Boekhoudprogramma voor je bv vergelijken

Wat verandert bij de overstap naar een bv? Als zzp'er was een eenvoudig programma vaak genoeg voor de inkomstenbelasting (IB) en btw. Voor een bv gelden andere regels. Een bv betaalt vennootschapsbelasting (VPB) over de winst. Voor het salaris van de dga is een loonadministratie nodig. Ondernemersaftrek op basis van het urencriterium, zoals de zelfstandigenaftrek, geldt niet voor een bv.

Pakketten voor eenmanszaken moet je handmatig aanpassen voor gebruik door een bv. Dat geldt bijvoorbeeld voor MoneyMonk in de basisconfiguratie.

Wat heb je nodig voor de jaarafsluiting? Een bv moet wettelijk elk jaar een jaarrekening opstellen en deponeren bij KVK. Je loopt vast als je software geen sluitende balans, winst-en-verliesrekening of exportmogelijkheden voor je accountant biedt.

Micro- en kleine bedrijven kunnen hun jaarrekening rechtstreeks via het KVK-portaal opstellen en deponeren. Maar voor de fiscale jaarafsluiting blijven nauwkeurige cijfers uit je boekhouding nodig.

Hoe verdeel je de taken? In een bv werk je zelden alleen in de boekhouding. Vaak voert de dga of een medewerker facturen en bonnen in. De accountant kijkt mee, corrigeert en sluit periodes af. Hiervoor zijn aparte gebruikerslicenties en rollen nodig.

Welke gebruikers zijn inbegrepen? Het aantal gebruikers en de kosten verschillen sterk per aanbieder:

• AFAS SB: standaard 2 gebruikers. Een extra gebruiker kost €5 per maand. Je stelt zelf rollen en rechten in. Het systeem legt wijzigingen vast in journaalposten: boekingen in je administratie.
• Exact Online Boekhouden Plus: 2 gebruikers. Een extra gebruiker kost €23 per maand.
• Jortt MKB: standaard 5 gebruikers, inclusief een aparte rol voor de boekhouder.
• Moneybird Groei: 5 gebruikers.
• SnelStart inKaart: standaard 1 gebruiker. Een extra gebruiker kost €4,25 per maand.
• MoneyMonk Pro: €15 per maand per extra gebruiker.

Bij vrijwel alle pakketten kan een externe accountant gratis koppelen via een eigen accountantslicentie. Dat gaat niet ten koste van je eigen gebruikerslicenties. Dit geldt bijvoorbeeld voor Moneybird, SnelStart en e-Boekhouden.nl.

Heeft elke bv een eigen administratie nodig? Veel dga's werken met een holding en één of meerdere werkmaatschappijen. Fiscaal en juridisch moet elke bv een eigen administratie voeren. Een holding vormt niet automatisch een fiscale eenheid: een groep bedrijven die voor de VPB of btw samen aangifte doet. Daarvoor moet je een formeel verzoek indienen bij de Belastingdienst.

Wat betaal je per administratie? Pakketten gaan verschillend om met meerdere bv's:

• AFAS SB: standaard 5 administraties. Je kunt uitbreiden tot maximaal 10 administraties, voor €15 per extra administratie per maand.
• Exact Online Boekhouden Plus: 2 administraties. Een extra administratie kost €20 per maand.
• InformerOnline MKB Basis: 2 administraties.
• Jortt MKB: elke bv betaalt een eigen abonnement van €29,95 per maand per administratie.
• e-Boekhouden.nl en Moneybird: elke bv betaalt een eigen abonnement.

Bij Moneybird en MoneyMonk kun je onder één login wisselen tussen administraties.

Worden onderlinge boekingen en cijfers automatisch verwerkt? Consolidatie is het samenvoegen van de cijfers van je bv's. Intercompany-transacties zijn transacties tussen bijvoorbeeld je holding en werkmaatschappij. Het automatisch samenvoegen van cijfers of doorboeken van deze transacties zit doorgaans niet in basispakketten. Bij Exact Online zijn automatische intercompany-boekingen bijvoorbeeld pas beschikbaar vanaf het Professional-pakket.

Zijn je boekhoudcijfers ook je fiscale cijfers? Een winst-en-verliesrekening uit je boekhoudprogramma is geen kant-en-klare VPB-aangifte. Volgens de Belastingdienst kan de waardering voor de belasting afwijken van de waardering in je commerciële jaarcijfers.

Kun je de VPB via je boekhoudpakket indienen? Geen van de hier vergeleken standaardpakketten heeft een volledige ingebouwde module waarmee je als ondernemer zelf de VPB-aangifte bij de Belastingdienst indient:

• Moneybird: geeft expliciet aan dat je via het programma geen VPB-aangifte kunt doen.
• Jortt: biedt een VPB-rapport, maar geen rechtstreekse indiening.
• SnelStart: ondersteunt VPB-aangifte alleen in de pakketten Accountant en Accountant Pro (€49,50 per maand). Die zijn bedoeld voor belastingadviseurs en accountants.
• InformerOnline: biedt een export naar fiscale software zoals Nextens via een RGS-brugstaat. Die vertaalt je boekhoudrekeningen naar het Referentiegrootboekschema (RGS), een standaardindeling voor financiële gegevens.

