Boekhouden voor ondernemers

De wettelijke bewaartermijn voor de basisadministratie is 7 jaar. Dit geldt voor je grootboek, inkoop- en verkoopfacturen en bankafschriften. Voor gegevens over onroerende zaken en leveringen via de EU-Unieregeling (OSS) geldt een verlengde termijn van 10 jaar.

Voor het indienen van de aangifte geldt een coulancetermijn van 7 kalenderdagen. Betaal je het verschuldigde bedrag te laat, dan legt de Belastingdienst een betaalverzuimboete op van 3% over het openstaande bedrag, met een minimum van €50 en een maximum van €6.709.

Je mag een vereenvoudigde factuur uitreiken als het factuurbedrag inclusief btw maximaal €100 bedraagt. Je vermeldt dan alleen de factuurdatum, je eigen bedrijfsgegevens, de geleverde goederen of diensten en het btw-bedrag. Klantgegevens zijn bij deze facturen niet verplicht.

Ja, correcties tot en met €1.000 mag je direct meenemen in je eerstvolgende reguliere btw-aangifte. Je hoeft hiervoor geen apart suppletieformulier in te vullen. Is het verschil groter dan €1.000, dan is een officieel suppletiebericht wel verplicht.

Nee, de wet verplicht geen specifiek rekeningschema, zolang je administratie maar duidelijk en controleerbaar is. Het RGS is wel de standaard in Nederland om gegevens eenvoudig uit te wisselen met software en adviseurs. Daardoor sluit je administratie direct aan op Standard Business Reporting (SBR) voor de Belastingdienst en KVK.

Het bestuur moet de jaarrekening binnen 8 dagen na vaststelling deponeren bij KVK. Zelfs met maximaal verleend uitstel moet de deponering uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar zijn afgerond. Te laat deponeren geldt als een economisch delict en verhoogt het risico op bestuurdersaansprakelijkheid.

Een XML Auditfile Financieel (XAF) is een standaard exportbestand van je grootboek dat de Belastingdienst gebruikt bij controles. Vanaf 2027 vervangt XAF 4.0 de oudere versie 3.2. Deze nieuwe standaard is overzichtelijker en brengt het aantal datavelden terug van 250 naar 90.