Boekhoudprogramma voor de bouw vergelijken

Je bent wettelijk verplicht een controleerbare administratie bij te houden. Een softwarepakket is niet verplicht: papier of een spreadsheet mag ook. In de bouw bereik je daarmee wel snel praktische grenzen.

Wanneer zijn lijstjes niet meer genoeg? Als zzp-onderaannemer moet je soms uren en gebruikte materialen per klus bijhouden én btw verleggen naar een hoofdaannemer. Eenvoudige lijstjes zijn dan niet meer voldoende. Bij btw-verlegging verschuift de btw naar je opdrachtgever. Je hebt dan een programma nodig dat uren aan projecten koppelt en de verlegging fiscaal juist verwerkt op je factuur en in je btw-aangifte.

Hoe bewaak je projecten als hoofdaannemer? Als hoofdaannemer moet je inkoopfacturen voor onderaannemers en materialen rechtstreeks aan projecten kunnen koppelen. Zo zie je het juiste resultaat per project. Zonder projectoverzichten en budgetbewaking verlies je tijdens het werk zicht op je marges.

Wat heb je nodig voor voorraad? Bewaar je materialen voor volgende projecten? Dan schiet een standaard boekhoudpakket tekort. Naast projectkosten moet je ook voorraadaantallen en voorraadwaarde registreren.

In pakketten zoals Moneybird leg je de voorraadwaarde alleen handmatig vast op de balans. Ze hebben geen automatische voorraadadministratie. Pakketten zoals Kleisteen Mini-ERP combineren projectkosten en voorraadadministratie wel in dezelfde omgeving.

In een bouwbedrijf gebruiken vaak meerdere mensen de software. Denk aan uitvoerders die uren invoeren, een calculator die kosten berekent en je accountant. Controleer welke toegang het abonnement biedt en wat die kost.

Wie heeft volledige toegang nodig? Niet iedereen heeft toegang tot de volledige boekhouding nodig. Bij Kleisteen kunnen medewerkers uren op projecten registreren. Voor een extra volledige boekhoudinlog betaal je €4 exclusief btw per maand.

Andere pakketten hanteren andere gebruikerslimieten:

• Moneybird Groei bevat 5 gebruikers.
• e-Boekhouden.nl staat in de Standaard-licentie onbeperkt gebruikers per btw-nummer toe.

Controleer vooraf bij de leverancier welke gebruikersrechten zijn inbegrepen en waarvoor je extra betaalt.

Wie keurt inkoopfacturen goed? Als hoofdaannemer wil je facturen pas betalen nadat de uitvoerder het werk of de levering heeft gecontroleerd. Kleisteen Premium heeft hiervoor een goedkeuringsproces: een inkoopfactuur komt pas na akkoord op de betaallijst.

Hoe krijgt je accountant toegang? Bij e-Boekhouden.nl, Kleisteen en Moneybird krijgt je accountant een gratis eigen inlog. Die neemt geen betaalde gebruikersplek van je bedrijfsabonnement in.

Veel aannemers spreiden risico's door materieel, personeel en projecten in aparte bv's onder te brengen. Ook werken ze met een holdingstructuur: een holding met daaronder een werkmaatschappij.

Heb je per bv een abonnement nodig? Bij de meeste pakketten, waaronder e-Boekhouden.nl en Moneybird, geldt een licentie voor één administratie of btw-nummer. Heb je een holding en een werkmaatschappij? Dan sluit je voor elke bv een apart abonnement af.

Welke verplichtingen horen bij je rechtsvorm? Je rechtsvorm bepaalt welke verplichtingen je software moet ondersteunen:

• Bij een eenmanszaak of als vennoot in een vof valt je winst onder de inkomstenbelasting.
• Een bv betaalt vennootschapsbelasting (vpb): belasting over de winst.
• Een bv moet de jaarrekening indienen bij de KVK. Een eenmanszaak heeft die verplichting niet.

Boekhoudpakketten ondersteunen de btw-aangifte en leveren balanscijfers en een winst-en-verliesrekening. De officiële vpb-aangifte en KVK-jaarrekening van een bv regel je vrijwel altijd via externe fiscale software of je accountant.

Een algemene winst-en-verliesrekening geeft in de bouw onvoldoende inzicht om bij te sturen. Je hebt ook inzicht per klus nodig.

Hoe volg je de marge per project? In e-Boekhouden.nl gebruik je kostenplaatsen: onderdelen van je administratie waaraan je kosten en opbrengsten toewijst. Daarmee koppel je inkoopfacturen, materialen en uren aan projecten en volg je de nettomarge.

Kleisteen en Moneybird Groei bundelen uren, inkoop en termijnfacturatie binnen projecten. Met termijnfacturatie stuur je facturen in delen. Je kunt offertes of budgetten vergelijken met de werkelijke kosten.

Hoe waardeer je onderhanden werk? Onderhanden werk is werk dat nog niet is afgerond. Voor je jaarrekening en belastingaangifte moet je volgens de Belastingdienst de winst opnemen naarmate het werk vordert, niet pas bij oplevering. Daarbij moet je deze kosten meerekenen:

• Directe uren.
• Materialen.
• Werk van onderaannemers.
• Een opslag voor indirecte kosten.

