Boekhoudprogramma kiezen voor je eenmanszaak

Wanneer loop je tegen grenzen aan? Als ondernemer moet je een betrouwbare en controleerbare administratie bijhouden. Volgens de KVK mag je dat doen in Excel, met een online boekhoudprogramma of via een boekhouder.

In Excel loop je al snel tegen grenzen aan als je meer facturen krijgt of banktransacties handmatig moet overtypen. Ook moet je zorgen dat je voldoet aan de bewaarplicht: zeven jaar, of tien jaar bij onroerend goed of de One Stop Shop (OSS), een regeling voor internationale btw.

Welke limieten hebben instappakketten? Ook bij instapsoftware kun je tegen vaste grenzen aanlopen:

• MoneyMonk Basis: tot 20 banktransacties per maand en maximaal €20.000 omzet per jaar.
• Moneybird Groei: maximaal 50 banktransacties per maand.
• Jortt ZZP: maximaal 250 boekingen per maand.
• Rompslomp Basic: limieten voor het aantal facturen en uitgaven per maand.

Wat gebeurt er boven de KOR-grens? Met de kleineondernemersregeling (KOR) ben je vrijgesteld van btw tot een omzet van €20.000 per kalenderjaar. Komt je omzet daarboven, dan vervalt de vrijstelling direct. Je moet dan gewone btw-facturen uitreiken en periodiek btw-aangifte doen. Je hebt dan software nodig die btw-tarieven en aangiften ondersteunt.

Hoeveel gebruikers zijn inbegrepen? Bij een eenmanszaak werk je vaak alleen in het programma. Helpt een partner, assistent of compagnon mee? Controleer dan hoeveel gebruikers zijn inbegrepen:

• SnelStart inKaart: één gebruikerslicentie.
• Kleisteen: één gebruikerslicentie.
• Jortt ZZP: twee gebruikers.
• Moneybird Groei: vijf gebruikers.

Wat kosten extra gebruikers? Wil je extra collega's toegang geven? Controleer dan de maandelijkse meerprijs per gebruiker:

• MoneyMonk: €15 per maand exclusief btw.
• Kleisteen: €4 per maand exclusief btw.
• SnelStart inKaart: €4,25 per maand.

Kan je adviseur gratis inloggen? Een adviseursaccount is iets anders dan een gewoon gebruikersaccount. Bij onder meer Moneybird, e-Boekhouden.nl, MoneyMonk en SnelStart kan je accountant of boekhouder gratis inloggen met een apart adviseursaccount. Dit gaat niet ten koste van je betaalde gebruikerslicenties.

Wanneer heb je aparte administraties nodig? Gebruik je verschillende handelsnamen binnen je eenmanszaak? Dan kun je de omzet en kosten vaak in dezelfde administratie opnemen, zolang alles onder hetzelfde btw-identificatienummer valt.

Begin je daarnaast een aparte onderneming, zoals een vof of bv? Dan eist de Belastingdienst dat je de administraties gescheiden houdt.

Wat kosten extra administraties? Bij de meeste boekhoudpakketten kun je niet zomaar meerdere administraties binnen dezelfde basislicentie bijhouden:

• e-Boekhouden.nl: je voert per abonnement precies één administratie.
• Moneybird: voor een tweede onderneming moet je een apart abonnement afsluiten.
• SnelStart: een extra online administratie kost €3,50 per administratie per maand exclusief btw.

Controleer vooraf of je leverancier korting geeft bij meerdere administraties, of dat je per bedrijf de volledige pakketprijs betaalt.

Welke aangiften kan je programma indienen? Veel programma's kunnen je btw-aangifte rechtstreeks digitaal naar de Belastingdienst sturen via Digipoort, het digitale loket. Dit kan onder meer bij Moneybird, e-Boekhouden.nl, MoneyMonk, Kleisteen en SnelStart.

Geen enkel boekhoudpakket dient automatisch je complete persoonlijke aangifte inkomstenbelasting in. De software levert de jaarcijfers: de balans en de winst-en-verliesrekening. Die moet je handmatig of via fiscale software overnemen in het winstgedeelte van je aangifte inkomstenbelasting.

Hoe boek je privéstortingen en -onttrekkingen? Met een eenmanszaak betaal je jezelf geen salaris. Geld dat je uit je onderneming haalt voor privégebruik heet een privé-onttrekking. Dit bedrag mag je niet van je winst aftrekken. Geld dat je vanuit privé in je onderneming stort, telt niet als omzet.

Een bankkoppeling herkent dit onderscheid niet automatisch. Pakketten zoals Moneybird, MoneyMonk en SnelStart bieden aparte boekhoudrekeningen en stappen voor de jaarafsluiting. Daarmee boek je privébetalingen correct als verandering van het eigen vermogen.

