Boekhoudprogramma voor kappers en salons

Volgens de KVK mag je als salonhouder kiezen voor een boekhouding in Excel of een boekhoudprogramma. Bij een handmatige administratie loop je in de praktijk al snel vast op wettelijke bewaareisen en belastingregels.

Welk stelsel en welke btw-tarieven gelden? Kappers en schoonheidsverzorgers vallen bij de Belastingdienst standaard onder het kasstelsel. Je berekent de btw dan over bedragen die je daadwerkelijk hebt ontvangen.

In je salon gelden vaak verschillende btw-tarieven:

• Knipbeurten vallen onder 9% btw.
• Voor los verkochte stylingproducten, make-up en nagelbehandelingen geldt 21% btw.

In een spreadsheet maak je hierbij makkelijk rekenfouten. Een boekhoudpakket legt de splitsing vast per dagstaat of kasboeking: een overzicht van je dagelijkse omzet of kasbewegingen.

Wanneer heb je voorraadbeheer nodig? Verkoop je naast behandelingen ook shampoos, cosmetica en verzorgingsproducten? Een basispakket voldoet niet meer zodra je aantallen en voorraadwijzigingen wilt bijhouden, in plaats van alleen de periodieke voorraadwaarde op je balans.

Moneybird, MoneyMonk en AFAS SB hebben geen ingebouwd voorraadbeheer voor artikelen. Je stapt dan over naar e-Boekhouden.nl Standaard + Factureren of Rompslomp Professional. Een aparte voorraadmodule toevoegen kan ook, bijvoorbeeld bij Visma eAccounting of Silvasoft.

Welke limieten gelden voor je pakket? Let op de grenzen van instappakketten. Exact Online Essentials heeft een limiet van 25 verkoopfacturen per maand. MoneyMonk Pro stelt grenzen aan het aantal banktransacties per maand.

Wat verandert er als je de KOR gebruikt? Gebruik je de KOR, de kleineondernemersregeling voor een jaaromzet tot maximaal €20.000? Dan breng je geen btw in rekening en vraag je geen btw terug. Je moet je omzet nog steeds aantonen met een controleerbare administratie.

Je werkt in je salon mogelijk samen met een vennoot, medewerker of externe boekhouder. Het verschilt sterk per aanbieder hoe je extra gebruikers toegang geeft.

Wat kost toegang voor medewerkers of partners? Bij sommige programma's betaal je voor extra gebruikers:

• SnelStart inKaart: een extra gebruiker kost €4,25 per maand.
• Rompslomp Professional: twee extra gebruikers zijn standaard inbegrepen. Iedere volgende gebruiker kost €3 per maand.
• Myfinance en DigiBoox: je kunt kosteloos extra gebruikers toevoegen.

Kun je rechten per gebruiker instellen? Geef winkelpersoneel geen volledige toegang tot je bankkoppelingen, winstcijfers of btw-aangiftes. Moeten medewerkers dagomzetten invoeren of facturen maken? Controleer dan vooraf of het pakket verschillende gebruikersrollen ondersteunt.

Bij InformerOnline ZZP Plus krijg je standaard toegang voor één ondernemer en één meekijkende accountant (1 + 1).

Heb je meerdere vestigingen in aparte bedrijven of werk je met een holding, een bedrijf boven je andere bedrijven? Dan heeft elke juridische eenheid een eigen administratie nodig.

Heb je per administratie een abonnement nodig? De meeste abonnementen voor salons gaan uit van één actieve administratie:

• e-Boekhouden.nl: je sluit per administratie een apart abonnement af.
• InformerOnline ZZP Plus en Silvasoft: de licentieprijs geldt per afzonderlijke administratie.

Hoe kun je extra administraties toevoegen? Bij SnelStart inKaart kun je een extra online administratie activeren voor €3,50 per maand. Twinfield MKB Boekhouden biedt standaard vijf administraties in het basispakket.

Welke verplichtingen horen bij je rechtsvorm? Voor een eenmanszaak volstaat het overnemen van je winstcijfers in de aangifte inkomstenbelasting. Heb je een besloten vennootschap (bv)? Dan heb je wettelijke publicatieverplichtingen bij de KVK en moet je aangifte vennootschapsbelasting (vpb) doen.