Boekhoudsoftware berekent deze fiscale waarde niet automatisch. Zorg daarom dat je rapportages de werkelijke projectkosten correct tonen. Je accountant kan daarmee de fiscale waarde bepalen.

Hoe verwerk je btw-verlegging en verschillende tarieven? Btw-verlegging geldt specifiek voor fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken bij onderaanneming en het uitlenen van personeel. Uitgaande omzet met verlegde btw moet je met het btw-id van je opdrachtgever in rubriek 1e van de btw-aangifte melden.

Bij gemengde projecten kunnen verschillende btw-tarieven gelden. Voor isolatiewerk aan woningen ouder dan twee jaar kan de arbeid onder 9% btw vallen en het materiaal onder 21%. Controleer of je software aparte btw-codes per factuurregel toestaat.

Wat biedt een bankkoppeling? Een directe koppeling met banken zoals Rabobank, ING, ABN AMRO en Knab zorgt voor automatische verwerking van betalingen. Let op de kosten en inbegrepen rekeningen:

• Kleisteen rekent €1,75 per IBAN per maand voor de bankkoppeling.
• Moneybird Groei bevat 5 gekoppelde rekeningen via Ponto.

Wanneer heb je Peppol nodig? Werk je voor de centrale overheid? Dan is een e-factuur verplicht: een digitaal factuurbestand in UBL-formaat, verstuurd via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail voldoet niet aan de contractuele eisen.

Kleisteen biedt standaard Peppol-ondersteuning. Moneybird ondersteunt verzending via Peppol. Volgens de beschikbare documentatie was Peppol-verzending bij e-Boekhouden.nl nog in ontwikkeling; controleer de huidige beschikbaarheid.

Is Peppol verplicht tussen bedrijven? Voor gewone binnenlandse facturen tussen bedrijven is Peppol op dit moment niet wettelijk verplicht.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Let als bouwbedrijf ook op extra modules, gebruikerskosten en transactielimieten.

Welke modules heb je nodig? Voor uren- en projectregistratie bij Kleisteen heb je de losse module Projecten & Urenregistratie nodig. Die kost €25 per maand bovenop het basisabonnement. Wil je ook voorraad- en orderbeheer? Dan stap je over naar het Mini-ERP-tarief.

Wat kosten extra gebruikers en bankrekeningen? Werken meerdere calculatoren of administratieve medewerkers in Kleisteen? Houd dan rekening met:

• €4 per maand per extra login.
• €1,75 per maand per gekoppelde IBAN.

Wanneer bereik je de transactielimiet? Moneybird Groei heeft een limiet van 50 verwerkte banktransacties per maand. Koop je regelmatig kleine materialen bij de bouwmarkt of groothandel? Dan bereik je die limiet snel en moet je overstappen naar het duurdere Compleet-pakket.

Bewaar je gegevens 7 of 10 jaar? Voor je basisadministratie geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop moet je 10 jaar bewaren.

Bouwwerkzaamheden hebben vaak direct betrekking op onroerende zaken. Projectdossiers, inkoopbonnen en facturen van die projecten moet je daarom 10 jaar bewaren.

Welke bestanden neem je mee? Volgens de Belastingdienst bestaat je administratie uit alle gegevens over je onderneming. Daaronder vallen facturen, bankafschriften, contracten en databestanden. Alleen eindsaldi of projecttotalen meenemen naar je nieuwe pakket is fiscaal niet voldoende.

Exporteer voor je archief altijd een financiële XML-auditfile: een exportbestand met boekhoudgegevens. Bewaar ook alle onderliggende digitale bewijsstukken buiten het oude pakket.

Wie doet de dagelijkse administratie? Je boekt zelf uren, koppelt inkoopfacturen aan projecten en verstuurt verkoopfacturen. Bij e-Boekhouden.nl, Kleisteen en Moneybird kan je boekhouder of accountant gratis inloggen om regelmatig mee te kijken en correcties te maken. Vanuit deze pakketten kun je ook rechtstreeks elektronisch btw-aangifte doen.

Wie regelt de jaarafsluiting en winstaangifte? De software berekent je balans en winst-en-verliesrekening. Een volledige aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers of vennootschapsbelasting voor een bv verzorgt de software niet.

Je accountant gebruikt een export of auditfile om de fiscale winstberekening en KVK-jaarrekening op te stellen. Dat gebeurt in gespecialiseerde rapportagesoftware.

Wie controleert ketenaansprakelijkheid en de g-rekening? Schakel je onderaannemers in? Dan kun je aansprakelijk zijn voor loonheffingen die zij niet afdragen. Dit heet ketenaansprakelijkheid. Boekhoudsoftware registreert facturen, maar controleert deze aansprakelijkheid niet.

Overleg met je accountant of betaling via een g-rekening nodig is om risico's te beperken. Dit is een geblokkeerde rekening voor belastingbetalingen. De Belastingdienst opent geen g-rekening voor zelfstandigen zonder personeel alleen omdat een opdrachtgever daarom vraagt.