Wat kost een automatische bankkoppeling? Een automatische bankkoppeling leest dagelijks je banktransacties in. De voorwaarden en kosten verschillen per bank en pakket. PSD2 is een manier om je bankrekening aan de software te koppelen:

• MoneyMonk en SnelStart hebben standaard een PSD2-bankkoppeling in het pakket.
• Moneybird Groei bevat Ponto-koppelingen voor onder meer ING en ABN AMRO.
• Kleisteen rekent €1,75 per IBAN per maand voor een automatische bankkoppeling.
• e-Boekhouden.nl rekent voor Knab €0,99 per maand.
• Jortt heeft ING en ABN AMRO via PSD2 inbegrepen. Rabobank en Knab rekenen traditionele bankkosten.

Wanneer heb je Peppol nodig? Werk je voor overheden, dan moet je een e-factuur sturen via Peppol, een beveiligd netwerk voor elektronische facturen. Een pdf per e-mail accepteren zij niet.

Pakketten zoals Moneybird, MoneyMonk, SnelStart en Kleisteen ondersteunen het verzenden via Peppol.

Waarom is de basisprijs niet genoeg? Kijk niet alleen naar de basisprijs van een instappakket. Extra kosten ontstaan vaak als je limieten overschrijdt of aanvullende modules nodig hebt. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke limieten kunnen een duurder abonnement vereisen? Groeit je bedrijf, dan dwingen deze pakketlimieten je om naar een duurder abonnement over te stappen:

• MoneyMonk Basis: €20.000 omzet en 20 transacties.
• Moneybird Groei: 50 transacties.
• Jortt ZZP: 250 boekingen.

Waarvoor betaal je nog meer? - Extra gebruikers: doorgaans €4 tot €15 per maand per gebruiker exclusief btw. - Bankkoppeling via Ponto bij Myfinance: bijvoorbeeld €4 per maand. - Bankkoppeling bij Kleisteen: €1,75 per IBAN per maand. - Scan & Herken: onder meer Kleisteen en e-Boekhouden.nl werken met aparte credits voor het automatisch uitlezen van bonnen en inkoopfacturen. Je kunt daarmee dus niet onbeperkt scannen.

Hoelang moet je je administratie bewaren? Volgens de Belastingdienst moet je de basisgegevens van je administratie minimaal zeven jaar bewaren. Voor gegevens over onroerend goed en internationale diensten via de One Stop Shop geldt een bewaarplicht van tien jaar.

Digitale facturen en bonnetjes moet je digitaal bewaren. Een print vervangt het digitale origineel niet.

Wat moet je downloaden voor je opzegt? Zeg je je abonnement op? Stel dan je volledige archief veilig:

• XML-auditfile (XAF): dit standaard exportbestand bevat alle boekhoudrekeningen en boekingen. Onder meer Moneybird, e-Boekhouden.nl, Jortt, Kleisteen en SnelStart ondersteunen dit formaat. Myfinance documenteert geen XAF-export.
• Originele documenten en facturen: een auditfile bevat alleen cijfers, geen scans van bonnetjes of verkoopfacturen. Volgens Jortt is je export pas compleet met de auditfile, alle facturen en bonnen én de officiële jaarrekening.

Controleer vóór het opzeggen of je daarna je oude administratie nog kunt bekijken en of dat kosteloos kan.

Welke werkwijze past bij je? Afhankelijk van je kennis en tijd kun je op drie manieren werken:

• Zelf doen: je boekt zelf, koppelt je bank en dient zelf de btw-aangifte in. Je voert de jaarcijfers zelf in bij je aangifte inkomstenbelasting.
• Regelmatige controle: je doet de dagelijkse invoer. Je boekhouder kijkt mee, corrigeert en stelt het winstgedeelte van je aangifte op.
• Volledig uitbesteden: je levert alleen bonnen en facturen aan.

Wat betekent gratis toegang voor je adviseur? Werk je samen met een boekhouder? Zorg dan voor gratis meekijkrechten, zoals bij Moneybird, e-Boekhouden.nl, MoneyMonk en SnelStart. Gratis toegang tot de software betekent niet dat het werk van je adviseur gratis is.

Wat kost volledig uitbesteden bij Myfinance? Myfinance biedt hiervoor de dienst 'Persoonlijke boekhouder ZZP'. Die omvat de volledige administratie en de btw- en IB-aangiften. De kosten zijn:

• Boekhouddienst: €69,95 per maand exclusief btw.
• Benodigde Myfinance-software: apart €10 per maand.