Boekhoudsoftware voor zzp'ers en salons maakt wel winst-en-verliesrekeningen en balansen. De software verzorgt vrijwel nooit zelfstandig de statutaire jaarrekening, de wettelijk vereiste jaarrekening, of de vpb-aangifte. Hiervoor heb je een accountant of aparte fiscale software nodig.

Je moet kassabonnen, kladaantekeningen, pinoverzichten en afsprakenboeken minimaal zeven jaar bewaren. Een geëxporteerd lijstje met totalen is bij een belastingcontrole niet voldoende.

Hoe verwerk je dagstaten en pinbetalingen? Pinbetalingen komen pas later op je bankrekening binnen. Je mag ze niet dubbel als omzet tellen. Een tussenrekening, ook wel kruisposten genoemd, verbindt de pinontvangst met de latere bankuitbetaling. Duidelijke software-instructies hiervoor voorkomen fouten:

• SnelStart inKaart heeft een vast invoerscherm voor handmatige kasstaten. Je splitst de bedragen naar btw-tarief en gebruikt een aparte tussenrekening voor pinbetalingen.
• Kleisteen heeft een Dagomzet-invoerscherm. Daarin leg je contant geld en pinbetalingen vast naast de verschillende btw-percentages.
• Rompslomp legt uit hoe je pinontvangsten via een tussenrekening boekt. Zodra je de bankuitbetaling na aftrek van transactiekosten ontvangt, registreer je die transactiekosten apart als kosten.

Hoe dien je btw-aangiftes en correcties in? Met e-Boekhouden.nl, SnelStart, InformerOnline en Rompslomp stuur je de btw-aangifte rechtstreeks naar Digipoort, het digitale kanaal van de Belastingdienst. Bij Gekko neem je de berekende cijfers zelf over in het portaal van de Belastingdienst.

Moet je achteraf een btw-aangifte corrigeren? Kleisteen en DigiBoox ondersteunen ook elektronische suppletie-aangiftes: aangiftes waarmee je eerdere btw-aangiftes corrigeert.

Geen van de vergeleken boekhoudpakketten heeft een gecertificeerde, ingebouwde salonkassa die afspraken automatisch beheert én voorraad direct automatisch afboekt. De pakketten richten zich op de financiële verwerking van totalen uit je bestaande kassa of betaalautomaat.

Sluit je salonkassa aan op je boekhouding? Ga er niet vanuit dat je salonkassa of pinautomaat individuele behandelingen en verkochte shampoos automatisch doorgeeft. Bij boekhoudpakketten verwerk je deze gegevens via handmatige dagstaten of de import van CSV-bestanden, bestanden met gegevens in tabelvorm.

Wil je een directe API-koppeling, waarmee je kassa en boekhoudsoftware gegevens uitwisselen? Controleer vóór aanschaf of de systemen samenwerken, wat de meerkosten zijn en hoe de koppeling btw-tarieven toewijst.

Hoe werkt de bankkoppeling? Voor het automatisch ophalen van bankafschriften, bijvoorbeeld van Rabobank, ING, ABN AMRO en Knab, gebruiken aanbieders twee methoden:

• Directe PSD2-koppelingen: hiermee haalt de software bankgegevens rechtstreeks op. SnelStart en Rompslomp leveren standaard één inbegrepen bankkoppeling. Bij Visma eAccounting zijn twee koppelingen inbegrepen.
• Een tussenpartij zoals Ponto: InformerOnline (voor ABN AMRO), Silvasoft, Myfinance en DigiBoox koppelen via Ponto.

Een bankimport koppelt niet altijd alle transacties automatisch aan de juiste boeking. Bij Rompslomp moet je voorgestelde overboekingen bijvoorbeeld zelf controleren en goedkeuren.

Heb je een webshopkoppeling of Peppol nodig? Verkoop je producten via een webwinkel? Kleisteen vermeldt expliciet dat het geen webshopkoppeling heeft.

Elektronisch factureren via Peppol, een netwerk voor de uitwisseling van elektronische facturen, is momenteel alleen verplicht voor leveringen aan de Rijksoverheid. Voor consumenten in een salon geldt die verplichting niet.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Naast het vaste maandbedrag betaal je vaak extra voor specifieke functies.

