aan de eigen indeling koppelen. Dat extra werk is het nadeel van een volledig eigen rekeningschema.
Elke rekening krijgt een referentiecode
Het schema bestaat uit vier velden: referentiecode, referentiegrootboeknummer, grootboekomschrijving en omslagcode.
Sneller rapporteren met codes die aansluiten op SBR
Het voordeel zit in rapportages die je regelmatig maakt, niet in een eenmalige rapportage.
Auditfile leveren uit je administratie
De XML Auditfile Financieel is een open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit administratiesystemen. Je gebruikt dit exportbestand voor rapportages en controles.
XAF 4.0 wordt de enige geaccepteerde versie
De aanpassing gebeurt in de software. Als ondernemer blijf je verplicht om een bestand te kunnen aanleveren.
Standaardcodes maken gegevens overdraagbaar
Daarnaast geldt de bewaarplicht: je moet je administratie zeven jaar bewaren. De auditfile is ontwikkeld om gegevens uit die administratie te exporteren.

Welke behandeling geldt in welke situatie?

Bekijk per situatie welke officiële regel geldt en wat je moet doen.

Welke behandeling geldt in welke situatie?
Situatie	Behandeling	Wat je doet
Eigen rekeningschema, genummerd door je software of boekhouder Waarom geldt dit? Een eigen schema is niet verkeerd, maar vraagt bij elke overdracht om een vertaalslag. Juist op die momenten is er tijdsdruk.	Intern bruikbaar, uitwisseling kost werk	Wat je doet Bepaal of je regelmatig cijfers deelt voor aangiften, accountants of financiers.
RGS met een standaardcode voor elke rekening Waarom geldt dit? De code maakt je cijfers bruikbaar buiten je eigen administratie. Ondersteunt je pakket RGS, maar zijn de codes leeg, dan heb je dat voordeel niet.	Elke rekening krijgt een referentiecode	Wat je doet Controleer of je RGS-codes daadwerkelijk ingevuld zijn, niet alleen beschikbaar.
Cijfers delen voor aangiften, banken of accountants Waarom geldt dit? Bij externe rapportages is je rekeningschema niet alleen een interne keuze. Ook andere partijen moeten de indeling van je cijfers kunnen gebruiken.	Sneller rapporteren via SBR	Wat je doet Leg codes eenmalig vast als je dezelfde cijfers elke periode rapporteert.
Belastingdienst vraagt een auditfile bij een boekenonderzoek Waarom geldt dit? Via de auditfile leest iemand anders je rekeningschema. De structuur is dan niet alleen een voorkeur, maar bepaalt ook of je aan je verplichtingen kunt voldoen.	Auditfile leveren uit je administratie	Wat je doet Test vóór een boekenonderzoek of je pakket een auditfile kan exporteren.
Auditfileversie controleren vóór oude versies vervallen Waarom geldt dit? Deze wijziging heeft een vaste ingangsdatum. Je ontvangt haar via een software-update, niet via een brief.	Alleen XAF 4.0 geaccepteerd	Wat je doet Leg de huidige exportversie en overstapdatum vast na navraag bij je leverancier.
Overstappen naar een ander pakket of andere boekhouder Waarom geldt dit? Een eigen schema zonder gekoppelde standaardcodes kost het meeste werk bij een overstap. Vaak merk je dat pas wanneer het te laat is om dit goedkoop te herstellen.	Standaardcodes maken gegevens overdraagbaar	Wat je doet Controleer vóór overstappen een auditfile-export van je huidige administratie op ingevulde codes.

Zo pak je het aan

De stappen in volgorde, met bij elke stap wat de officiële regel erover zegt.

Status van deze stap bij jou

Wat je doet

Ga na of je regelmatig cijfers buiten je bedrijf deelt. Dat bepaalt of je rekeningschema ook buiten je eigen administratie van belang is.

Wat de regel zegt

Referentie Grootboekschema (RGS) is een grootboekrekeningschema dat gebruikmaakt van een unieke referentiecode. Deze code is gekoppeld aan alle grootboekrekeningen. En ook aan Standard Business Reporting (SBR), zodat u RGS kunt gebruiken in de hele financiële keten. Een significant verschil tussen XAF 4.0 en XAF 3.2 is de reductie van het aantal datavelden van 250 naar 90.

Welke regel geldt voor jou?

Kies de situatie die het beste bij je past. Je krijgt de bijbehorende hoofdregel en de voorwaarden waarop je moet letten. Je antwoorden blijven op dit apparaat.

Vraag 1 van 1

Welke situatie past het beste bij jou?

Checklist

Loop dit na voordat je indient. Je vinkjes blijven op dit apparaat.

0 van 9 afgevinkt

Je huidige schema0/3

Stel vast of je regelmatig cijfers buiten je bedrijf deelt.Controleer of je pakket RGS ondersteunt én of de codes zijn ingevuld.Bekijk de omslagcode bij rekeningen die debet én credit kunnen staan.

Uitwisseling0/3

Exporteer één keer een auditfile en open het bestand.Leg bij periodieke rapportages de koppeling met SBR vast.Vraag je leverancier welke XAF-versie de software exporteert.

Gegevens bewaren0/3

Zet 1 januari 2027 in je agenda voor XAF 4.0.Exporteer een auditfile voordat je van pakket wisselt.Bewaar je administratie 7 jaar.

Automatisch lokaal bewaard

Veelgemaakte fouten

Wat er misgaat, wat het kost, en waar je het aan toetst.

Veelgestelde vragen

Wat is een rekeningschema?

Een rekeningschema is de indeling van grootboekrekeningen in je boekhouding. Het Referentie Grootboekschema (RGS) is zo'n schema, maar voegt aan elke grootboekrekening een unieke referentiecode toe. Die code is ook gekoppeld aan Standard Business Reporting (SBR).

Waaruit bestaat RGS precies?

RGS bestaat uit vier velden: referentiecode, referentiegrootboeknummer, grootboekomschrijving en omslagcode.

Wat doet de omslagcode?

De omslagcode hoort bij rekeningen die zowel een debet- als een creditsaldo kunnen hebben. Het is de referentiecode van de tegengestelde post.

Moet ik RGS gebruiken?

De beschikbare bronnen noemen geen verplichting om RGS te gebruiken. RGS-codes sluiten aan op de juiste SBR-codes. Daardoor kun je rapportages veel efficiënter opzetten.

Wat is een auditfile?

Een auditfile is een bestand met gegevens uit je administratie in een standaardindeling. De XML Auditfile Financieel is een open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit administratiesystemen voor rapportage en controle.

Wanneer heb ik een auditfile nodig?

Bij een boekenonderzoek vraagt de Belastingdienst vaak om een auditfile.

Verandert er iets aan het formaat?

Ja, oude auditfileversies verdwijnen: per 1 januari 2027 geldt versie 4.0. Daarin daalt het aantal datavelden van 250 naar 90.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Je moet je administratie zeven jaar bewaren. Met een auditfile kun je die gegevens snel uit je administratie halen.

Zo controleren we deze pagina

De regels op deze pagina komen uit officiële bronnen. Elke bewering is terug te voeren op een bron met datum. We controleren de pagina regelmatig opnieuw.

Redactie en controle

Aantal bronnen: 8
Laatst inhoudelijk gecontroleerd: 2026-09-28
Controlefrequentie: Maandelijks
Waarden die maandelijks worden gevolgd: 7

Bronsoorten die we gebruiken

Belastingdienst
Rijksoverheid en wetten.overheid.nl
KVK en RVO
Europese Commissie

Deze pagina is gebaseerd op 8 bronnen, laatst gecontroleerd op 28 september 2026.