Boekhoudprogramma voor een autobedrijf of garage

Wanneer zijn losse bonnen niet meer genoeg? Veel autobedrijven beginnen met een eenvoudig factuurprogramma of Excel. Een geautomatiseerd boekhoudpakket is niet wettelijk verplicht. Je mag ook een deugdelijke administratie op papier of in Excel bijhouden.

Je ontgroeit die werkwijze zodra je onderdelen gaat inkopen en opslaan, werkorders wilt omzetten in facturen of de margeregeling voor gebruikte auto's toepast.

Wat kan een standaard boekhoudpakket? Voorraadwaarde in je boekhouding is niet hetzelfde als voorraadbeheer in je werkplaats. Let op deze verschillen:

• Alleen voorraadwaarde: AFAS SB, Exact Online Boekhouden Professional, Jortt en Moneybird registreren alleen de geldwaarde van je voorraad op de balans. Ze houden geen aantallen onderdelen bij.
• Aantallen artikelen: Silvasoft met Product- & voorraadbeheer, e-Boekhouden.nl, Kleisteen Mini-ERP en SnelStart inKaart registreren artikelen per stuk of order.
• Van werkbon naar factuur: wil je een werkorder omzetten in een verkoopfactuur en tegelijk onderdelen afboeken? Dan vallen de meeste standaardsystemen af. SnelStart ondersteunt dit vanaf inZicht. Bij KING ERP Handel kan dit technisch, maar het hangt af van aanvullende opties, zoals Uren 3/Projecten 2.
• Specifieke garagesoftware: voor software zoals CarSys, met kentekenkoppelingen en APK-historie, heb je vaak een koppeling met je boekhouding nodig.
• Boekingslimieten: bij e-Boekhouden.nl ZZP Pakket geldt een maximum van 240 boekingen per boekjaar. Daarboven stap je over naar Standaard.

Welke toegang heeft je medewerker nodig? Niet elke medewerker hoeft je volledige winst-en-verliesrekening of bankmutaties te zien. Vullen monteurs werkbonnen in of maakt baliepersoneel facturen? Dan heb je aparte gebruikers of rollen nodig: instellingen die bepalen wat iemand mag zien en doen.

Wat kosten extra gebruikers? De kosten verschillen per aanbieder:

• Rompslomp Professional: standaard zijn 2 extra gebruikers inbegrepen.
• e-Boekhouden.nl: extra gebruikers zijn kosteloos.
• Kleisteen: een extra gebruiker met een eigen inlog kost €4 per maand.
• SnelStart inKaart: je betaalt €4,25 per maand per extra gebruiker.
• Silvasoft: voor extra gebruikers geldt een kortingsstaffel.
• KING ERP Handel: een extra gebruiker kost €32,30 per maand.

Controleer vooraf of je medewerker via een app of tablet kan werken. Kleisteen heeft bijvoorbeeld geen aparte smartphone-app, maar werkt mobiel via de webbrowser.

Houd je garage en autohandel apart? Autobedrijven kiezen er regelmatig voor om de werkplaats en reparaties te scheiden van de in- en verkoop van occasions. Die scheiding kan juridisch of alleen administratief zijn. Bij de occasionhandel gaat het om de handelsvoorraad en de margeregeling.

Wat betaal je per administratie? De tarieven en voorwaarden verschillen per pakket:

• SnelStart: een extra online administratie kost €3,50 per maand.
• Rompslomp: je betaalt €10 per maand per extra administratie.
• Silvasoft en e-Boekhouden.nl: de tarieven gelden per administratie. Voor elke aparte bv of andere onderneming betaal je een eigen abonnement of set modules.
• Kleisteen: voor meerdere administraties geldt een kortingsstructuur.
• KING ERP Handel: binnen de vergeleken bundel zijn onbeperkt administraties inbegrepen.

Wat toont een rapportage over marge? Een rapportageknop 'marge' toont vaak alleen je commerciële brutowinst. De fiscale margeregeling voor gebruikte goederen werkt anders. Houd rekening met deze regels:

• Verplichte globalisatiemethode: voor auto's en gebruikte auto-onderdelen geldt wettelijk standaard deze methode. Je berekent de btw over het totale verschil tussen inkopen en verkopen in een periode, niet per auto.
• Nieuwe onderdelen voor reparatie: maak je een marge-auto rijklaar met nieuwe onderdelen? Volgens de Belastingdienst mag je de inkoop daarvan niet aftrekken van de winstmarge voor de btw. De btw op die onderdelen vraag je terug als voorbelasting: btw die je op zakelijke inkopen hebt betaald.
• Tekst op margefacturen: je mag nooit btw op een margefactuur vermelden. Je moet wel een specifieke tekst opnemen, bijvoorbeeld 'bijzondere regeling - gebruikte goederen'.
• Inkoopverklaring: bij marge-inkopen vanaf €500 is een inkoopverklaring verplicht.

Welke pakketten ondersteunen de margeregeling? De ondersteuning verschilt per pakket:

• SnelStart inBalans ondersteunt automatische margeboekingen en de berekening via globalisatie. Het pakket kan ook een negatieve marge doorschuiven naar het volgende tijdvak.
• Rompslomp heeft uitleg voor handmatige margecorrecties. De gepubliceerde rekenvoorbeelden spreken elkaar op punten tegen. Laat je boekhouder dit controleren voordat je erop vertrouwt.
• Silvasoft, e-Boekhouden.nl, Kleisteen en Visma eAccounting bieden standaard btw-aangiften en ICP-aangiften, waarmee je leveringen aan ondernemers in andere EU-landen opgeeft. Een automatische globalisatieadministratie voor occasions is bij deze pakketten niet geverifieerd.