Je doet de VPB-aangifte daarom in de praktijk via je belastingadviseur, aparte fiscale software of Mijn Belastingdienst Zakelijk. Voor Mijn Belastingdienst Zakelijk heb je eHerkenning nodig, een inlogmiddel voor bedrijven. Bij een kalenderjaar is de gewone indieningsdeadline vóór 1 juni van het volgende jaar.

Welke kosten en limieten gelden voor bankkoppelingen? Een automatische bankkoppeling bespaart tijd. Let wel op de voorwaarden en limieten:

• Moneybird Groei: koppelingen voor maximaal 5 bankrekeningen en 50 verwerkte banktransacties per maand.
• MoneyMonk Pro: maximaal 50 te verwerken banktransacties per maand en een maximale omzet van €100.000 per jaar.
• InformerOnline: €1 per gekoppelde rekening per maand. Voor een koppeling via Ponto, zoals bij ABN AMRO, geldt €4 per maand.
• Kosten bij je bank: controleer altijd of je bank extra kosten rekent voor het doorgeven van bankgegevens via PSD2- of MT940-koppelingen. Dit kan bijvoorbeeld spelen bij Rabobank, ING, ABN AMRO of Knab.

Welke pakketten ondersteunen Peppol? Peppol is een netwerk voor het versturen en ontvangen van elektronische facturen. Overheden zijn al verplicht e-facturen te accepteren. Exact Online, Moneybird, InformerOnline en SnelStart ondersteunen het verzenden via Peppol. Bij e-Boekhouden.nl is Peppol op de peildatum nog in ontwikkeling.

Waar let je op naast de maandprijs? De standaard maandprijs vertelt zelden het hele verhaal voor een bv-structuur. Let op deze terugkerende meerkosten:

• Extra administraties: heb je een holding en een werkmaatschappij? Bij pakketten zonder inbegrepen administraties verdubbelen je softwarekosten vaak direct.
• Extra gebruikers: voert een collega facturen in terwijl je meekijkt? Extra gebruikers kosten al snel tussen €4,25 bij SnelStart en €23 per maand bij Exact Online.
• Transactie- en omzetlimieten: bij pakketten zoals Moneybird Groei en MoneyMonk Pro moet je naar een duurder pakket als je de limieten overschrijdt.
• Koppelkosten: externe koppelingen kunnen een maandelijkse toeslag hebben. Dat geldt bijvoorbeeld voor Ponto bij bepaalde banken.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Hoelang moet je administratie bewaard blijven? Voor je bv moet je de basisadministratie wettelijk minimaal 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals gebouwen en grond, geldt 10 jaar.

De bewaarplicht geldt ook voor digitale bestanden. Zonder voorafgaande toestemming mag je niet alleen een geprinte rapportage of PDF bewaren en het digitale bestand wissen.

Welke exportbestanden kun je meenemen? Bij een overstap helpt een exportbestand om je oude gegevens controleerbaar te houden. Een auditfile is een exportbestand waarmee je boekhouder of de Belastingdienst gegevens kan inlezen en controleren. Let op welke formaten je pakket ondersteunt:

• AFAS SB, e-Boekhouden.nl, Jortt, Moneybird en MoneyMonk: export via XML Auditfile Financieel (XAF).
• InformerOnline en SnelStart: auditfiles en exportmogelijkheden op basis van RGS.
• Exact Online: gegevensuitwisseling via de bestandsformaten XML en CSV.

Controleer vóór je een oud abonnement opzegt of je ook alle achterliggende documenten en factuurbijlagen kunt downloaden.

Waarom stem je de softwarekeuze vooraf af? KVK adviseert je nadrukkelijk om je softwarekeuze altijd af te stemmen met je boekhouder of accountant. Een accountant werkt vaak met specifieke software voor rapportages of het samenvoegen van cijfers. Goede gegevensuitwisseling helpt daarbij.

Zijn wijzigingen achteraf te controleren? Voor de jaarafsluiting en accountantscontrole is het belangrijk dat je wijzigingen kunt terugvinden:

• AFAS SB: legt toevoegingen, verwijderingen en wijzigingen vast in journaalposten. Zo ontstaat een duidelijke audittrail.
• Veel andere aanbieders: bieden wel een auditfile-export. Bespreek met je accountant hoe volledig het pakket wijzigingen en correcties in afgesloten periodes vastlegt.

Maak duidelijke afspraken over de taakverdeling:

• Wie controleert de btw-aangiftes?
• Wie verzorgt de fiscale jaarafsluiting?
• Wie dient de VPB-aangifte en de jaarrekening in?