Wat kost een bankkoppeling per rekening? Niet elke bankkoppeling is inbegrepen. Diverse aanbieders rekenen extra kosten per gekoppelde bankrekening:

• Ponto: bij onder meer InformerOnline, Silvasoft en Myfinance kost deze tussenpartij circa €4 per gekoppelde rekening per maand.
• InformerOnline: een rechtstreekse koppeling kost €1 per rekening per maand.
• Kleisteen: een koppeling kost €1,75 per IBAN per maand.
• Visma eAccounting: boven de twee inbegrepen rekeningen kost een extra bankkoppeling €2,25 per maand.
• Je bank: ook de bank zelf kan kosten rekenen voor de datakoppeling, zoals Knab met €0,99 per maand.

Wat kost automatisch scannen en herkennen? Automatisch gegevens inlezen uit inkoopbonnen en groothandelsfacturen heet OCR, of scan- en herkenning. Vaak geldt hiervoor een limiet:

• InformerOnline: 50 scans per maand zijn inbegrepen. Daarna betaal je €0,15 per scan.
• Silvasoft: je betaalt per gebruikte scan.
• e-Boekhouden.nl: je betaalt met scankredieten, tegoeden voor het verwerken van scans.

Wat kost een aparte voorraadmodule? Bij pakketten met losse modules betaal je extra om de voorraad per artikel bij te houden:

• Silvasoft: Product- & voorraadbeheer kost €7,95 per maand bovenop de boekhoudmodule.
• Visma eAccounting: de Voorraad-module kost €12 per maand.

Betaal je extra voor belastingaangiftes? Een 'compleet' pakket bevat niet altijd alle belastingaangiftes. DigiBoox rekent bijvoorbeeld €130 per verzending van een aangifte inkomstenbelasting.

Stap je over naar een ander boekhoudprogramma? Dan ben je wettelijk verplicht je oude gegevens controleerbaar te houden voor de Belastingdienst.

Welke gegevens kun je exporteren? Met een auditfile financieel (XAF/XML), een exportbestand voor je boekhouder of een nieuw pakket, zet je financiële gegevens over. Daarin staan je beginbalans, grootboekkaarten (boekingen per rekening) en journaalposten (afzonderlijke boekingen).

Deze standaard exportfunctie is onder meer beschikbaar in SnelStart, e-Boekhouden.nl, InformerOnline, Rompslomp, Silvasoft en Kleisteen.

Bij Myfinance is niet vastgesteld of je een auditfile kunt exporteren. Controleer dit bij de aanbieder; vooralsnog ben je aangewezen op standaard rapportage-exports, zoals saldibalansen en grootboekoverzichten met saldi en boekingen per rekening.

Wat moet je bewaren na opzeggen? Na afloop van je abonnement verlies je meestal toegang tot je oude programma. Download daarom vóór beëindiging je grootboekkaarten, btw-overzichten, dagstaten en verkoopfacturen in PDF- en CSV-formaat.

Bewaar ook losse kassabonnen, pinrollen en afsprakenagenda's zeven jaar op papier of digitaal. Dit blijven de oorspronkelijke bewijsstukken van je administratie.

Een goede taakverdeling met je financieel adviseur bespaart veel uren. Je verzamelt dagelijks de inkomsten, pinoverzichten en inkoopfacturen. Je accountant controleert de btw-aangifte, corrigeert afschrijvingen en sluit het boekjaar af.

Kan je boekhouder gratis meekijken? Vrijwel alle toonaangevende pakketten bieden kosteloze toegang voor je externe boekhouder of accountant:

• SnelStart inKaart: gratis accountantstoegang binnen je online administratie.
• e-Boekhouden.nl: je accountant logt in met een gratis accountantsaccount.
• InformerOnline ZZP Plus: een aparte adviseurslogin is standaard inbegrepen.
• Silvasoft en Myfinance: je accountant kan zonder meerkosten meekijken en werken in je administratie.

Wie regelt de belastingaangiftes en jaarafsluiting? De software berekent de winst en het verlies uit je bedrijfsactiviteiten. Een aangifte inkomstenbelasting voor je eenmanszaak of vennootschapsbelasting voor je bv zit er in de basis niet bij.

InformerOnline en Kleisteen bieden hiervoor een RGS-koppeling met externe fiscale software zoals Nextens. Die koppeling gebruikt vaste codes om boekhoudgegevens over te dragen.

Spreek met je accountant af wie de btw-aangifte definitief indient. Stem ook af hoe je boekhoudgegevens aansluiten op de aangifte inkomstenbelasting.