Boekhouder transport: kies passend werk en duidelijke kosten

Vraag naar grenzen en extra kosten

Een administratiekantoor baseert zijn offerte bijvoorbeeld op je rechtsvorm, de complexiteit en de hoeveelheid administratie. Geef die gegevens mee als je een prijs opvraagt.

Een maandbedrag betekent niet dat salarisadministratie, buitenlands werk, achterstanden en het boekhoudprogramma inbegrepen zijn. Vraag welke grenzen gelden en hoe het kantoor mutaties telt. Spreek ook af wie toestemming geeft voor extra werk.

Lever meer aan dan alleen bankafschriften

Lever bij een leasevoertuig het contract, de aankoopstukken en de financieringsgegevens aan. Bij lease met economisch eigendom hoort verwerking op de balans. Bij lease zonder economisch eigendom worden de leasetermijnen als kosten verwerkt.

Spreek af hoe het kantoor brandstofafrekeningen en de bijbehorende bonnen of facturen ontvangt. Op een brandstofbon mogen je naam en adres ontbreken als je via de betaalwijze als klant te achterhalen bent. Dat is een voorwaarde voor de btw-aftrek bij zo'n bon.

Met een rittenregistratie kun je aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Ander passend bewijs is ook mogelijk. Spreek met de boekhouder af welk bewijs je voor jouw voertuig aanlevert.

Bespreek bij een bestelauto ook of een verklaring voor uitsluitend zakelijk gebruik past bij jouw situatie. Die verklaring geldt niet met terugwerkende kracht.

Spreek personeel en buitenlandse ritten apart af

Laat bij personeel eerst nagaan welke cao op je bedrijf van toepassing is. De cao Beroepsgoederenvervoer geldt niet alleen omdat je bedrijf een transportbedrijf heet. Als die cao van toepassing is, zijn onder meer loon, toeslagen, werktijden en overwerk van belang voor de opdracht.

Onder de cao Beroepsgoederenvervoer is laadtijd werktijd. Lever dus niet alleen rijtijden aan als deze cao van toepassing is. Vraag wie de uren van chauffeurs omzet naar de gegevens voor de salarisadministratie en wie die goedkeurt.

Bij buitenlandse transacties tellen de vestigingsplaats en de status van je klant mee, net als de geleverde dienst. Bespreek de btw bij buitenlandse transacties daarom aan de hand van je klanten en werkzaamheden.

Vraag om inzicht in opdrachten en openstaande facturen

Vraag of je naast aangiften ook een overzicht van de marge per opdracht of klant kunt krijgen. Leg vast welke voertuigkosten, tol en personeelskosten daarin meetellen. Laat uitleggen of het overzicht de winst na alle kosten toont, of alleen wat overblijft na de toegerekende kosten.

Vraag om een overzicht van openstaande facturen met de uiterste betaaldatums en informatie over het innen. Btw terugvragen wordt relevant zodra zeker is dat een vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is. De vordering geldt uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum als oninbaar.