Wat kosten bankkoppelingen? Automatische bankkoppelingen met ING, Rabobank, ABN AMRO en Knab zijn breed beschikbaar. De voorwaarden verschillen:

• SnelStart: het basisabonnement bevat een PSD2-koppeling, waarmee je bankgegevens automatisch deelt.
• Visma eAccounting: twee bankkoppelingen zijn standaard inbegrepen. Een extra koppeling kost €2,25 per maand.
• Rompslomp: 1 rekening is inbegrepen. Je betaalt €3 per maand per extra rekening.
• Kleisteen: je betaalt €1,75 per IBAN per maand.
• Silvasoft: de meest recente documentatie noemt €3,00 per rekening per maand. Een eerdere bron noemde €4,00 exclusief btw. Controleer daarom het actuele tarief.
• e-Boekhouden.nl: voor Knab betaal je €0,99 per maand, ongeacht het aantal rekeningen.

Wanneer heb je e-facturatie nodig? Lever je aan overheden of zakelijke vlootbeheerders? Een pdf is geen e-factuur: een gestructureerde factuur die software automatisch kan verwerken. Rijksoverheden eisen sinds 1 januari 2017 een gestructureerde e-factuur.

De EU heeft het ViDA-pakket aangenomen, met een gefaseerde invoering richting 2030. Voor algemene garagefacturen aan bedrijven is e-facturatie nu nog niet verplicht.

Welke software ondersteunt e-facturen? De verwerking verschilt per aanbieder:

• SnelStart, Silvasoft en Visma ondersteunen verzending via UBL, een formaat voor e-facturen, of Peppol, een netwerk voor e-facturen.
• Rompslomp ondersteunt Peppol via een creditsysteem.

Welke extra kosten tellen mee? De maandelijkse instapprijs geeft zelden een volledig beeld voor een autobedrijf. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke modules heb je nodig voor voorraad? Voor voorraadbeheer heb je soms aanvullende modules nodig:

• Silvasoft: om aantallen en inkooporders bij te houden, heb je Boekhouden (€13,95), Facturatie (€8,95) en Product- & voorraadbeheer (vanaf €7,95) nodig.
• Visma eAccounting: voorraadbeheer vereist de aanvullende Voorraad-module van €12 per maand.

Wat kosten werkbonnen en projecten? Wil je een werkorder direct omzetten in een factuur? Let dan op het vereiste pakket en de opties:

• SnelStart: inKaart (€22,00) is hiervoor niet voldoende. Je hebt inZicht (€54,00) nodig.
• KING ERP Handel: voor werkbonnen heb je licenties voor Uren 3 en Projecten 2 nodig.

Welke andere toeslagen kunnen meetellen? Controleer ook deze kostenposten:

• Administraties: met meerdere bv's, zoals een holding en garage, betaal je maandelijks toeslagen per administratie. Bij Rompslomp gaat dit tot €10 per maand.
• Bankrekeningen: losse bankrekeningen kunnen extra kosten per bankkoppeling opleveren.
• E-facturatie: let op eventuele kosten per verzonden factuur of credits voor verzending via netwerken zoals Peppol.

Hoe lang moet je administratie bewaren? Je moet je basisadministratie 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, geldt 10 jaar. Je kunt je oude pakket dus niet zomaar opzeggen zonder een deugdelijk archief.

Wat exporteer je bij een overstap? Zorg dat je financiële gegevens én de bijbehorende documenten meeneemt:

• Auditfiles en stamgegevens: maak een volledige auditfile-export (XML/XAMR/RGS). Een auditfile is een exportbestand met financiële boekingen. SnelStart, Kleisteen, e-Boekhouden.nl en Visma eAccounting ondersteunen deze exports.
• Bewijsstukken: een auditfile bevat alleen financiële boekingen. Je moet van de Belastingdienst ook de oorspronkelijke documenten bewaren. Exporteer daarom alle verkoopfacturen, werkplaatsbonnen, inkoopfacturen en inkoopverklaringen voor margegoederen.
• Voorraadtelling: tel bij de overstap handmatig je onderdelen en voertuigen. Voer de actuele voorraad via een openingsbalans in het nieuwe systeem in.

Wie doet welke taken? Als ondernemer regel je doorgaans de dagelijkse facturatie, werkbonnen en inkooporders. Je accountant controleert of alles fiscaal klopt, verwerkt ingewikkelde correcties en stelt de jaarrekening op.

Kan je accountant meekijken? Bij SnelStart kan je accountant meekijken zonder dat je een extra ondernemerslicentie koopt. Ook bij e-Boekhouden.nl is toegang voor je accountant gratis.

Wat regelt je pakket voor een bv? Een bv moet wettelijk een jaarrekening opstellen en aangifte vennootschapsbelasting (VPB) doen. Let op wat je boekhoudpakket hiervoor ondersteunt:

• Rompslomp, Silvasoft en de ondernemersversies van SnelStart maken balans- en winst-en-verliesrapporten. Ze verzorgen niet zelfstandig de officiële deponering van je jaarrekening of de VPB-aangifte.
• Kleisteen biedt hiervoor een RGS-koppeling met externe fiscale software. RGS is een standaardindeling voor boekhoudgegevens.

Wat laat je controleren bij occasionhandel? Handel je in occasions? Laat je accountant altijd de inrichting van de grootboekrekeningen, de categorieën in je boekhouding, controleren. Laat ook de toepassing van de globalisatiemethode en het doorschuiven van negatieve marges controleren.